Зарегистрируйте бизнес в Тинькофф и получите бонусы до 500 000 Р

Зарегистрируйте бизнес в Тинькофф и получите бонусы до 500 000 Р

Подробнее
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник

Как заполнить ЕФС-1


С 2023 года вместо нескольких отчетов работодатели заполняют одну форму — ЕФС-1. Рассказываем, кто, когда и куда должен ее сдавать


Леонид Яковлев

Леонид Яковлев

Эксперт по праву

Поделиться

С 2023 года вместо нескольких отчетов работодатели заполняют одну форму — ЕФС-1. Рассказываем, кто, когда и куда должен ее сдавать


Леонид Яковлев

Леонид Яковлев

Эксперт по праву

C 2023 года устарело сразу несколько форм отчетности по сотрудникам. К ним относятся СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ с описью ОДВ-1 к ней, ДСВ-3, 4-ФСС. Вместо них работодатели теперь сдают один отчет EФC-1.

Он состоит из титульного листа, двух разделов и их подразделов. Но не все из них нужно сдавать. Чтобы было проще ориентироваться, разбираем подробно особенности заполнения новой формы.

Что такое ЕФС-1

ЕФС-1 — новый отчет, его еще называют «Единая форма сведений». ЕФС-1 сдают с 2023 года все компании и ИП, у которых есть штатные сотрудники, совместители и сотрудники, которые работают по договорам ГПХ.

В каком виде должен быть отчет ЕФС-1. Форма подачи зависит от числа сотрудников:

  • 11 человек и больше — сведения подаются только в электронном виде;
  • 10 человек и меньше — форму можно представить на выбор в электронном или бумажном виде.

Электронную форму нужно подписать усиленной квалифицированной электронной подписью.

Кто отвечает за подготовку ЕФС-1. В законе не прописано, какие сотрудники заполняют ЕФС-1 — это обязанность работодателя в целом. Поэтому руководитель самостоятельно решает, кто из его сотрудников будет нести ответственность за подготовку нового отчета. Например, можно либо поручить весь отчет бухгалтеру, либо разделить обязанности так: за раздел 1.3 и раздел 2 отвечает бухгалтер, за остальные части — сотрудник отдела кадров.

Состав ЕФС-1: какие разделы он содержит

Новый отчет ЕФС-1 состоит из титульного листа и двух разделов:

  1. Раздел 1 — в нем указывают данные о кадровых событиях, пенсионном стаже и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию.
  2. Раздел 2 — в нем указывают данные об исчисленных взносах на травматизм, об обязательных медосмотрах и специальной оценке рабочих мест. Раньше это был расчет 4-ФСС.

Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию» состоит из таких подразделов:

  • 1 — сведения о каждом сотруднике. Подраздел 1 надо заполнять к двум подразделам — 1.2 и 1.1;
  • 1.1 — сведения о трудовой деятельности;
  • 1.2 — сведения о трудовом стаже;
  • 1.3 — сведения о зарплате и деятельности сотрудников госучреждений. Дальше мы не будем его рассматривать, бизнес не сдает этот подраздел;
  • 2 — основания для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии;
  • 3 — сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя.

Если таких событий в компании или у ИП не происходит, нулевую ЕФС-1 подавать не нужно.

Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний» состоит из таких подразделов:

  • 2.1 — информация о страховых взносах;
  • 2.2 — частные агентства занятости, которые временно передают своих сотрудников другим работодателям, указывают сведения для исчисления страховых взносов;
  • 2.3 — результаты проведенных обязательных медосмотров работников и спецоценки.

Показали в таблице, как соотносятся старые формы с разделами и подразделами ЕФС-1.

Новая форма ЕФС-1Старая форма
Подраздел 1 и подраздел 1.1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности»СЗВ-ТД
Подраздел 1 и подраздел 1.2 раздела 1 «Сведения о страховом стаже»СЗВ-СТАЖ
Подраздел 2 раздела 1 «Основание для отражения данных о периодах работы застрахованного лица в условиях, дающих право на досрочное назначение пенсии»Раздел 5 ОДВ-1
Подраздел 3 раздела 1 «Сведения о застрахованных лицах, за которых перечислены дополнительные страховые взносы на накопительную пенсию и уплачены взносы работодателя»ДСВ-3
Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев»4-ФСС

В какие сроки сдавать отчет ЕФС-1

У отчета ЕФС-1 нет единого срока сдачи. Для каждого подраздела — свой срок. Если срок сдачи выпадает на выходной или праздничный день, он переносится на ближайший рабочий.

