Как сервисы для видеоконференций помогают управлять удаленными командами
Гибридный и удаленный формат работы сегодня уже не редкость, а норма. Как следствие, на рынке появилось множество приложений для видеосвязи. Но их роль не сводится к платформе для звонков. Они способны объединять команду и делать взаимодействие и работу эффективнее. Как именно — читайте в нашей статье.
Вызовы удаленной работы
Сервисы для видеоконференций существуют не первое десятилетие, но качественный скачок в их развитии и широте применения случился лишь около четырех лет назад. Пандемия вынужденно перевела огромные команды с офисного формата на удаленный, и даже когда ограничения были сняты, далеко не все захотели возвращаться в привычные опен-спейсы. Преимущества удаленки оценили все. Сотрудники теперь могут добираться до работы за считанные секунды, просто включив компьютер или подключившись к встрече с помощью смартфона. Владельцы компаний сэкономили сотни тысяч рублей, отказавшись от аренды огромных площадей в бизнес-центрах.
Конечно, офисы не ушли в прошлое полностью — все-таки необходимость в очном взаимодействии по-прежнему осталась, просто его требуется гораздо меньше, чем было принято считать. Поэтому на первый план вышел гибридный формат, когда часть рабочего времени сотрудник проводит в офисе, а часть — работает удаленно. Согласно совместному исследованию hh.ru и МТС Линк, доля вакансий с гибридным форматом работы увеличилась в 3 раза по сравнению с 2021 годом. Но и при гибридном, и при полностью удаленном формате организация эффективной работы команды остается одной из важнейших задач.
Из-за недостаточно продуманного подбора онлайн-сервисов сотрудники много времени тратят впустую. К примеру, по данным Harvard Business Review, в среднем сотрудники переключают приложения и вкладки браузера около 1200 раз в день. В пересчете на минуты и часы получается, что они тратят на это занятие около 9% рабочего времени ежегодно. Временные затраты увеличиваются, если в компании применяется отдельное решение для каждой задачи, а вот интегрированные продукты напротив повышают продуктивность.
Нередко эффективность удаленных команд снижается из-за неудачной организации внутренних процессов. Пожалуй, сложно найти сотрудника, который не проводил бы впустую целые часы на встречах, куда его пригласили «на всякий случай». Обычно человек, не имеющий прямого отношения к проектам, на таких встречах не вовлечен, а другие участники с ним почти не взаимодействуют. Как следствие — серьезная потеря рабочего времени.
Согласно уже упомянутому исследованию Harvard Business Review, среднестатистический руководитель проводит на совещаниях 23 часа в неделю, а сотрудник — примерно треть рабочей недели. При этом 27% встреч заканчивается без четкого результата, а на 62% встреч, которые посещают сотрудники, их присутствие не требуется.
Как сервисы видеоконференцсвязи повышают эффективность команд
Сервисы для видеоконференций (ВКС) — один из инструментов, который помогает справляться с перечисленными вызовами. Сегодня ВКС-платформы — это уже не просто программы для звонков. Они включают также инструменты для тайм-менеджмента, аналитики, интерактива, а развитие искусственного интеллекта делает возможности все шире.
Вот несколько распространенных проблем, в решении которых оказывается полезной дополнительная функциональность ВКС-сервисов.
Участие в ненужных встречах. ВКС-платформы помогают свести количество ненужных встреч к минимуму благодаря искусственному интеллекту. ИИ может предоставить как полный текст беседы, так и ее краткое резюме: какие вопросы обсуждались, какие предложения вносились, к чему пришли в итоге. Благодаря этим инструментам количество участников встречи можно сократить до необходимого минимума, а тем, кого обычно зовут “на всякий случай”, будет достаточно послать краткие итоги и решения.
Результаты обсуждений теряются, особенно если встреч много. На платформе МТС Линк с такой проблемой помогает справиться ИИ-помощник. Он может отвечать на вопросы по прошедшим встречам в свободной форме, как GPT-ассистент. Можно спросить, например “Что мы с коллегами решили на встрече по планированию четвертого квартала”, “Какие задачи назначены мне на встречах за последнюю неделю”.
Низкая вовлеченность участников. Отчасти эта проблема — следствие предыдущей. Когда участников зовут на ненужные встречи, они скучают, отвлекаются, переключаются на другие вкладки. В ВКС-сервисы встроены инструменты для контроля вовлеченности, которые позволяют увидеть моменты, когда сотрудник отвлекается, переключает на другие приложения и вкладки браузера. Важно понимать причины спадов вовлеченности: чаще всего они случаются не по вине сотрудников, а из-за низкой информативности или интерактивности встречи. Повысить вовлеченность участников помогают такие инструменты, как онлайн-доски, опросы, тесты, голосования, реакции — все они есть в ВКС-сервисах. Также важно напоминать всем участникам о возможности общаться в чате встречи, если они не хотят высказываться голосом.
