«Для оплаты приходилось получать пластиковую карту с чипом для входа в интернет-банк»: опыт валютных платежей Workshop Industrial
Компания закупает промышленное оборудование у зарубежных поставщиков. Раньше для оплаты каждого счета приходилось идти в отделение банка, получать карточку для входа в личный кабинет, самим заполнять тонну документов для валютного контроля. Теперь все расчеты с поставщиками — в личном кабинете.
Поставщики готовы отгружать заказ только после подтверждения оплаты
Workshop Industrial — дилер: закупает промышленное оборудование и перепродает производствам, например асфальтозаводам. Заказы привозит из разных стран, например из Турции, Германии, Италии и Южной Кореи.
Почти все поставщики работают по предоплате, но идут на уступки. Самое важное, что они готовы собирать заказ до поступления денег на счет, если прислать подтверждение перевода. Для Workshop Industrial это удобно: сборка и так занимает несколько дней, а если еще добавить дня три на зачисление оплаты, сроки поставки сдвинутся больше.
Для подтверждения оплаты подходит платежное поручение. Его можно получить на бумаге в отделении, скачать в личном кабинете или приложении. Для поставщиков главное, чтобы на документе стояла печать банка: это значит, что нужная сумма была на счете, у банка нет вопросов по поводу платежа и он в реальности перевел деньги.
Проблема: на валютный перевод могла уйти неделя
Оплату российской компании банк подтверждает за полчаса или быстрее. Перевел деньги, заходишь в приложение банка, скачиваешь квитанцию, отправляешь партнеру. Готово. На все про все — минут десять. На подтверждение перевода зарубежному партнеру может уйти день или даже неделя. Все дело в валютном контроле.
Валютный контроль — это когда банк проверяет документы, чтобы убедиться: да, сделка реальная, а не пустышка, которая живет только на бумаге. Пока Workshop Industrial не пройдет валютный контроль, деньги не спишутся со счета и банк не подтвердит перевод.
Workshop Industrial начал работать с валютой в 2016 году. Для платежей выбрал региональный банк из своего же города, ориентировались на два критерия: отделение недалеко от офиса — значит, если появятся проблемы, можно будет быстро добежать и все решить. Комиссия за валютные платежи ниже, чем в федеральных банках. Казалось, это отличное решение.
Через четыре года валютных переводов стало понятно: компания портит отношения с поставщиками и своими клиентами, и во многом из-за особенностей банка. Вот несколько примеров самых больших проблем.
Деньги уходили только до 15:00. Обычно в банках валюту переводят в определенное время, в Т-Банк этот период называется валютным окном.
В какие именно часы переводить в рамках окна, решает каждый банк для себя. Например,один банк отправляет платежи вплоть до половины девятого, другой — до пяти. Это законно и зависит только от политики банка.
Workshop Industrial обслуживался в банке с валютным окном до 15:00. Для бизнеса это серьезное ограничение: не успел сегодня оформить перевод до этого времени — деньги уйдут только завтра.
Нельзя было платить онлайн. Банк принимал валютные платежи только через кассу в своем же отделении. Поэтому для оплаты каждого счета от зарубежных партнеров приходилось идти в отделение, отстаивать очередь и получать смарт-карту — пластиковую карту с чипом для входа в интернет-банк. Сначала Workshop Industrial оплачивал по 20 счетов в месяц и на это уходил месяц работы одного сотрудника. Потом количество платежей выросло и пришлось подключать к оплате еще одного.
«Для оплаты каждого счета от зарубежных партнеров приходилось идти в отделение банка».
Банк не помогал с документами. Для валютного контроля документы условно делятся на две группы. Первая — документы на сделку, например договор на поставку, акт выполненных работ, спецификация. Вторая группа — документы для валютного законодательства: справки, уведомления и другие.