Сроки сдачи ЕФС-1 по разделам и подразделам

Раздел, подразделСрок сдачи
Подраздел 1.1 раздела 1Ежемесячно, до 25-го числа месяца, следующего за месяцем издания приказа о переводе либо подачи заявления о способе ведения трудовой книжки.
Не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа об оформлении, прекращении, приостановлении или возобновлении трудового договора, заключении или прекращении договора ГПХ
Подраздел 1.2 раздела 1Ежегодно, до 25 января года, следующего за отчетным годом
Подраздел 2 раздела 1Одновременно с подразделом 1.2, если есть сведения о лицах, которые имеют право на досрочное назначение пенсии
Подраздел 3 раздела 1Ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом
Раздел 2Ежеквартально, до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом

Сроки сдачи отчета ЕФС-1 в 2023 году

Раздел, подразделСрок сдачи
Подраздел 1.1 раздела 1До 25-го числа за предыдущий месяц либо не позднее ближайшего рабочего дня после кадрового события
Подраздел 1.2 раздела 1До 25 января 2023 года — за 2022 год.
До 25 января 2024 года — за 2023 год
Подраздел 2 раздела 1До 25 января 2023 года — за 2022 год.
До 25 января 2024 года — за 2023 год
Подраздел 3 раздела 1За 1‑й квартал — до 25 апреля.
За полугодие — до 25 июля.
За 9 месяцев — до 25 октября.
За 2023 год — до 25 января 2024 года
Раздел 2За 1‑й квартал — до 25 апреля.
За полугодие — до 25 июля.
За 9 месяцев — до 25 октября.
За 2023 год — до 25 января 2024 года
Партнерская программа для бухгалтеров

Предложение Тинькофф

Партнерская программа для бухгалтеров

  • Платим за клиентов, которые пришли в Тинькофф Бизнес от вас
  • Получайте процент от прибыли или фиксированную сумму
  • Выделяем персонального менеджера
Узнать больше

Особенности заполнения ЕФС-1 по сравнению со старыми формами

Ко всем подразделам нужно заполнять титульный лист и подразделы, в зависимости от подаваемых сведений. Например, если сотрудник уволился, нужно заполнить: титульный лист, подразделы 1 и 1.1 раздела 1. Если работодатель перечислил в отчетном периоде допвзносы на накопительную пенсию — титульный лист и подраздел 3 раздела 1.

Мы подготовили шаблоны для заполнения:

Дальше кратко рассмотрим особенности заполнения новой формы.

Титульный лист одинаков для всех подразделов. На титульном листе формы ЕФС-1 заполняют данные о работодателе:

  • регистрационный номер страхователя;
  • наименование организации;
  • ИНН;
  • КПП;
  • коды статистики;
  • ОГРН или ОГРНИП.

Все, кроме кодов статистики, можно взять из выписки из ЕГРЮЛ или ЕГРИП. Выписки можно скачать бесплатно с сайта налоговой службы.

Коды статистики организации можно посмотреть на территориальном сайте Росстата. Поля с кодами статистики «ОКФС», «ОКОГУ» и «ОКПО» обязаны заполнять только государственные и муниципальные учреждения. Остальные могут оставить их пустыми.

Раздел 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности, страховом стаже, заработной плате и дополнительных страховых взносах на накопительную пенсию». Заполнять нужно только те разделы, по которым есть сведения, пустые листы не подают.

Собрали в таблице информацию, какие части раздела 1 надо подавать, если происходят определенные события. Плюсом обозначены подразделы, которые нужно заполнять, минусом — которые подавать не надо.

Тип подаваемых сведенийТитул11.11.21.323
Произошли кадровые события: прием, увольнение, перевод+++
Есть особенности, которые влияют на страховой стаж, например сотрудники, которые находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от 1,5 до 3 лет, в отпуске без сохранения заработной платы+++
Сотрудники имеют право на досрочную пенсию++
Работодатель уплатил допвзносы на накопительную пенсию++

Подраздел 1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». В нем указывают сведения о каждом сотруднике по трудовому договору или ГПХ. Данные берут из паспорта сотрудника, его СНИЛС и ИНН.

