Раздел 2 формы ЕФС-1 — отчет по взносам на травматизм, который заменил 4-ФСС. Компании и ИП с сотрудниками по трудовым договорам должны представлять его каждый квартал
Леонид Яковлев
Эксперт по праву
Раздел 2 формы ЕФС-1 — отчет по взносам на травматизм, который заменил 4-ФСС. Компании и ИП с сотрудниками по трудовым договорам должны представлять его каждый квартал
Леонид Яковлев
Эксперт по праву
С 2023 года сведения о взносах на травматизм указывают в разделе 2 формы ЕФС-1. В статье рассказываем, кто должен сдавать отчет и как подать уточненку, а также приводим образцы заполнения.
Кто должен сдавать отчет
Сдавать раздел 2 формы ЕФС-1 о взносах на травматизм должны:
- все компании, потому что у каждой компании есть как минимум один сотрудник — директор;
- ИП, которые нанимают сотрудников по трудовому договору;
- иностранные организации, которые ведут деятельность в РФ и нанимают граждан России на работу по трудовым договорам.
Исключение — компании и ИП на АУСН. Они не подают раздел 2 формы ЕФС-1 о взносах на травматизм, даже если у них есть сотрудники.
Срок сдачи раздела 2 ЕФС-1
Сдавать раздел 2 формы ЕФС-1 о взносах на травматизм нужно четыре раза в год. В 2023 году сроки сдачи такие:
- за первый квартал — до 25 апреля;
- за полугодие — до 25 июля;
- за девять месяцев — до 25 октября;
- за 2023 год — до 25 января 2024 года.
Если срок сдачи раздела 2 ЕФС-1 выпадает на выходной или праздничный день, то он переносится на следующий рабочий день. Например, в 2023 и 2024 годах таких переносов нет, а в 2025 году 25 января — суббота, поэтому раздел 2 нужно будет сдать не позднее 27 января 2025 года.
Способы сдачи
Способ сдачи зависит от количества работников по трудовым договорам. Раздел 2 формы ЕФС-1 о взносах на травматизм сдают:
- на бумаге или электронно — если до 10 сотрудников включительно;
- только в электронном виде — если больше 10 сотрудников.
Отчет надо сдавать в территориальные отделения Социального фонда, СФР, по месту учета компании или ИП.
Обособленные подразделения сдают раздел 2 формы ЕФС-1 сами, по месту своего нахождения, если выполняются такие условия:
- у подразделения есть счет в банке;
- подразделение начисляет и выплачивает вознаграждения работникам по трудовым договорам;
- подразделение находится в России.
Если же эти условия не выполняются, такие подразделения самостоятельно не отчитываются. За них раздел 2 формы ЕФС-1 о взносах на травматизм подает головное подразделение по месту своего нахождения.
Как заполнять раздел 2 формы ЕФС-1
Отчет заполняют по правилам, которые утвердило Правление ПФР. В форме ЕФС-1 заполняют титульный лист и раздел 2, который состоит из таких частей:
- Подраздел 2.1, где рассчитывают суммы страховых взносов.
- Подраздел 2.1.1 подраздела 2.1. Его заполняют организации с подразделениями, выделенными в самостоятельные классификационные единицы — СКЕ, государственные и муниципальные учреждения, часть деятельности которых финансируется из бюджетов, а также физические лица — страхователи, исчисляющие взносы по нескольким основаниям.
- Подраздел 2.2. Заполняют частные агентства занятости, которые предоставляют своих сотрудников другим работодателям по договору аутстаффинга.
- Подраздел 2.3, где указывают сведения о результатах проведенных медицинских осмотров работников и проведенной спецоценке условий труда на начало года.
Подавляющее большинство работодателей подразделы 2.1.1 и 2.2 не сдает, поэтому мы их рассматривать не будем.
