При направлении работников в командировку надо руководствоваться
В числе главных правил: не всех сотрудников можно направить в служебную поездку — так еще часто называют командировку, — и она не может быть бессрочной.
Рассказываем, что такое командировка, сколько она может длиться, как должна оплачиваться и какими документами ее надо оформить.
Что такое командировка
Командировка — это поездка работника по России или за границу по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места работы.
Если дистанционный работник трудится не в той местности, где находится работодатель, и тот вызывает его в офис, такую поездку тоже надо оформлять как командировку.
А вот если в служебную поездку отправляют исполнителя по гражданско-правовому договору, она не будет считаться командировкой. Заказчик и исполнитель при заключении договора определяют, нужны ли будут такие поездки для выполнения работы или услуги, а также порядок оплаты расходов на эти поездки.
Работодатели, чьи сотрудники регулярно ездят в командировки, обычно разрабатывают и утверждают у себя специальный локальный нормативный акт — положение о командировках. В нем прописывают нюансы оформления поездок, нормы и правила возмещения командировочных расходов, лимиты суточных.
Это необязательный документ, но он позволит избежать многих проблем. В частности, сотрудники будут четко понимать алгоритм оформления и оплаты поездок, а у проверяющих не будет претензий по суммам суточных, которые учитываются в затратах.
Кого нельзя направить в командировку
Есть категории работников, которых запрещено направлять в служебные поездки, даже если они сами не против. К ним относятся:
- беременные;
- несовершеннолетние;
- сотрудники, с которыми заключен ученический договор, если поездка не связана с обучением.
А некоторых сотрудников можно направить в командировку только с их письменного согласия. Для этого нужно предварительно уведомить их под подпись о праве отказаться от поездки. Вот эти категории:
- женщины с детьми до 3 лет;
- родители детей до 14 лет, воспитывающие их без супругов;
- родители ребенка до 14 лет, если другой родитель трудится на вахте, мобилизован или служит по контракту;
- работники с тремя и более детьми до 18 лет, если младшему нет 14 лет;
- родители детей с инвалидностью;
- работники, ухаживающие за больным членом семьи согласно медицинскому заключению;
- люди с инвалидностью, если командировки им не запрещены по медицинским показаниям.
Обычно и уведомление, и согласие включают в один документ.
Срок командировки: как посчитать
Командировка может быть как однодневной, так и длительной, то есть длиться больше одного дня. Дни командировки считают со дня выезда по день возвращения.
Новиков выехал в командировку 1 августа в 23:30, вернулся 3 августа в 06:30. Срок командировки — 3 дня.
Нередко аэропорт, вокзал или пристань находятся за чертой населенного пункта, где живет командированный сотрудник или куда он направляется. Тогда при определении срока командировки нужно также учесть время, необходимое, чтобы добраться до точки отправления или пункта прибытия.
Самолет в Новосибирск вылетает 2 апреля в 00:35, а Костин выехал в аэропорт Домодедово 1 апреля в 21:30. Значит, днем начала командировки будет считаться 1 апреля, несмотря на то что билет датирован 2 апреля.
Максимальный срок командировки законом не установлен. Его определяет работодатель в зависимости от объема, сложности и других особенностей служебного поручения. Но бессрочной командировка быть не может.
Что входит в командировочные расходы
Основные расходы на командировку — это суточные, оплата проживания, проезда и провоза багажа. При загранкомандировках в затраты также входят:
- расходы на оформление загранпаспорта, визы и других выездных документов;
- обязательные консульские и аэродромные сборы;
- сборы за право въезда или транзита автомобиля;
- комиссия за обмен валюты;
- расходы на обязательную медстраховку.
Суточные надо платить за каждый рабочий и выходной день командировки, включая день отъезда и возвращения работника.
Их размер для командировок по России и за рубеж работодатель устанавливает сам в локальном акте. В законе прописаны только нормы суточных, не облагаемых НДФЛ и взносами по единому тарифу:
- 700 ₽ для командировок по России;
- 2500 ₽ для загранкомандировок.
На сумму сверх лимита надо начислить налог и взносы. А вот взносами на травматизм суточные не облагаются. Также суточные можно полностью учесть в расходах для налога на прибыль и налога при УСН.
На остальные командировочные расходы НДФЛ и взносы не начисляют и тоже учитывают в расходах в полной сумме, если затраты подтверждены документами.
Как оформить командировку: пошаговая инструкция
Вот что нужно сделать, отправляя сотрудника в командировку:
- Издайте приказ о командировке. Можно использовать унифицированную форму Т-9 или Т-9а, если едет несколько человек, либо составить документ в произвольной форме. Приказ на свою командировку руководитель подписывает сам.
