Зарегистрируйте бизнес в Т-Банке и получите бонусы до 500 000 ₽

Зарегистрируйте бизнес в Т-Банке и получите бонусы до 500 000 ₽

Подробнее
РассылкиИдеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник
РассылкиИдеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник

5 причин, почему мы запретили бесконечные созвоны, и какие в итоге оставили


Бессмысленные и беспощадные созвоны по любому поводу — это серьезная проблема для многих команд. Не зря на этот счет появилось так много шуток и мемов. То, что раньше было удобным и эффективным инструментом, в какой-то момент вышло из-под контроля и начало осложнять работу.

Мы тоже столкнулись с этой проблемой, но вовремя поняли, что ситуацию нужно менять. Делимся своим опытом и теми решениями, которые сделали онлайн-встречи по-настоящему эффективными.

5 причин, почему «быстрые» созвоны по любому поводу — враги вашей команды

Часто видим в чатах фразу «да давай созвонимся на 5 минут, так будет быстрее». На самом деле это коварная иллюзия. Ниже объясню, почему.

Тратят рабочее время. Многие сотрудники созваниваются, чтобы сэкономить время. В этом есть логика, когда мы говорим про запланированный, четко структурированный процесс, у которого есть цель и понятные рамки. Но хаотичные звонки в течение дня, особенно когда их становится слишком много, наоборот тратят время сотрудников.

При этом многие люди не умеют выражать свои мысли кратко и максимально точно. Поэтому без участия модератора обычный звонок вместо запланированных 5 минут часто длится 15 и больше.

Работа в тредах мессенджера
Работа в тредах мессенджера

Если можно решить вопрос без очередного созвона “на 10 минут”, лучше выбрать альтернативный метод

Если можно решить вопрос без очередного созвона “на 10 минут”, лучше выбрать альтернативный метод

Снижают эффективность работы. Представьте, что сотрудник сосредоточен на решении сложной задачи. Если он параллельно ведет переписку, то может возвращаться к ней тогда, когда это комфортно. Но при созвоне это невозможно, потому что нужно подстроиться под собеседников и подобрать общий свободный слот. Если из-за этого приходится отложить задачу, то на повторное погружение в работу уходит дополнительное время. Чем больше таких разрывов происходит в течение дня — тем ниже эффективность специалистов, которые вынуждены постоянно отвлекаться.

Раздражают команду. Если сотрудники не могут планировать свой день и следовать конкретному расписанию, то это сильно повышает уровень стресса. Люди не могут распределить задачи на день так, чтобы выполнить нужный объем работы, соблюсти все дедлайны и при этом оставить время на перерывы — обед, кофе или короткую передышку после сложной задачи.

Причины увольнения сотрудника
Причины увольнения сотрудника

Раздражение копится, и в один прекрасный день может вылиться в увольнение

Раздражение копится, и в один прекрасный день может вылиться в увольнение

Даже если этот фоновый стресс сначала не ощущается, со временем человек замечает, что он гораздо сильнее устает, а его эффективность снижается. В сочетании с другими нежелательными факторами это нередко приводит к выгоранию.

Ломают структуру бизнес-процессов. Чем больше вопросов решается внутри команды, тем выше потребность в четкой структуре бизнес-процессов. Понятные ТЗ, расписание, отчеты, канбан-доски — эти и многие другие инструменты помогают структурировать, систематизировать работу. А вот бесконечные созвоны все только осложняют.

Детали, которые обсуждаются голосом, часто нигде не зафиксированы. Кто-то что-то сказал, о чем-то договорился, а до нужных людей это не дошло или дошло в искаженном виде. Если не дублировать каждый звонок кратким отчетом, то многое можно упустить. Но и делать двойную работу тоже бессмысленно, особенно если в день проходит несколько созвонов.