А вот титульный лист, подразделы 2.1 и 2.3 заполнять обязательно, даже если компания или ИП не вели деятельность и не было начислений по сотрудникам, хотя трудовые договоры с ними действовали. Подготовили шаблон для заполнения раздела 2 формы ЕФС-1.
Дальше рассмотрим подробно, как заполнить обязательные подразделы.
Титульный лист
Титульный лист включает в себя два подраздела: «Сведения о страхователе» и «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения».
Сведения о страхователе. Нужно заполнить:
- регистрационный номер страхователя;
- наименование организации или ФИО ИП;
- ИНН, КПП;
- коды статистики;
- ОГРН или ОГРНИП.
Данные для заполнения можно найти в выписке из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Коды статистики организации можно найти на официальном сайте Росстата.
Сведения о страхователе, за которого представляются сведения. Раздел заполняет только компания — правопреемник реорганизованной компании, которая уже снята с учета. Оформляют этот раздел в случаях, когда нужно представить или скорректировать ЕФС-1 с разделом 2, который ранее представил бывший работодатель.
Что включать в раздел 2
В шапке раздела 2 нужно указать:
- сведения об отчетном периоде и календарном годе;
- сведения о численности сотрудников — среднесписочной, работающих застрахованных лиц на случай травматизма, работающих инвалидов, работников, занятых на работах с вредными или опасными производственными факторами.
Сведения об отчетном периоде и отчетном годе. В поле «Отчетный период» укажите:
- «03» — если форму подают за первый квартал;
- «06» — за полугодие;
- «09» — за девять месяцев;
- «12» — за год.
При первичном заполнении раздела за отчетный период в поле «Номер корректировки» указывают «000».
Если раздел 2 заполняют при ликвидации компании или прекращении деятельности ИП, в поле «Прекращение деятельности» укажите «Л».
Среднесписочную численность сотрудников указывают в разделе 2 формы ЕФС-1 о взносах на травматизм. Данные приведите за период с начала года.
Подраздел 2.1. Расчет сумм страховых взносов
В подразделе 2.1 раздела 2 формы ЕФС-1 нужно отразить:
- базу для начисления взносов на травматизм нарастающим итогом с начала года и за каждый из трех последних месяцев отчетного периода;
- страховой тариф с учетом скидки или надбавки;
- суммы исчисленных страховых взносов с начала года, а также отдельно за первый, второй и третий месяцы истекшего квартала.
Построчное заполнение подраздела 2.1 раздела 2 ЕФС-1
| Строка | Что указывать |
|---|---|
| Суммы выплат и иных вознаграждений, которые начислены в пользу работников по трудовым договорам | |
| Суммы, не облагаемые взносами. Например, больничное пособие за первые три дня болезни работника, суточные в командировке | |
| Базу для начисления взносов — она равна разнице между показателями строк 1 и 2 | |
| Из суммы в строке 3 нужно выделить сумму выплат в пользу инвалидов | |
| Страховой тариф, установленный для ИП и организации или для ее обособленного подразделения | |
| Процент скидки к тарифу, если работодатель имеет право на нее | |
| Процент надбавки к тарифу, если ее назначили работодателю | |
| Страховой тариф с учетом скидки или надбавки с тремя десятичными знаками после запятой | |
| Исчисленная сумма страховых взносов |
Подраздел 2.3. Сведения о спецоценке и медосмотрах
Данные о спецоценке берут из отчета о проведении спецоценки. Сведения о медосмотрах вносят по заключительным актам медицинских комиссий.
Сведения о спецоценке и медосмотрах приводят на начало года. Например, если работодатель провел медосмотр или спецоценку в 2022 году, то вносит сведения о них в подраздел 2.3 ЕФС-1 за первый квартал, полугодие, девять месяцев 2023 года и год в целом. То есть весь год подраздел 2.3 будет одинаковым.
Если же спецоценка или медосмотры завершены в 2023 году, сведения о них надо будет показать в подразделе 2.3 ЕФС-1 уже в 2024 году.
