Фабрика платит налоги и зарплату, откуда вопросы от банка?

Один из критериев серого бизнеса — вывод большого объема наличных. Особенно если бизнес не связан с работой за наличные. В этом случае у банка могут быть вопросы при проверке по 115-ФЗ. В статье — история нашего клиента о том, как подстраховаться.

Ситуация: фабрика работает официально

Небольшая мебельная фабрика работает в маленьком сибирском поселке. Это семейный бизнес, который ведет уже третье поколение. Фабрику знают все в округе, многие с ней сотрудничают: поставляют древесину, покрытия для мебельного материала, крепежи и остальные расходники.

У фабрики все официально: оформила сотрудников в штат, переводит им зарплату, платит налоги и взносы, проводит коммунальные и все другие платежи на бизнес через Тинькофф. Вроде бы все в порядке.

Что настораживает банк: фабрика снимает до 60% от оборота

Фабрика продает мебель для дома: шкафы, стулья, столы и полки. Чтобы собирать это все, нужно откуда-то брать сырье: либо делать самим, либо закупать. В любом случае должны быть такие расходы. Но в течение трех месяцев фабрика ничего не потратила на сырье. Продажи мебели есть, а из чего она собирается, непонятно.

При этом каждый месяц со счета снимается до 60% от поступлений, а это намного больше, чем в среднем у подобных компаний. Кроме того, у Центробанка есть рекомендация: обращать особое внимание на бизнес, если он часто и много снимает наличные.

Для нас такая ситуация выглядит сомнительной: компания снимает наличные, затрат на сырье нет. Непонятно — то ли бизнес фиктивный и на самом деле никакой мебели нет, то ли что-то еще. Мы в этой ситуации должны и убедиться, что компания действительно работает.

В реальности: наличные нужны на закупку сырья

Сначала мы отправили запрос владельцу бизнеса и попросили объяснить, для чего нужны наличные в таком объеме и есть ли документы, которые подтверждают траты. Чтобы глубже изучить бизнес, наш специалист позвонил владельцу и поговорил с ним.

Оказалось, наличные нужны на закупку сырья. Фабрика работает в поселке и закупается у местных жителей. У них нет ни счета в банке, ни торгового эквайринга, ни кассы. Документы тоже не оформляются, потому что все друг друга давно знают и доверяют, а значит, подтверждение не нужно. Поменять поставщиков сложно: у других сырье дороже и хуже.

Владелец бизнеса не смог прислать документы, которые подтверждают закупку сырья. А без документов мы не могли закончить проверку. Но раз их нет, надо было еще как-то проверить, что бизнес не фиктивный. Поэтому мы предложили клиенту встретиться.

Встреча состоялась на фабрике: наш представитель приехал в удобное для клиента время. Представитель задал несколько вопросов и сделал десятки фотографий: склада с материалами, рабочего цеха, готовой продукции, небольшого офиса. Все заняло полчаса.

Итоги проверки

По итогам проверки мы увидели, что с фабрикой все в порядке: это настоящий бизнес. Что нас в этом убедило:

1. Владелец бизнеса оперативно ответил на первый запрос банка и прислал документы, которые были под рукой.
2. Согласился с нами поговорить и подробно рассказал все о своем бизнесе. Поэтому многие моменты стали понятны уже после звонка.
3. Одобрил съемку своей фабрики.
4. На фабрике было все, что сопутствует реальному бизнесу: сырье, сотрудники, книги учета клиентов и многое другое.

Весь срок проверки клиент пользовался деньгами без ограничений.

Что посоветовали фабрике

Мы поняли, что бизнес реальный. Чтобы не отвлекать владельца проверкой в следующий раз, мы внесли информацию об особенностях бизнес-модели в нашу базу данных и теперь больше не будем задавать вопросы о наличных.

Чтобы и дальше не возникало сомнений, попросили клиента:

1. Договориться с поставщиками и оформлять документы на закупку. Если это ООО или ИП, то, например, накладную или товарный чек. Если продавец — физлицо, пусть выдаст расписку: мол, получил деньги от того-то за то-то, такая-то сумма, дата, от того-то. Форму расписки можно сделать один раз и использовать для всех поставщиков-физлиц.
2. Выдавать наличные на закупку только по документам: взять деньги из условного сейфа под отчет и под запись в кассовой книге, оформить авансовый отчет и по нему же принять закупленное сырье. Это все бухгалтерские термины, и бухгалтер поможет с оформлением.
3. Не реже одного раза в месяц загружать в личный кабинет Тинькофф документы, подтверждающие закупку сырья.
4. Везде, где можно купить что-то по безналичному расчету, проводить платеж через банк: например, платить бизнес-картой или через личный кабинет.

Теперь мы знаем о клиенте больше, и у нас больше нет к нему вопросов.

Рекомендации: как подстраховаться, если контрагенты не работают по безналу

Когда компания часто и помногу снимает наличные, это всегда вызывает вопросы банка. Но есть способ их избежать, а если все-таки появились, то быстро ответить. Тогда запрос банка не помешает обычной работе бизнеса.

Заранее рассказать банку об особенностях бизнеса. Если компания выбивается из рекомендаций ЦБ, она может объяснить свою бизнес-модель и почему ей нужны наличные. Чем подробнее описание, тем меньше возникнет вопросов — или их не будет вовсе.

На что обратить внимание при ответе банку:

1. Почему компании нужны наличные.
2. Что именно она на них закупает.
3. Какие документы оформляются для оплаты — до закупки и после.
4. Почему нельзя заменить партнеров на тех, кто работает за безналичный расчет.
5. Получает ли компания оплату в наличных. Если да, то как их проводит официально.
6. Если нет, то по каким документам выводит со счета.

Оплачивать только по документам. Все расходы лучше подтверждать. Это понадобится не только банку, но и налоговой: например, если вы работаете на УСН «Доходы минус расходы». Документы помогут снизить налог.

Вам пригодятся документы:

1. На заключение сделки — обычно это договор, оферта или закупочный акт.
2. По итогам сделки, которые подтвердят, что ваш партнер выполнил свою работу, оказал услугу или поставил товар. Например, кассовый и товарный чек, квитанция, накладная или любой другой, где написано, за что оплата.

Из-за расчета наличными у налоговой тоже могут появиться вопросы. Поэтому у нас есть еще два совета, которые помогут подстраховаться от возможных проверок.

Не стоит составлять однотипные договоры с разными номерами ради лимита — например, пять договоров на закупку одного и того же сырья. Налоговая их просто суммирует, и компания превысит лимит.

Правило действует для компаний и индивидуальных предпринимателей. Для ООО лимит работает всегда, для ИП — только на коммерческие сделки.

Убедитесь, что партнеры не относятся к сомнительным компаниям. Иначе налоговая может начать проверку — не только этого бизнеса, но и всех, кто с ним работает.

Для экономии времени советуем использовать сервисы. Они работают автоматически: обычно нужно только вбить ИНН компании, и вы увидите, есть риски от сотрудничества или нет. В Тинькофф тоже есть такой сервис, он бесплатный и работает в личном кабинете клиента.