Секретарь онлайн-встречи
Секретарь онлайн-встречи

Вообще все решается безупречной организацией, но когда созвонов слишком много, процессы рано или поздно дадут сбой

Вообще все решается безупречной организацией, но когда созвонов слишком много, процессы рано или поздно дадут сбой

Негативно влияют на репутацию руководителей. Эта причина очевидна не для всех, и о ней важно сказать. Когда руководители постоянно инициируют «пустые» созвоны, у сотрудников это вызывает недоумение. Рано или поздно они приходят к выводу о том, что лидеры не справляются со своими задачами, а только осложняют жизнь команде. Это настроение может распространиться и на другие направления работы, что в целом снизит эффективность сотрудников.

Как мы все-таки настроили коммуникацию и какой эффект получили

Обойтись вообще без созвонов невозможно, особенно когда большая часть команды работает в удаленном формате. Остается только одно — оптимизировать и правильно организовать коммуникацию, чтобы звонки не мешали, а помогали команде достигать поставленных целей. Рассказываем, что сделали.

Шаг 1: классифицировали созвоны и прописали критерии, когда они необходимы. Есть разные виды встреч, поэтому мы изучили все варианты и выбрали те форматы, без которых не обойтись:

  • стратегические (раз в месяц или квартал) — такие созвоны нужны, чтобы оценить прогресс команды и свериться с KPI;
  • организационные (раз в неделю или ежедневно) — это небольшие созвоны, во время которых команда обсуждает небольшие задачи, делится краткосрочными планами и оптимизирует работу по ситуации;
  • проектные (1-2 раза в неделю) — встречи этого формата необходимы, когда нужно разрабатывать проект или продукт, составлять и корректировать планы, отслеживать прогресс по их выполнению.

Формат и регулярность зависят от специфики бизнеса и особенностей работы команды. Лучше всего изучить опыт разных компаний и подобрать то, что отвечает вашим задачам.

Шаг 2: соотнесли выбранные форматы с нашей работой и составили подходящую схему встреч для команды. Конечно, такая схема получилась не сразу. Какое-то время пришлось пожить в тестовом режиме и попробовать разные варианты. Например, изначально мы захотели отказаться от дейли (ежедневных коротких созвонов), но быстро поняли, что это неверное решение.

Путем проб и ошибок в нашей команде сложилась схема созвонов, которая включает:

  1. Утренние дейли в формате видеозвонка. Рабочий день начинается с того, что каждый участник команды кратко рассказывает о своих планах на день, а также резюмирует результаты предыдущего дня. Этот формат очень похож на scrum-митинги. А еще он помогает заряжать команду энергией и поддерживать приятную дружескую атмосферу, что очень важно при работе на удаленке.
  2. Отчетные встречи по итогам спринтов или проектов. Они необходимы, чтобы подвести итоги, проанализировать работу команды, отметить успехи и обратить внимание на ошибки.
  3. Мастермайнды, мозговые штурмы. Такие встречи очень выручают, если при решении задачи команда оказалась в тупике. А еще мы проводим мозговые штурмы перед началом крупных проектов, чтобы собрать как можно больше интересных идей.
Ежедневные созвоны с командой
Ежедневные созвоны с командой

Секрет небольшой длительности утренних созвонов — в регулярности

Секрет небольшой длительности утренних созвонов — в регулярности

Шаг 3: прописали четкие требования для каждого варианта митапа. У каждого формата встреч теперь есть свои правила, в которых мы учли:

  1. Периодичность. Если возникла необходимость в срочном созвоне, мы стараемся выбирать день, свободный от митингов, а также дополнительно согласовываем время со всеми участниками.
  2. Тайминг. Если встреча длится более 40 минут, обязательно добавляем перерыв. А еще при планировании митингов всегда учитываем часовой пояс всех участников, чтобы никому не приходилось оставаться на работе поздним вечером или просыпаться слишком рано.
  3. Особенности подготовки к созвону. Например, для мозговых штурмов мы используем специальный сервис с канбан-доской и совместным доступом. А на дейли рекомендуем всем участникам самостоятельно делать записи в удобном для себя формате.
  4. Роли участников — ведущий, секретарь, модератор (в зависимости от формата).
  5. Способы фиксации результата. Если по итогам встречи нужно составить отчет, то для решения этой задачи мы заранее назначаем ответственного — как правило, это секретарь.