Сложно собрать вместе удаленных и офисных сотрудников. Такое бывает в компаниях, работающих в гибридном формате, а их сейчас очень много. Для подобных случаев есть специальное программное обеспечение и оборудование, позволяющее собирать гибридные встречи в едином цифровом пространстве. Офисные сотрудники подключаются к ним из общей переговорной комнаты или со своих рабочих мест, а удаленные — с ноутбука или мобильного устройства из любой удобной точки.
Члены одной команды живут в разных часовых поясах. Россия — огромная страна с одиннадцатью часовыми поясами, и когда в столице только начался рабочий день, во Владивостоке он уже подходит к концу. Это создает сложности в удаленных командах, и ВКС-сервисы помогают их решить. Чтобы одним сотрудникам не пришлось вставать рано утром, а другим — ложиться заполночь, можно пригласить только часть команды, а остальным предоставить запись и ее резюме, сделанное ИИ-помощником.
Слишком много разрозненных сервисов для коммуникаций. Переписка в чате ведется с помощью одного сервиса, созвоны — в другом, планирование — в третьем, онлайн-обучение — в четвертом. Знакомая картина, правда? Приходится запускать сразу несколько приложений, держать постоянно открытыми десятки вкладок, и отдельная задача — не запутаться в них и ничего не пропустить и не упустить. Решение — ВКС со встроенными сервисами: чатами, интерактивными досками, онлайн-залами для вебинаров, календарем и многим другим. С ними будет достаточно держать открытым только одно приложение, причем оно само синхронизирует разные задачи: напомнит о запланированной встрече, запустит вебинар по расписанию и так далее. Такие продукты на рынке уже есть, и они постоянно развиваются, включая все больше сервисов и возможностей.
Советы по организации эффективной коммуникации в удаленных командах с помощью сервисов для видеоконференций
Чтобы получать полную отдачу от видеоплатформ для взаимодействия удаленных команд, важно помнить об организационных моментах. Они помогут не тратить время впустую и сделают переговоры максимально продуктивными.
Составляйте заранее повестку встречи. Во время приглашения участников отправьте краткий план или список вопросов, которые будут обсуждаться. Это позволит подготовиться заранее: даже если сотрудник не найдет времени проработать тему детальнее до встречи, он так или иначе сосредоточится на ней, что позитивно скажется на вовлеченности.
Следите за вовлеченностью. Довольно привычна картина, когда на встрече присутствует 10 человек, а общаются только 3-4. Воспользуйтесь сервисом для отслеживания вовлеченности, чтобы понять: действительно ли все эти сотрудники нужны на встрече? Если ответ «нет», то, возможно, в следующий раз стоит уменьшить круг приглашенных. Если ответ «да», то подумайте, как вы можете повысить их вовлеченность. Оцените, они сами не пытаются высказаться или им просто не дают возможность. Попробуйте задавать наводящие вопросы или обращаться к участникам персонально, а не ко всем сразу.
Не пренебрегайте чатом. Во время видеовстреч чат часто остается пустым. Между тем с его помощью удобно обмениваться ссылками, файлами, дополнительными комментариями. Последнее особенно ценно, поскольку не придется перебивать говорящего, и в то же время примечания будут видны всем.
Проводите отдельные встречи для узких вопросов. Если тема не касается всей команды, не нужно обсуждать ее на общей встрече. Сэкономьте время сотрудников и соберите отдельную конференцию, пригласив туда только тех, кого касаются эти вопросы.
Соблюдайте регламент. Обозначайте временные рамки во время приглашения и старайтесь их придерживаться. Оптимальная продолжительность — от 30 до 60 минут. Если вы видите, что не укладываетесь, лучше снова созвониться позже, чем затягивать конференцию, поскольку у сотрудников могут быть запланированы другие встречи. Если же затягивание происходит систематически, это серьезный повод задуматься: действительно ли вы фокусируетесь на ключевых темах или слишком много отвлекаетесь на посторонние моменты?
Собирайте обратную связь. Спросите сотрудников, насколько эффективными им кажутся встречи, насколько удобен для них сервис для видеоконференции. Возможно, выяснится, что вам стоит поискать более продвинутое и производительное решение.
Помогают ли вам платформы для видеоконференций повышать эффективность взаимодействия в удаленной команде? Какие опции вы для этого используете чаще всего?