Как заполнить ЕФС-1

Отчет EФC-1 состоит из титульного листа, двух разделов и их подразделов. Но не все из них нужно сдавать. Чтобы было проще ориентироваться, разбираем подробно особенности заполнения формы и как сдать отчет ЕФС-1 в 2024 году.

В каком виде должен быть отчет ЕФС-1. Форма подачи зависит от числа сотрудников:

• 11 человек и больше — сведения подают только в электронном виде;
• 10 человек и меньше — форму можно представить на выбор в электронном или бумажном виде.

Кто отвечает за подготовку ЕФС-1. В законе не прописано, какие сотрудники заполняют ЕФС-1 — это обязанность работодателя в целом. Поэтому руководитель или ИП сам решает, кто из его работников отвечает за подготовку отчета. Например, можно поручить весь отчет бухгалтеру либо разделить обязанности так: за раздел 2 отвечает бухгалтер, за остальные части — сотрудник отдела кадров.

Отчет ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух разделов:

1. Раздел 1 — в нем указывают данные о кадровых событиях, пенсионном стаже и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию.
2. Раздел 2 — тут приводят сведения об исчисленных взносах на травматизм, об обязательных медосмотрах и специальной оценке рабочих мест.

Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» состоит из таких подразделов:

• 1 — сведения о каждом сотруднике. Подраздел 1 надо заполнять к двум подразделам — 1.2 и 1.1;
• 1.1 — сведения о трудовой деятельности;
• 1.2 — сведения об особом страховом стаже для назначения пенсии, а также о подаче заявления на отпуск по беременности и родам или по уходу за ребенком до 1,5 лет;
• 1.3 — сведения о зарплате и деятельности сотрудников госучреждений. Дальше мы не будем его рассматривать, бизнес не сдает этот подраздел;
• 2 — расшифровка данных из подраздела 1.2 в части стажа работы по профессиям, которые дают право на досрочную пенсию;
• 3 — сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя. Его тоже разбирать не будем, поскольку подавляющее число работодателей эти взносы не платят.

Если таких событий в компании или у ИП не происходит, нулевую ЕФС-1 подавать не нужно. Если таких событий в компании или у ИП не происходит, нулевые подразделы раздела 1 ЕФС-1 подавать не нужно.

Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» состоит из таких подразделов:

• 2.1 — информация о страховых взносах;
• 2.2 — частные агентства занятости, которые временно передают своих сотрудников другим работодателям, указывают сведения для исчисления страховых взносов;
• 2.3 — результаты проведенных обязательных медосмотров работников и спецоценки.

У отчета ЕФС-1 нет единого срока сдачи. Для каждого подраздела — свой срок. Если он выпадает на выходной или праздничный день, его сдвигают на ближайший за ним рабочий.

Ко всем подразделам нужно заполнять титульный лист и подразделы, в зависимости от подаваемых сведений. Например, если сотрудник уволился, нужно заполнить титульный лист и подразделы 1 и 1.1. А если подал заявление на отпуск по уходу за ребенком до 1,5 лет — титульный лист, подразделы 1 и 1.2.

Мы подготовили шаблоны для заполнения:

• подразделы 1 и 1.1 ЕФС-1 — о кадровых событиях;
• подразделы 1 и 1.2 ЕФС-1 — об особом страховом стаже;
• раздел 2 ЕФС-1 — о взносах на травматизм.

Дальше кратко рассмотрим особенности заполнения формы.

Титульный лист одинаков для всех подразделов. Здесь заполняют данные о работодателе:

• регистрационный номер страхователя;
• наименование организации;
• ИНН;
• КПП;
• коды статистики;
• ОГРН или ОГРНИП.

Все, кроме кодов статистики, можно взять из выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП, которую можно скачать бесплатно с сайта налоговой службы.

Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Заполнять нужно только подразделы, для которых есть сведения, пустые листы не подают.

Собрали в таблице информацию, какие части раздела 1 надо подавать, если происходят определенные события. Плюсом обозначены подразделы, которые нужно заполнять, минусом — которые подавать не надо.

Подраздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». В нем указывают сведения о сотруднике по трудовому договору или ГПХ, если было кадровое событие или особенный стаж. Данные берут из паспорта сотрудника, также нужен его СНИЛС и ИНН.