Требования к встречам мы оформили в виде отдельного документа и разместили там же, где и все остальные инструкции, регламенты компании.

Шаг 4: создали условия работы, при которых необходимость в лишних созвонах отпадает. Если в команде царит хаос, то любые правила в отношении созвонов решат проблему лишь частично. Поэтому важно в целом посмотреть на качество коммуникации между сотрудниками и понять, какие проблемы есть, как их можно исправить.

Факапы в работе с клиентом
Факапы в работе с клиентом

Прописанные регламенты и рекомендации в 90% случаев помогают не проводить созвон, потому что сотрудники уже знают, как поступить

Прописанные регламенты и рекомендации в 90% случаев помогают не проводить созвон, потому что сотрудники уже знают, как поступить

Простые рекомендации:

  • делайте прогресс по задачам прозрачным — в этом поможет канбан-доска с бумажными стикерами или таск-менеджер;
  • структурируйте общение команды: например, можно договориться с командой обсуждать в чатах не больше одного вопроса одновременно — ещё один удобный вариант — мессенджер с тредами, благодаря которым можно навести порядок в переписке;
  • пишите инструкции и регламенты;
  • давайте сотрудникам достаточно пространства для инициативы — так они будут тратить меньше времени, чтобы что-то уточнить или спросить разрешения;
  • уделяйте больше внимания процессу онбординга, а также закрепляйте за новичками менторов.
Зачем нужны регламенты
Зачем нужны регламенты

Вуаля — и никакой созвон не нужен

Вуаля — и никакой созвон не нужен

Иными словами, нужно действовать превентивно. Чем больше вопросов вы закрываете еще до их появления — тем ниже необходимость в созвонах. И тогда время митингов тратится на действительно важные и приоритетные задачи.

Какие результаты мы получили

Как только мы убрали ненужные митинги и четко структурировали те встречи, которые остались, результаты не заставили себя ждать. Атмосфера в коллективе стала более спокойной и расслабленной, сотрудники, включая руководителей, получили два, а то и три часа дополнительного времени, которое можно потратить на работу. Многие отметили, что им стало проще планировать свой день, вовремя завершать задачи и соблюдать дедлайны.

Уровень стресса тоже стал значительно меньше. Это очень важно, так как мы строим команду на долгие годы, а не стремимся выжать из нее максимум здесь и сейчас.

Выводы

Часто руководители недооценивают тот вред, который наносят команде уже привычные вещи. Например, тимлиды видят недовольство сотрудников регулярными созвонами, но все равно продолжают действовать по накатанной, по принципу «работает — не трогай». Игнорирование подобных проблем со временем может «сжечь» команду и поставить под угрозу бизнес.

Мы на своем опыте убедились, что отказ от бесполезных созвонов — это решение, которое практически сразу дает профиты. Оно положительно отражается буквально на всем: бизнес-процессах, результатах работы и психологическом состоянии сотрудников. Этот тот случай, когда относительно небольшими усилиями можно вывести работу команды на совершенно другой уровень.

Расчетный счет для бизнеса

Предложение от Т-Банка

Расчетный счет для бизнеса

  • Бесплатное открытие, онлайн. Реквизиты — в день заявки
  • Первые два месяца — бесплатное обслуживание
  • Любые платежи ИП и юрлицам внутри банка — 0 ₽
Узнать больше

АО «ТБанк», лицензия №2673

Евгений Перов
Евгений Перов

А как вы боретесь с неэффективными созвонами?


Больше по теме

Новости

Добавьте почту

Мы отправим вам приглашение на мероприятие

Продолжая, вы принимаете политику конфиденциальности и условия передачи информации