Какие финансовые отчеты стоит вести начинающему ИП?
Читатель Артем спрашивает: «В конце года я занялся организацией праздников как ИП. Какие отчеты посоветуете вести, чтобы видеть финансовую картину бизнеса?»
Самый простой инструмент на старте — кэш-флоу
Кэш-флоу, дословно «денежный поток», — это разница между поступлениями денег на счета бизнеса и всеми списаниями. Этот отчет показывает реальный объем денег, которые сейчас есть у ИП или компании.
Кэш-флоу обычно ведут в виде списка всех трат и поступлений. Такой список в небольшом бизнесе обычно ведет руководитель, так как он в курсе всех расчетов.
Зачем нужен кэш-флоу. Главная задача отчета — помогать собственнику бизнеса контролировать остатки денег и не допускать кассового разрыва. Кассовый разрыв — это ситуация, когда бизнес получит деньги позже, но нужны они уже сейчас.
ИП Семен устанавливает фильтры для очистки воды в загородные дома. Он закупает фильтры за 15 000 ₽ и берет еще 5000 ₽ за доставку и установку — всего клиент платит 20 000 ₽. Семен работает по предоплате 50%.
Предприниматель получил три заказа и предоплату за них — 30 000 ₽. Теперь ему нужно купить три фильтра за 45 000 ₽ — придется добавить к предоплате 15 000 ₽ из собственных денег. Если у Семена не будет такой суммы, у него возникнет кассовый разрыв. После установки трех фильтров Семен будет в плюсе, но сейчас ему не хватает денег, чтобы выполнить заказы.
Кэш-флоу лучше вести с первого дня работы бизнеса: этот отчет становится полезнее со временем. Так руководитель сможет отслеживать, как меняются поступления и затраты бизнеса.
Как вести кэш-флоу. Вести кэш-флоу стоит ежедневно. Например, можно каждый вечер записывать все траты и поступления, пока вы помните, на что потратили деньги и за что получили. Кэш-флоу удобно вести в электронных таблицах или специальных сервисах.
Чтобы упростить заполнение таблицы, вначале нужно определить статьи поступлений и расходов. Также для удобства можно задать диапазон ячейки с категориями поступлений и выбытий. В примере мы окрасили расходные категории в серый, а доходные — в зеленый.
Раз в месяц стоит подводить итог: складывать суммарные траты и поступления по каждой категории. Это поможет контролировать, как меняются доходы и расходы бизнеса со временем.
Кэш-флоу помогает лишь контролировать движение денег в бизнесе. Большинству ИП и компаний этого отчета не хватит, чтобы контролировать бизнес. Расскажем еще про два инструмента, которые будут полезны на старте.
Платежный календарь — расширенный формат кэш-флоу
Платежный календарь — более надежный способ профилактики кассовых разрывов, поскольку в нем собирают информацию о будущем. В календаре фиксируют:
- Реальные зачисления на расчетный счет и списания денег с него — как в кэш-флоу.
- Планируемые поступления денег.
- Все известные платежи, которые нужно совершить.
Зачем нужен платежный календарь. Стоит вести платежный календарь, а не только кэш-флоу, если специфика бизнеса связана с риском возникновения кассового разрыва. Вот три индикатора такого бизнеса:
- продажи с отсрочкой платежа, а закупки — с расчетом при получении. Например, сыроварня покупает молоко и платит за него при отгрузке. А поставляет сыр в магазины с отсрочкой платежа на 15 дней;
- работа по неполной предоплате — одной предоплаты может не хватить для создания товара, оказания услуги или проведения работы;
- большие затраты на покупку сырья и материалов — важно рассчитать, чтобы бизнесу хватило собственных денег для выполнения крупного заказа.
Например, платежный календарь пригодится при организации праздников. Скорее всего, агентство работает по предоплате, а также тратит значительную часть средств на подготовку реквизита.
Еще календарь помогает предпринимателю оценить, сколько денег у него будет на конец месяца. Чтобы календарь был полезен, его нужно вести регулярно.
Как вести платежный календарь. Это будет расширенная таблица для кэш-флоу. К ней нужно добавить две дополнительные категории — прогнозируемые траты и прогнозируемые доходы. Например, если знаете, что через неделю нужно заплатить за аренду, внесите в таблицу строку с прогнозируемым платежом в соответствующий день.
Когда вы действительно заплатите за аренду или получите известный заранее доход, измените категорию на одну из основных, которые используете для ведения кэш-флоу.
Подсчет прибылей и убытков
Большинству ИП и компаний стоит вести отдельный отчет — о прибылях и убытках, который еще называют P&L-отчетом. В отчете фиксируют все доходы, расходы бизнеса и считают их разницу — прибыль или убыток.
Зачем составлять отчет о прибылях и убытках. Размер прибыли показывает эффективность работы бизнеса. Чем выше доля прибыли в выручке, тем эффективнее работает бизнес. По кэш-флоу эффективность определить не получится.
Прибыль рассчитывают по методу начисления, то есть по факту выполнения работы, оказания услуги или передачи товара. Чтобы признать прибыль, нужен акт приема-передачи или другой документ.
Кондитер получил от постоянного клиента заказ на торт и предоплату 50% — 1000 ₽. В этот момент кэш-флоу кондитера — 1000 ₽, а прибыль — 0 ₽. Клиент пришел забрать торт, но попросил оплатить вторую часть в конце недели. Кондитер отдал товар, поэтому признал прибыль 2000 ₽, хотя кэш-флоу все еще 1000 ₽. Когда клиент оплатит вторую часть, кэш-флоу и прибыль сравняются.
В некоторых видах бизнеса кэш-флоу почти всегда равен прибыли. Это возможно при одновременном соблюдении двух условий:
- Поступление денег автоматически означает, что бизнес исполнил обязательства перед клиентом. Например, продавец курсов открывает покупателю доступ к контенту и больше не взаимодействует с клиентом.
- Бизнес оказывает краткосрочные услуги, выполняет работы и сразу получает за них деньги. Например, салон красоты сделал стрижку, маникюр и сразу получил деньги. Продажа товаров не подойдет из-за накопления денег в складском остатке.
Если бизнес подпадает хотя бы под одно условие, можно использовать кэш-флоу в том числе для учета прибылей и убытков. Однако таких меньшинство. Так, в сфере организации праздников можно работать с одним платежным календарем, только если не берете предоплату и почти не тратите деньги на подготовку реквизита.
Как вести отчет о прибылях и убытках. Отчет заполняют почти так же, как кэш-флоу — фиксируют всю выручку и затраты по категориям. После этого считают маржинальный доход, валовую, операционную и чистую прибыль. Мы сделали подробный гайд, как вести P&L-отчет. Внутри него есть ссылка на шаблон отчета, в котором уже проставлены формулы, поэтому таблица посчитает все виды прибыли сама.
Вопрос эксперту
Задайте любой вопрос про бизнес. Например, о налогах, найме работников, оформлении сертификатов на товары или работе на маркетплейсах. Ответ пришлем на вашу почту. Самыми частыми вопросами и ответами на них делимся в Бизнес-секретах в разделе «Вопросы-ответы».
Какие отчеты вы ведете в своем бизнесе? Расскажите в комментариях.