В поле «Код категории ЗЛ» указывают код в зависимости от статуса сотрудника.

КодКатегория застрахованного лица
ГРФГраждане РФ
ПЖИГИностранные граждане или лица без гражданства, постоянно проживающие на территории России
ВЖИГИностранные граждане или лица без гражданства, временно проживающие на территории России, а также временно пребывающие на территории России иностранные граждане или лица без гражданства, которым предоставлено временное убежище
ВПИГИностранные граждане или лица без гражданства, временно пребывающие на территории России, за исключением высококвалифицированных специалистов
ВКСИностранные граждане или лица без гражданства из числа высококвалифицированных специалистов, временно пребывающие на территории России

Поле «Гражданство (код страны)» заполняют по Общероссийскому классификатору стран мира: указывают цифровой код, который соответствует гражданству сотрудника. Например, для граждан РФ — код «643». Для лиц без гражданства — код «000».

Подраздел 1.1 раздела 1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности». В графе 3 нужно указать код и сокращенное название кадрового события.

КодСокращенное название событияПолное название события
1ПРИЕМПрием на работу (службу)
2ПЕРЕВОДПеревод на другую работу в пределах одной компании
3ПЕРЕИМЕНОВАНИЕИзменение наименования работодателя
4УСТАНОВЛЕНИЕ (ПРИСВОЕНИЕ)Присвоение работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации с записью в трудовую книжку. Указывают разряды, классы или другие категории этих профессий, специальностей или уровней квалификации: класс, категория, классный чин
5УВОЛЬНЕНИЕУвольнение с работы
6ЗАПРЕТ ЗАНИМАТЬ ДОЛЖНОСТЬ (ВИД ДЕЯТЕЛЬНОСТИ)Лишение права в соответствии с приговором суда занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью
7ПРИОСТАНОВЛЕНИЕПриостановление действия трудового договора с сотрудником на период военной службы по мобилизации или по контракту
8ВОЗОБНОВЛЕНИЕВозобновление действия трудового договора с сотрудником после окончания военной службы по мобилизации или по контракту
9НАЧАЛО
ДОГОВОРА ГПХ
Начало периода работы по договору ГПХ, договору авторского заказа
10ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХОкончание периода работы по договору ГПХ

В графе 5 «Трудовая функция» указывают наименование:

  • должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
  • наименование структурного подразделения, если условие о работе в подразделении есть в трудовом договоре.

Если подают сведения по внутренним или внешним совместителям, в этой графе нужно указать, что сотрудник трудится по совместительству. Когда заключают договор ГПХ, графу не заполняют.

Графу 6 «Код выполняемой функции» заполняют, если подают отчет с событиями «ПРИЕМ», «ПЕРЕВОД», «УВОЛЬНЕНИЕ», «ПРИОСТАНОВЛЕНИЕ», «ВОЗОБНОВЛЕНИЕ», «НАЧАЛО ДОГОВОРА ГПХ» или «ОКОНЧАНИЕ ДОГОВОРА ГПХ».

В графе 6 пишут кодовое обозначение выполняемой функции. Код состоит из пяти цифр в формате «ХХХХ.Х», его берут из Общероссийского классификатора занятий — ОКЗ. Для договоров ГПХ в графе 6 после кода выполняемой функции указывают дополнительно код договора.

Коды видов договора ГПХ

КодВид договора
ДГПХДоговор гражданско-правового характера о выполнении работ или оказании услуг
ДАВТДоговор авторского заказа
ДОИПДоговор об отчуждении исключительного права на произведения науки, литературы, искусства
ИЗЛДИздательский лицензионный договор
ЛДПИЛицензионный договор о предоставлении права использования произведения науки, литературы, искусства

Графу 7 «Причины увольнения» заполняют, когда увольняют сотрудника. В ней указывают код причины увольнения из раздела «Коды причин увольнения, используемые при заполнении формы…» и вписывают без сокращений причину, по которой расторгли трудовой договор.