В поле «Код категории ЗЛ» указывают код в зависимости от статуса сотрудника.

Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». В графе 3 нужно указать код и сокращенное название кадрового события.

В графе 4 «Работа в районах Крайнего Севера / Работа в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера» указывают коды:

Графу заполняют по зарегистрированным лицам, которые работают в районах Крайнего Севера / работают в местностях, приравненных к районам Крайнего Севера, в том числе и по договорам ГПХ.

В графе 5 «Трудовая функция» указывают:

• наименование должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
• наименование структурного подразделения, если условие о работе в подразделении есть в трудовом договоре;
• код вида трудового договора: 0 — бессрочный, 0.1 — сроком до шести месяцев, 0.2 — сроком более шести месяцев, 1 — по совместительству, 1.1 — по совместительству менее шести месяцев, 1.2 — по совместительству более шести месяцев.

Когда заключают договор ГПХ, графу не заполняют.

Графу 6 «Код выполняемой функции» заполняют, если подают отчет с событиями «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».

Когда принимают или переводят сотрудника на дистанционную работу, указывают код «ДИСТ».

Если принимают или переводят сотрудника на неполный режим рабочего времени, в графе 6 указывают:

• НЕПД — для неполного рабочего дня;
• НЕПН — для неполной рабочей недели.

Подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже» заполняют и сдают по работникам, которые в текущем году:

• выполняли работу, которая дает право на досрочную пенсию;
• трудились в сельском хозяйстве по списку работ, производств, профессий, должностей, специальностей для повышенной пенсии;
• формировали пенсионные права в соответствии с законом от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»;
• замещали государственные или муниципальные должности, а также должности государственной гражданской службы и муниципальной службы;
• работали полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности, вахтовым методом;
• работали в период отбывания наказания в виде лишения свободы;
• имели периоды простоя или отстранения от работы;
• имели периоды освобождения от работы с сохранением места работы на время исполнения государственных или общественных обязанностей;
• находились в отпуске по беременности и родам по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет, в отпуске без сохранения зарплаты.

В поле «Тип сведений» знаком «X» отмечают тип формы, которую сдают:

• исходная;
• назначение пенсии;
• назначение выплат по ОСС;
• корректирующая;
• отменяющая.

В графах 2 и 3 вписывают даты периода, в связи с которым заполнена форма. Их указывают в пределах года, за который сдают отчет. Например, если сотрудник занят в профессии, дающей право на досрочную пенсию, в организации с ноября 2024 года, в отчете за 2024 год в графе «Период работы» указывают «с 01.11.2024 по 31.12.2024».

Если сотрудница была в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, заполняют две строки:

• в первой указывают даты с начала отчетного периода по дату, предшествующую началу отпуска по беременности и родам или отпуска по уходу за ребенком;
• во второй — дату начала отпуска с указанием в графе 7 «Дополнительные сведения» кода «ДЕКРЕТ» или «ДЕТИ» («ДЕТИПРЛ»).

В отчет также включают сотрудников-совместителей и исполнителей по договорам ГПХ. Данные о периодах работы берут из табелей и договоров ГПХ.

Если кратко, сюда входят такие подразделы:

• 2.1 — информация о страховых взносах;
• 2.2 — для частных агентств занятости, которые временно передают своих сотрудников другим работодателям, они указывают сведения для исчисления страховых взносов;
• 2.3 — результаты проведенных медосмотров работников и спецоценки.

Работодатели должны сдавать:

• подразделы 2.1 и 2.3 — всегда;
• подраздел 2.2 — если есть данные для заполнения.

Не сдают раздел 2 с подразделами только компании и ИП на АУСН.

Форму ЕФС-1 сдают в территориальные отделения Социального фонда России — СФР. Подавать надо по месту учета компании или ИП.

Отчет ЕФС-1 по обособленному подразделению подают по месту регистрации подразделения, если у него открыт отдельный счет в банке и оно начисляет выплаты работникам и страховые взносы на них. Иначе данные по обособленному подразделению включают в раздел 2 ЕФС-1 головного.

Если не сдать подразделы отчета вовремя или не сдать вовсе, наказать могут как работодателя — компанию или ИП, так и должностное лицо, например директора.