В подразделе 2.3 раздела 2 указывают такую информацию:
- общее количество рабочих мест, которые подлежат спецоценке условий труда, и результаты ее проведения;
- количество сотрудников, которые выполняют работы с вредными или опасными производственными факторами и подлежат обязательным медосмотрам;
- количество сотрудников, которые прошли обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры.
Как заполнить подраздел 2.3 раздела 2 ЕФС-1
| Строка | Что указывать |
|---|---|
| Информация об обязательных предварительных и периодических медицинских осмотрах работников | Количество сотрудников, которые должны проходить обязательные предварительные и периодические медосмотры, — на начало года. Если не было медосмотров — поставьте «0». Количество сотрудников, которые прошли обязательные предварительные и периодические медосмотры, — на начало года |
| Строка 1 | Информация о специальной оценке условий труда на начало года |
| Графа 3 | Общее количество рабочих мест, которые подлежат спецоценке |
| Графы 4—11 | Количество рабочих мест, в отношении которых проведена специальная оценка условий труда на начало года. Если специальная оценка условий труда не проводилась, то в графах 4—11 поставьте «0» |
Как уточнить сведения
Компания или ИП обязаны подать уточненный раздел 2 формы ЕФС-1, если занизили суммы страховых взносов к уплате. Уточненный раздел 2 — это точно такой же раздел 2 формы ЕФС-1, только заполненный корректными сведениями.
Во всех остальных случаях подача уточненного расчета — это право, а не обязанность работодателя. Например, в таких ситуациях:
- допустили ошибки, завысившие сумму взносов;
- не отразили или не полностью отразили какие-то сведения;
- указали недостоверную информацию.
В уточненном разделе 2 формы ЕФС-1 указывают правильные сведения.
Номер уточненного расчета указывают на титульном листе в поле «Номер корректировки». Например, если впервые уточнили расчет за 2023 год, ставят номер 001.
Ответственность: штрафы за ошибки и недочеты
За несданный раздел 2 ЕФС-1 есть два вида штрафов:
- для страхователя — компании или ИП;
- для должностных лиц, например руководителя.
Не представил расчет вовремя или не сдал совсем. Компанию или ИП, которые не представили раздел 2 формы ЕФС-1 вовремя, могут оштрафовать. Штраф — 5% от суммы взносов, которая должна быть уплачена в бюджет за истекший квартал.
Этот штраф придется заплатить за каждый полный или неполный месяц просрочки. Максимальный штраф — 30% от суммы взносов по разделу 2, а минимальный — 1000 ₽.
Бухгалтер ООО «Альфа» забыла сдать раздел 2 расчета ЕФС-1 до 25 октября, вспомнила только 10 ноября и сразу же отправила форму. Сумма взносов за третий квартал, которые должна была уплатить «Альфа», — 75 000 ₽.
Штраф: 75 000 × 5% × 1 месяц = 3750 ₽.
Отказ представить документы. Если по запросу СФР не представлены документы, которые подтвердят расчет взносов, могут оштрафовать:
- компанию или ИП — на 200 ₽ за каждый непредставленный документ;
- должностное лицо, например директора, — на 300—500 ₽.
Неполный отчет, например не хватает какого-то листа. Действия СФР зависят от того, как это отразилось на сумме страховых взносов:
- Если отсутствующий лист привел к неуплате или неполной уплате страховых взносов, то СФР отправит компании или ИП требование об уплате недостающей суммы, штрафа и пени. Срок уплаты — 10 календарных дней. Если компания или ИП не выполнит требование, СФР потребует от банка списать неуплаченные суммы с расчетного счета.
- Если забытый лист не повлияет на расчет страховых взносов, то СФР запросит пояснения или уточненку. Штрафа не будет.
Но даже без одного листа СФР обязан принять раздел 2 формы ЕФС-1, а потом разбираться. Если отчет сдают в последний день и нет времени исправлять, можно сдать как есть, чтобы не получить штраф за непредставленную отчетность.