Подраздел 1.2 подраздела 1 «Сведения о страховом стаже» заполняют и сдают не по всем работникам, а только по тем, которые в текущем году:

  • выполняли работу, которая дает право на досрочную пенсию;
  • работали в сельском хозяйстве и при подсчете стажа работы которых применяется список работ, производств, профессий, должностей, специальностей, по которому устанавливают повышенный размер пенсии;
  • формировали свои пенсионные права в соответствии с законом от 15.05.1991 № 1244-1 «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС»;
  • замещали государственные или муниципальные должности, а также должности государственной гражданской службы и муниципальной службы;
  • работали полный навигационный период на водном транспорте, полный сезон на предприятиях и в организациях сезонных отраслей промышленности, вахтовым методом;
  • работали в период отбывания наказания в виде лишения свободы;
  • имели периоды простоя или отстранения от работы;
  • имели периоды освобождения от работы с сохранением места работы на время исполнения государственных или общественных обязанностей;
  • находились в отпуске по уходу за ребенком в возрасте от полутора до трех лет, в отпуске без сохранения зарплаты.

В поле «Тип сведений» знаком «X» отмечают тип формы, которую сдают:

  • исходная;
  • назначение пенсии;
  • корректирующая;
  • отменяющая.

В графах 2 и 3 вписывают даты, когда сотрудник начал и закончил работать. Их указывают в пределах года, за который сдают отчет. Например, если сотрудник работает в организации с ноября 2022 года, в отчете за 2023 год в графе «Период работы» указывают «с 01.01.2023 по 31.12.2023».

В отчет также включают сотрудников-совместителей и исполнителей по договорам ГПХ. Данные о периодах работы берут из табелей и договоров ГПХ.

Остальные строки заполняют по приложениям из порядка заполнения ЕФС-1, утвержденного постановлением правления ПФР.

Пример заполнения подразделов 1.1 и 1.2 подраздела 1

Раздел 2 «Сведения о начисленных страховых взносах на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний». Этот раздел заменил бывший отчет 4-ФСС. Как его заполнять — разобрали подробно в отдельной статье.

Если кратко, сюда входят такие подразделы:

  • 2.1 — информация о страховых взносах;
  • 2.2 — для частных агентств занятости, которые временно передают своих сотрудников другим работодателям, указывают сведения для исчисления страховых взносов;
  • 2.3 — результаты проведенных медосмотров работников и спецоценки.

Работодатели должны сдавать:

  • подразделы 2.1 и 2.3 — всегда;
  • подраздел 2.2 — если есть данные для заполнения.

Не сдают раздел 2 с подразделами только компании и ИП на АУСН.

Куда сдавать ЕФС-1

Форму ЕФС-1 сдают в территориальные отделения Социального фонда России — СФР. Подавать надо по месту учета компании или ИП.

Отчет ЕФС-1 по обособленному подразделению подают по месту регистрации подразделения, если у него открыт отдельный счет в банке и оно начисляет выплаты работникам и страховые взносы на них. Если эти условия не выполняются, данные по обособленному подразделению включают в раздел 2 ЕФС-1 головного подразделения.

Ответственность за нарушение правил сдачи отчета

Если не сдать подразделы отчета вовремя или не сдать вовсе, наказать могут как работодателя — компанию или ИП, так и должностное лицо, например директора.

НарушениеНаказание для должностного лицаНаказание для компании или ИПЧем установлено
Не сдан подраздел 1.1 раздела 1Предупреждение или штраф 300—500 ₽ч. 2 ст. 15.33.2 КоАП РФ
Не сдан подраздел 1.2 раздела 1Штраф 500 ₽ за каждого работника, сведения о котором должны быть в подразделест. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ
Не сдан подраздел 2 раздела 1Штраф 500 ₽ за каждого работника, сведения о котором должны быть в подразделест. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ
Не сдан подраздел 3 раздела 1Штраф 500 ₽ за каждого работника, сведения о котором должны быть в подразделест. 17 закона от 01.04.1996 № 27-ФЗ
Не сдан раздел 25% от суммы взносов, которая должна быть уплачена в бюджет за истекший квартал, но не более 30% от суммы взносов по разделу 2 и не менее 1000 ₽п. 1 ст. 26.30 закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ
Бухгалтерия

Найдите больше ответов на вопросы о бизнесе

Максим Белов

Для определения кода выполняемой функции удобно использовать иерархический
классификатор ОКЗ: — https://inform.best/page/OKZ.html


Больше по теме