Как заполнить раздел 2 формы ЕФС-1

С 2023 года сведения о взносах на травматизм указывают в разделе 2 формы ЕФС-1. В статье рассказываем, кто должен сдавать отчет и как подать уточненку, а также приводим образцы заполнения.

Сдавать раздел 2 формы ЕФС-1 о взносах на травматизм должны:

• все компании, потому что у каждой компании есть как минимум один сотрудник — директор;
• ИП, которые нанимают сотрудников по трудовому договору;
• иностранные организации, которые ведут деятельность в РФ и нанимают граждан России на работу по трудовым договорам.

Сдавать раздел 2 формы ЕФС-1 о взносах на травматизм нужно четыре раза в год. В 2023 году сроки сдачи такие:

• за первый квартал — до 25 апреля;
• за полугодие — до 25 июля;
• за девять месяцев — до 25 октября;
• за 2023 год — до 25 января 2024 года.

Если срок сдачи раздела 2 ЕФС-1 выпадает на выходной или праздничный день, то он переносится на следующий рабочий день. Например, в 2023 и 2024 годах таких переносов нет, а в 2025 году 25 января — суббота, поэтому раздел 2 нужно будет сдать не позднее 27 января 2025 года.

Способ сдачи зависит от количества работников по трудовым договорам. Раздел 2 формы ЕФС-1 о взносах на травматизм сдают:

• на бумаге или электронно — если до 10 сотрудников включительно;
• только в электронном виде — если больше 10 сотрудников.

Отчет надо сдавать в территориальные отделения Социального фонда, СФР, по месту учета компании или ИП.

Обособленные подразделения сдают раздел 2 формы ЕФС-1 сами, по месту своего нахождения, если выполняются такие условия:

• у подразделения есть счет в банке;
• подразделение начисляет и выплачивает вознаграждения работникам по трудовым договорам;
• подразделение находится в России.

Если же эти условия не выполняются, такие подразделения самостоятельно не отчитываются. За них раздел 2 формы ЕФС-1 о взносах на травматизм подает головное подразделение по месту своего нахождения.

• Подраздел 2.1, где рассчитывают суммы страховых взносов.
• Подраздел 2.1.1 подраздела 2.1. Его заполняют организации с подразделениями, выделенными в самостоятельные классификационные единицы — СКЕ, государственные и муниципальные учреждения, часть деятельности которых финансируется из бюджетов, а также физические лица — страхователи, исчисляющие взносы по нескольким основаниям.
• Подраздел 2.2. Заполняют частные агентства занятости, которые предоставляют своих сотрудников другим работодателям по договору аутстаффинга.
• Подраздел 2.3, где указывают сведения о результатах проведенных медицинских осмотров работников и проведенной спецоценке условий труда на начало года.

Подавляющее большинство работодателей подразделы 2.1.1 и 2.2 не сдает, поэтому мы их рассматривать не будем.

Дальше рассмотрим подробно, как заполнить обязательные подразделы.

Титульный лист включает в себя два подраздела: «Сведения о страхователе» и «Сведения о страхователе, за которого представляются сведения».

Сведения о страхователе. Нужно заполнить:

• регистрационный номер страхователя;
• наименование организации или ФИО ИП;
• ИНН, КПП;
• коды статистики;
• ОГРН или ОГРНИП.

Сведения о страхователе, за которого представляются сведения. Раздел заполняет только компания — правопреемник реорганизованной компании, которая уже снята с учета. Оформляют этот раздел в случаях, когда нужно представить или скорректировать ЕФС-1 с разделом 2, который ранее представил бывший работодатель.

В шапке раздела 2 нужно указать:

• сведения об отчетном периоде и календарном годе;
• сведения о численности сотрудников — среднесписочной, работающих застрахованных лиц на случай травматизма, работающих инвалидов, работников, занятых на работах с вредными или опасными производственными факторами.

Сведения об отчетном периоде и отчетном годе. В поле «Отчетный период» укажите:

• «03» — если форму подают за первый квартал;
• «06» — за полугодие;
• «09» — за девять месяцев;
• «12» — за год.

При первичном заполнении раздела за отчетный период в поле «Номер корректировки» указывают «000».

Если раздел 2 заполняют при ликвидации компании или прекращении деятельности ИП, в поле «Прекращение деятельности» укажите «Л».

В подразделе 2.1 раздела 2 формы ЕФС-1 нужно отразить:

• базу для начисления взносов на травматизм нарастающим итогом с начала года и за каждый из трех последних месяцев отчетного периода;
• страховой тариф с учетом скидки или надбавки;
• суммы исчисленных страховых взносов с начала года, а также отдельно за первый, второй и третий месяцы истекшего квартала.

Построчное заполнение подраздела 2.1 раздела 2 ЕФС-1

Данные о спецоценке берут из отчета о проведении спецоценки. Сведения о медосмотрах вносят по заключительным актам медицинских комиссий.

Если же спецоценка или медосмотры завершены в 2023 году, сведения о них надо будет показать в подразделе 2.3 ЕФС-1 уже в 2024 году.

В подразделе 2.3 раздела 2 указывают такую информацию:

• общее количество рабочих мест, которые подлежат спецоценке условий труда, и результаты ее проведения;
• количество сотрудников, которые выполняют работы с вредными или опасными производственными факторами и подлежат обязательным медосмотрам;
• количество сотрудников, которые прошли обязательные предварительные и периодические медицинские осмотры.

Как заполнить подраздел 2.3 раздела 2 ЕФС-1

Компания или ИП обязаны подать уточненный раздел 2 формы ЕФС-1, если занизили суммы страховых взносов к уплате. Уточненный раздел 2 — это точно такой же раздел 2 формы ЕФС-1, только заполненный корректными сведениями.

Во всех остальных случаях подача уточненного расчета — это право, а не обязанность работодателя. Например, в таких ситуациях:

• допустили ошибки, завысившие сумму взносов;
• не отразили или не полностью отразили какие-то сведения;
• указали недостоверную информацию.

В уточненном разделе 2 формы ЕФС-1 указывают правильные сведения.

Номер уточненного расчета указывают на титульном листе в поле «Номер корректировки». Например, если впервые уточнили расчет за 2023 год, ставят номер 001.

За несданный раздел 2 ЕФС-1 есть два вида штрафов:

• для страхователя — компании или ИП;
• для должностных лиц, например руководителя.

Этот штраф придется заплатить за каждый полный или неполный месяц просрочки. Максимальный штраф — 30% от суммы взносов по разделу 2, а минимальный — 1000 ₽.

Отказ представить документы. Если по запросу СФР не представлены документы, которые подтвердят расчет взносов, могут оштрафовать:

• компанию или ИП — на 200 ₽ за каждый непредставленный документ;
• должностное лицо, например директора, — на 300—500 ₽.

Неполный отчет, например не хватает какого-то листа. Действия СФР зависят от того, как это отразилось на сумме страховых взносов:

• Если отсутствующий лист привел к неуплате или неполной уплате страховых взносов, то СФР отправит компании или ИП требование об уплате недостающей суммы, штрафа и пени. Срок уплаты — 10 календарных дней. Если компания или ИП не выполнит требование, СФР потребует от банка списать неуплаченные суммы с расчетного счета.
• Если забытый лист не повлияет на расчет страховых взносов, то СФР запросит пояснения или уточненку. Штрафа не будет.

Но даже без одного листа СФР обязан принять раздел 2 формы ЕФС-1, а потом разбираться. Если отчет сдают в последний день и нет времени исправлять, можно сдать как есть, чтобы не получить штраф за непредставленную отчетность.