- В табеле учета рабочего времени и рабочие, и выходные дни командировки обозначьте кодом «К» или «06». А выходные, в которые работник был в пути или работал, — кодами «К/РВ» или «06/03». О кодах командировки — письмо Минтруда от 14.02.2013 № 14-2-291.
- Не позднее 3 рабочих дней после возвращения из командировки работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие расходы.
Командировочное удостоверение и служебное задание оформлять не обязательно. Журнал учета работников, убывающих в командировку, тоже можно не вести. Но если вам так удобнее, можете оформить эти документы.
Если командировку продлевают или отменяют, тоже нужен соответствующий приказ в свободной форме.
Рассылка для бухгалтеров
Важные новости, разборы законов и советы для бухгалтеров, которые хотят упростить себе работу и больше зарабатывать. Отправляем раз в две недели
Как оплачивается командировка
За каждый рабочий день в командировке и в пути работнику надо заплатить среднедневной заработок. Зарплату за эти дни начислять не надо.
Кутафин едет в командировку на четыре дня — с понедельника, 11.03.2024, по четверг, 14.03.2024. В расчетный период с 01.03.2023 по 29.02.2024 он был в отпуске с 3 по 30 августа, остальное время отработал. Ему начислены зарплата 410 000 ₽ и отпускные 40 000 ₽.
В расчетный период отработано 229 рабочих дней. База для расчета среднего заработка за дни командировки — 410 000 ₽.
Средний дневной заработок: 410 000 ₽ / 229 дней = 1790,39 ₽.
Средний заработок за время командировки: 1790,39 ₽ × 4 дня = 7161,56 ₽.
Средний заработок платят в сроки выплаты зарплаты. Его облагают НДФЛ, взносами и учитывают в расходах на оплату труда при ОСН и УСН «Доходы минус расходы».
Работнику перед отправкой в служебную поездку нужно перечислить на карту или выдать наличными аванс на командировку. В него входят суточные и деньги на расходы, которые работник понесет в командировке, в частности на проезд и проживание.
Однодневную командировку оплачивают и учитывают как обычную. Единственная особенность: суточные при командировке по России не платят совсем, а при загранкомандировке — 50% от установленной нормы.
Бывает, что работник задерживается в командировке по объективным причинам, например из-за переноса рейса. Тогда за дни задержки надо платить суточные, средний заработок и возместить расходы на проживание.
Если работник заболел в командировке, за дни болезни платят пособие по больничному, средний заработок не начисляют. Расходы на проживание надо возместить, только если в листке нетрудоспособности не заполнено поле «Находился в стационаре с __ по __».
Для внешних и внутренних совместителей никаких особенностей в оформлении и оплате командировки нет.
Командировка в выходной день: как оплатить
Если командированный выехал в служебную поездку, вернулся из нее, был в пути или работал в командировке в выходные или нерабочие праздничные дни, их надо оплатить как работу в выходной. То есть за каждый час работы в такой день положена двойная часовая ставка.
Основание для двойной оплаты — табель учета рабочего времени с отметкой о командировке в выходной или праздник. Ни заявление работника, ни приказ руководителя не нужны, но при желании их можно оформить.
Но вместо двойной оплаты командированный работник может взять отгул по заявлению. Тогда за день отдыха в командировке средний заработок не начисляют, а платят только суточные.
Что важно запомнить
- Командировка — это поездка работника по РФ или за ее пределы по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения. Поездка исполнителя по договору ГПХ, если она необходима для выполнения работы или услуги, командировкой не считается.
- Командировка может быть как однодневной, так и длительной. Срок определяет работодатель с учетом сложности поручения. Но бессрочной командировка быть не может.
- Основные расходы на командировку — это суточные, оплата проживания, проезда и провоза багажа. Обычно работодатели прописывают нормы и правила возмещения командировочных расходов, а также лимиты суточных в локальном нормативном акте — положении о командировках.
- О направлении сотрудника в командировку надо издать приказ — по унифицированной или произвольной форме. После возвращения работник должен сдать в бухгалтерию авансовый отчет, приложив к нему документы, подтверждающие расходы.
- За каждый рабочий день в командировке и в пути работнику платят среднедневной заработок, а не зарплату. Его облагают НДФЛ, взносами и учитывают в расходах на оплату труда.
- Если часть командировки пришлась на выходные и праздничные дни, ее надо оплатить как работу в выходной день, то есть в двойном размере.
Что вызывает у вас самые большие сложности при оформлении командировок?