Как определить среднегодовую численность работников

Если заполняете, например, форму для органов статистики, там встретится показатель «среднегодовая численность работников». Разбираем в статье, как ее определить и чем она отличается от среднесписочной численности.

Среднегодовая численность работников — это среднее количество сотрудников компании за год. В него включают основной персонал, внешних совместителей и исполнителей по гражданско-правовым договорам, кроме ИП и самозанятых.

Среднегодовая численность — более узкий термин понятия «средняя численность». Среднюю численность рассчитывают за год, квартал или любой другой период больше месяца.

От этого показателя зависит, к примеру, право компаний и ИП на применение налоговых спецрежимов — упрощенки, патента, ЕСХН или автоматизированной УСН.

Эти разные понятия часто путают. Если кратко, средняя численность включает в себя больше категорий сотрудников, чем среднесписочная. Рассмотрим подробнее.

Расчет ССЧ гораздо чаще нужен работодателям, чем расчет средней численности. Так, ССЧ указывают при заполнении расчета по страховым взносам и формы ЕФС-1 с разделом 2, которая сдается в Социальный фонд России.

• войдет ли работодатель в категорию субъектов малого и среднего бизнеса или нет;
• имеет ли бизнес право применять налоговые льготы — освобождение от НДС или пониженные тарифы взносов.

Работодатели, у которых ССЧ за предыдущий год больше 25 человек, должны размещать вакансии на портале «Работа в России». Исходя из CCЧ также рассчитывается обязательная квота для приема на работу инвалидов.

Расчет среднегодовой численности работников состоит из четырех шагов. Нужно найти:

1. Среднесписочную численность за месяц.
2. Среднюю численность внешних совместителей и исполнителей по ГПД.
3. Сумму ССЧ основных работников и СЧ внешних совместителей.
4. Среднегодовую численность работников.

ССЧ полностью занятых работников за месяц рассчитывают на основе их списочной численности за каждый календарный день месяца.

Списочная численность с 1 по 21 апреля — 30 человек, а с 22 по 30 апреля — 31 человек.

ССЧ за апрель = (30 человек × 21 + 31 человек × 9 ) / 30 дней = 30,3 человека.

В списочную численность входят все полностью занятые сотрудники, которые числятся у вас на конкретный день. Не важно, работал человек в этот день, был в отпуске, на больничном или мобилизован.

Не учитываются работники:

• в декретных отпусках;
• в неоплачиваемых учебных отпусках;
• в отпуске по уходу за ребенком.

На 1 апреля в компании 24 полностью занятых работника. 10 апреля одна из сотрудниц ушла в декрет.

Списочная численность работников с 1 по 9 апреля — 24 человека. С 10 по 30 апреля — 23 человека.

ССЧ за апрель = (24 человека × 9 + 23 человека × 21) / 30 дней = 23,3 человека.

Работника, уволенного в пятницу, не нужно включать в списочную численность за субботу и воскресенье.

Шаг 2. Найти среднюю численность внешних совместителей и исполнителей по ГПД. Для внешних совместителей используем такую формулу:

В отработанные включают также и рабочие дни, приходящиеся на отпуска и больничные. За каждый такой день считайте столько же часов, сколько человек отработал в последний день перед отпуском или больничным. Результат округляется до сотых.

Два внешних совместителя работают по 3 часа в день 5 дней в неделю. В апреле 2023 они работали так:

— первый отработал все рабочее время — 20 дней;

— второй полностью отработал только 3 дня, а остальные дни был в отпуске.

Часы, отработанные обоими за апрель = 3 × 20 дней + 3 × 20 дней = 120 часов.

В апреле 2023 года при 5-дневной рабочей неделе — 160 рабочих часов.

СЧ внешних совместителей = 120 / 160 = 0,75 человека.

Средняя численность исполнителей по ГПД считается так же, как и ССЧ по трудовым договорам. Пример расчета мы разобрали в первом шаге. ИП и самозанятых в расчет не включают.

Шаг 3. Найти сумму ССЧ основных работников и СЧ внешних совместителей. Рассмотрим сразу на примере, возьмем данные из предыдущих шагов.

ССЧ за апрель 2023 года — 23,3 человека.

СЧ внешних совместителей — 0,75 человека.

Исполнителей по ГПД в апреле в компании не было.

Средняя численность работников за апрель = 23,3 + 0,75 = 24,05 человека.

Шаг 4. Найти среднегодовую численность работников. Формула для расчета:

Допустим, средняя численность с января по март — 31 человек. С апреля сотрудников стало меньше: СЧ стала 24,05 человека и до декабря уже не менялась.

Среднегодовая численность работников = (31 × 3 месяца + 24,05 × 9 месяцев) / 12 = 25,78 человек.

1. Среднегодовая численность — то же самое, что и средняя численность. Среднюю численность можно считать за год, квартал или любой другой период больше месяца. От средней численности зависит, к примеру, право компаний и ИП применять налоговые спецрежимы.
2. Средняя численность отличается от среднесписочной — ССЧ. В ССЧ включают только работающих по трудовым договорам. В среднюю включают еще внешних совместителей и исполнителей по гражданско-правовым договорам.
3. Расчет среднегодовой численности состоит из нескольких этапов. Важно соблюдать порядок расчета, чтобы получить корректные цифры.