Владелец цветочного магазина «Розовый сад» столкнулся с проблемами в организации работы: планирование сезонных акций, обучение персонала, взаимодействие с поставщиками. Предприниматель сделал интеллект-карту и смог структурировать задачи: разработать маркетинговую стратегию, создать обучающий курс для сотрудников и установить график взаимодействия с поставщиками. Это помогло увеличить эффективность магазина и повысить качество обслуживания клиентов.
Рассказываем в статье, что такое интеллект-карты, с чем еще они могут помочь и как правильно их составить.
Что такое интеллект-карты и зачем они нужны
Интеллект-карта, или mindmap, — способ визуально представить информацию. Карта представляет собой схему с главной задачей или идеей в центре, от которой идут способы ее реализации.
С помощью интеллект-карты можно структурировать и планировать бизнес-задачи, генерировать идеи, объяснять сложные вещи. Интеллект-карту еще называют ментальной картой или онлайн-доской. В статье будем использовать все эти названия.
«Онлайн-доски — цифровой аналог маркерных досок и флипчартов, но с рядом дополнительных преимуществ. Они позволяют работать как в одиночку, так и с коллегами, клиентами или партнерами в режиме реального времени. Кроме того, интерактивные доски часто бесконечны, поэтому вы никогда не столкнетесь с нехваткой пространства. Обширный набор инструментов делает онлайн-доски универсальными и пригодными для решения различных задач».
Владимир Гладун
Сооснователь компании sBoard
С помощью mindmap можно решить следующие задачи в бизнесе:
- планировать проекты, совещания и конференции;
- проводить брейншторминг;
- визуализировать бизнес-процессы;
- разрабатывать корпоративное обучение;
- создавать контент-план для соцсетей;
- распределять обязанности в команде;
- находить новые идеи.
Несмотря на простоту и наглядность, ментальные карты не подойдут для больших проектов, например для построения финансовой отчетности или бизнес-плана со множеством деталей. Карта получится громоздкой и только усложнит работу.
«Человеческий мозг лучше воспринимает информацию с помощью графической визуализации. Поэтому в переговорных комнатах и учебных аудиториях всегда есть меловые или маркерные доски. Советский философ Георгий Щедровицкий даже утверждал, что мышление невозможно без помощи доски и схематического представления на ней. Таким образом, доски остаются незаменимыми для тех, кто занят интеллектуальной деятельностью».
Владимир Гладун
Сооснователь компании sBoard
Какие есть сервисы для создания mindmap
Чтобы составить интеллект-карту, не нужно рисовать схему самостоятельно карандашом. Проще и удобнее воспользоваться специальными сервисами, например:
- sBoard;
- Pruffme;
- GetLocus;
- Mindmeister;
- Mindomo.
sBoard. Онлайн-доска для совместной удаленной работы. На платформе можно вести корпоративное обучение и работу смешанных команд из разных направлений, проводить совещания.
Можно создавать mindmap на личном пространстве — в таком случае карта будет персональной, если не поделиться доской. Можно работать в командном пространстве — тогда у всех участников будет доступ к карте. Например, если нужно провести брейншторм, каждый сотрудник может вписать свои идеи. У компаний, которым важна безопасность, есть возможность установить sBoard на свой сервер.
Сервисом пользуются фрилансеры, малый бизнес и крупные компании с тысячами сотрудников.
Pruffme. Сервис для проведения вебинаров и создания интеллект-карт. Можно организовать классический вебинар со спикером и презентацией или видеозвонок с командой для брейншторма на онлайн-доске.
В Pruffme есть готовые наборы стикеров, цифровых маркеров, кистей, фигур. Это поможет разнообразить внешний вид карты. Можно строить бизнес-модели, создавать маркетинговые воронки, диаграммы и схемы с помощью готовых шаблонов.
GetLocus. Интеллект-карту в этом сервисе можно использовать двумя способами. В первом случае — как интерактивное пространство, которое имитирует встречу в комнате. Во втором — как классическую онлайн-доску для рисования с различными инструментами.
Mindmeister. У сервиса много функций для работы с интеллект-картами. Можно менять их дизайн, добавлять картинки, видео и иконки. Есть функция командной работы с возможностью оставлять комментарии и смотреть историю редактирования. Внутри онлайн-доски есть чат, где в реальном времени можно обсудить решения.
Mindomo. У сервиса есть возможность трансформировать интеллект-карту в диаграмму Ганта, которая показывает список задач на временном отрезке со сроком и последовательностью их выполнения. Кроме того, есть режим командной работы и чат.
Реальные предприниматели делятся опытом
- «Найдем инвестора — он отберет компанию». Сооснователь Restik о том, почему не получал прибыль четыре года
- С какими сложностями сталкиваются предприниматели: шесть историй
- «Терпела до последнего, а потом разом прощалась»: 4 истории про ошибки в найме
- Как остановить текучку кадров и справиться с внутренним кризисом в компании. Опыт Фикуса
- «Переключение контекста — одна из самых дорогих операций в голове». Герман Гаврилов об основах управления
Как составить интеллект-карту
Ментальную карту можно создать за четыре шага. Разбираем подробно каждый шаг по составлению интеллект-карты на доске sBoard на примере цветочного магазина.