Компании нужно было собирать все документы и представлять в банк. Если где-то была ошибка, банк без объяснений возвращал документы. Из-за этого на переводы уходило много времени: сотрудникам приходилось копаться в требованиях, искать ошибку, исправлять и еще раз передавать документы в банк.
Подтверждение платежа можно было получить только в отделении. Из-за короткого валютного окна и проволочек с документами банк мог перевести деньги через несколько дней после оплаты счета. Пока не было перевода, не было и подтверждения платежа. А это значило, что поставщик не отгружал заказ. Но и это еще не все.
Квитанцию с подтверждением оплаты нельзя было получить удаленно и быстро. Сначала приходилось идти в отделение, чтобы ее заказать, а потом возвращаться туда, когда она была готова, — на это уходило два дня.
Из-за работы банка на подтверждение оплаты Workshop Industrial тратил несколько дней, и все это время партнеры не могли начать работать. Пока нет срочных заказов, отсрочка не имеет значения. Поставщики выставляют счет и ждут денег в течение нескольких дней.
Другое дело — если заказ срочный. Допустим, у клиента сломался станок. Для ремонта нужна определенная деталь, но ее нет на складе, поэтому выход один — срочно привезти деталь от зарубежных поставщиков. Для производства каждый час простоя стоит денег, поэтому Workshop Industrial не может терять день из-за банка. Чем позже приедет деталь, чем больше рисков, что его клиент перестанет с ним работать.
Решение: выбрать банк с онлайн-подтверждением валютных платежей
Компания решила отказаться от работы с первым банком и перевела расчеты в другой. В этот раз Workshop Industrial выбирал по стоимости и удобству работы с валютой. В сфере валютных переводов начали работать с Т-Банк Бизнесом, и вот что изменилось в процессе.
Платежи до позднего вечера. Т-Банк Бизнес проводит платежи до 20:30, поэтому Workshop Industrial успевает со срочными платежами. Точное время оформления платежа зависит от валюты.
Помощь с документами. В Т-Банк Бизнесе специалисты валютного контроля проверяют документы и подсказывают, как исправить ошибки. Ехать никуда не нужно — все происходит онлайн.
Онлайн-подтверждение оплаты. Workshop Industrial может следить за изменением статуса перевода. После прохождения валютного контроля в личном кабинете появляется квитанция с подтверждением оплаты с печатью банка.
Советы из книг: как продвигать продукт и растить продажи
Результат: процесс оплаты стал проще и появилось больше ресурсов на привлечение новых поставщиков
Workshop Industrial расплачивается с зарубежными партнерами только через Т-Банк Бизнес, компания сотрудничает с банком почти три года.
За это время бизнес Workshop Industrial вырос, а процесс оплаты изменился. В первые годы Workshop Industrial оплачивал по 20 счетов в месяц и на это уходило практически все время одного сотрудника. На апрель 2021 года валютных счетов в несколько раз больше, но их обработка занимает пару часов в месяц.
«Т-Банк Бизнес помогает работать с контрагентами, а не мешает»
«Нам важно, чтобы покупатели получали товар как можно быстрее: скорость отличает нас от конкурентов. Если какой-то процесс можно упростить, мы его упрощаем.
С Т-Банк я вообще забыл про тайминг: делаю платежи, когда мне удобно, во сколько удобно, и ни разу не сталкивался с тем, что мой платеж не ушел из-за временных ограничений. В предыдущем банке был тайминг до 15:00, здесь такого нет.
Раньше отправлять платежку контрагенту приходилось без подтверждения банка, как будто говоришь партнеру: я вот честно заплатил, ты должен мне верить. Многие были не готовы работать без гарантий.
В Т-Банк все происходит мгновенно: отправил деньги в два клика — и в приложении тут же появляется платежка с печатью и оттиском банка.
Да, комиссия за валютные платежи здесь больше, чем в предыдущем банке, — но я считаю, что эти траты оправданы из-за сервиса».
Директор Workshop Industrial Сергей Сабадырев
Какие проблемы возникают у вас сейчас при работе с валютой?