Накладная
Любую операцию бизнес должен отразить в учете: налоговом или бухгалтерском. Делают это на основании первичного документа, поэтому каждая закупка, перевозка и передача товара должна быть отражена в накладной.
Правильно оформленные и сохраненные накладные помогут избежать претензий со стороны налоговой инспекции и других контролирующих служб.
Рассказываем, какими бывают виды накладных и для чего они нужны.
Зачем нужны накладные
Накладные документы — это первичные документы бухгалтерского и налогового учета. Их нужно оформлять, чтобы подтвердить доходы продавца или перевозчика и расходы покупателя. С помощью накладной можно доказать налоговой правильность расчета базы для налогообложения.
Помимо налоговой, этими документами могут заинтересоваться банки или правоохранительные органы — например, в рамках проверки по 115-ФЗ «О противодействии легализации доходов, полученных преступным путем».
Накладную на товар оформляет поставщик или грузоотправитель. Принять товар без накладной — значит создать себе лишние проблемы.
По закону «О бухгалтерском учете» каждая хозяйственная операция, которая изменяет состав активов предприятия, должна быть обоснована документом. Если накладной на товар не будет, его сложнее поставить на учет или списать.
Допустим, у вас пекарня, и вы каждую неделю закупаете муку.
Вам накладная нужна, чтобы поставить муку на баланс и учесть в расходах компании. Поставщику — чтобы зафиксировать продажу, списать в расходы себестоимость муки и отслеживать остатки.
Если вы нанимаете транспортную компанию, чтобы доставить готовую продукцию в торговые точки для сбыта, то для перевозки нужно будет оформить еще одну накладную.
Оформить накладную особенно важно, если товар принимает организация или ИП. Обычным людям, как правило, достаточно кассового чека. Но и передача товара по накладной вместе с чеком ошибкой не будет.
Какие бывают накладные
Чаще всего в работе вы встретите три вида накладных: товарную, транспортную и товарно-транспортную.
Товарная накладная нужна, чтобы зафиксировать поставку товара. Обычно ее применяют, чтобы доказать совершение сделки с индивидуальным предпринимателем или компанией. Ставя свою подпись на документе, покупатель подтверждает, что получил товар в указанном количестве и не имеет претензий к продавцу.
Товарная накладная составляется в двух экземплярах: для покупателя и продавца. ИП используют ее для налоговой, а ООО — для налогового и бухгалтерского учета.
У товарной накладной есть установленная форма — ТОРГ-12. Можно разработать свою, но лучше пользоваться шаблоном, с которым привыкли работать ваши контрагенты: так вероятность ошибки будет меньше. Можно оформить документ в электронной форме.
В накладной обязательно должны быть:
- название;
- порядковый номер и дата составления;
- контактные данные поставщика и заказчика;
- наименование товара, его общий вес, количество и стоимость;
- сумма НДС, если продавец применяет общий режим налогообложения;
- подписи представителей продавца и покупателя с указанием их должностей.
В ряде случаев товарную накладную можно заменить на УПД — универсальный передаточный документ. Он может заменить сразу и накладную, и счет-фактуру.
Транспортная накладная подтверждает, что отправитель и перевозчик заключили договор о транспортировке товара, отражает стоимость оказанных услуг и сопроводительные работы при доставке. Сведений о товаре такая накладная не содержит, с ее помощью можно подтвердить расходы на перевозку.
Оформить товарную накладную нужно в трех экземплярах: для отправителя, перевозчика и получателя. С начала 2022 года ее можно оформить и в электронном виде, в единственном экземпляре.
Если договором поставки предусмотрено, что продавец самостоятельно доставит покупателю товар, а перевозка не выделена в отдельную услугу, можно обойтись и без транспортной накладной.
Товарно-транспортная накладная — это особый вид документа, по которому можно учесть расходы не только на перевозку товара, но и на сам товар.
До 2013 года ее использование было обязательным, но сейчас она нужна только для перевозки алкоголя. В остальных случаях законом предусмотрены другие обязательные документы, поэтому лучше ее не использовать: по ней налоговая может не учесть расходы на доставку и товары.
Расходная накладная применяется в двух случаях: если нужно отследить перемещение товара внутри компании, например с одного склада на другой, и если нужно вернуть товар. Например, вам пришла доставка, но несколько упаковок в партии товара оказались повреждены или их вес или объем не соответствуют параметрам, указанным в товарной накладной. Тогда можно не возвращать всю партию, а оформить расходную накладную на товары, доставленные с нарушением условий договора.
Что важно запомнить
- Накладная — необходимый первичный документ при перевозке, передаче, получении товара.
- Накладная нужна, чтобы подтвердить доходы продавца или перевозчика и расходы покупателя. Она используется в бухгалтерском и налоговом учете.
- Чтобы избежать ошибок, старайтесь использовать общепринятые формы документа, например ТОРГ-12.
- В некоторых случаях накладную можно заменить УПД: с ним проще работать и вам, и налоговой.