Шаг 1. В центре напишите задачу, которую хотите решить. Рядом для наглядности поставьте символ, который подходит по смыслу. Он поможет лучше запомнить информацию.
Шаг 2. Нарисуйте первую ветвь и напишите ключевую идею, которая связана с главной темой. Советуем сделать короткое название из одного-двух слов и использовать другой цвет, чтобы было понятнее.
Шаг 3. Нарисуйте второстепенные задачи. Пишите их короткими фразами и добавляйте символы.
Шаг 4. Нарисуйте остальные ветви, которые связаны с главной темой. Выделяйте слова цветом и символами для лучшей наглядности и запоминания.
Советы по созданию карты
- Чтобы интеллект-карта была простой для восприятия, избегайте громоздких схем и сложной графики.
- В основных блоках пишите по одному слову или используйте короткие фразы, более подробные комментарии делайте в описании.
- Используйте разные цвета, формы блоков и символы, чтобы лучше воспринимать информацию.
- Выбирайте легко читаемый шрифт.
- Убедитесь, что главная тема расположена в центре карты и хорошо видна.
- При разработке карты записывайте только ключевые слова, которые вызывают нужные ассоциации.
- Вставляйте изображения: визуальные элементы помогают лучше запоминать информацию.
Ошибки при создании ментальных карт
При создании карты можно допустить следующие ошибки:
- создание карты без четкой темы;
- перегруженная схема;
- открытый доступ к карте;
- отсутствие графических элементов;
- использование сложных предложений;
- много тем в одной карте.
Создание карты без четкой темы. Если не определить заранее, для чего создается карта, это может привести к путанице. Тема карты должна быть четкой и не содержать лишней информации. Например, удачно сформулированная тема звучит так: «план маркетинговой кампании на третий квартал 2024 года», неудачная тема: «развитие бизнеса». У «развития бизнеса» нет конкретики, и тема слишком размыта.
Перегруженная схема. Если на карте слишком много элементов и уровней, она становится трудной для восприятия и начинает путать, а не помогать. Оптимально делать не больше пяти уровней.
«Полезно использовать фреймы и ссылки для структурирования информации, облегчения навигации и поддержания порядка на доске. Фреймы можно удобно экспортировать в PDF, скрывать и открывать по мере необходимости, что помогает участникам быть более вовлеченными в процесс».
Владимир Гладун
Сооснователь компании sBoard
Открытый доступ к карте. При работе с коллективом на одной доске важно заранее определить права редактирования для каждого участника. Это нужно для предотвращения случайных изменений на карте. Определение доступа дает уверенность, что изменения вносят только ответственные за конкретные разделы сотрудники.
«Кому-то нужно только просматривать доску, тогда как другим потребуется возможность ее редактировать. Не забывайте блокировать важные объекты, чтобы их случайно не переместили на бесконечном холсте».
Владимир Гладун
Сооснователь компании sBoard
Отсутствие графических элементов. Если карта содержит только текст, она будет скучной и сложной для понимания. Изображения и цвета помогают акцентировать внимание на ключевых моментах. Но советуем не увлекаться графическими элементами слишком сильно: выберите пару-тройку основных цветов и пользуйтесь ими при создании карты. Например, можно использовать один цвет для одного уровня: центр — красный цвет, первый уровень — зеленый, второй уровень — желтый, третий уровень — синий.
Использование сложных предложений. Длинные предложения вместо ключевых фраз делают онлайн-доску громоздкой. Короткие фразы позволяют быстрее ориентироваться в информации. Пример неудачного блока: «интеграция новой системы управления складом с существующей системой учета товарооборота», удачный блок будет сформулирован так: «управление заказами».
Много тем в одной карте. Попытка охватить много разных тем на одной доске может привести к путанице. Каждая интеллект-карта должна быть сфокусирована на одной основной теме или проекте. Если карта сосредоточена на одной теме, например разработке нового продукта, она может включить исследование рынка, маркетинг, продажи. Но если она еще будет включать в себя подробный анализ конкурентов и раздел про бюджетирование, схема станет перегруженной.
Главное
- Интеллект-карта — визуальный инструмент для организации информации, который представляет собой схему с главной темой и подкатегориями.
- Ментальная карта позволяет быстрее и легче структурировать и запоминать большой объем данных.
- Интеграция онлайн-досок в бизнес-процессы позволяет повысить эффективность выполнения креативных задач и улучшить взаимодействие между сотрудниками.
- Интеллект-карту можно применять как в бизнесе, так и в повседневной жизни для решения разных задач, например мозгового штурма, планирования или обучения.
- Ментальную карту можно создать самостоятельно от руки, но проще и удобнее воспользоваться специальным сервисом.
Какую задачу вы бы решили с помощью интеллект-карты?