Как управлять проектным агентством на удаленке и не стать одиноким волком

Для проектного агентства организация удаленной работы может стать вызовом. В то же время это отличная практика для выстраивания процессов.

В проектной работе все завязано на взаимодействии разных специалистов и соблюдении сроков. Это можно сравнить со строительством частного дома.

Конечно, схемы проектов различаются по сложности, количеству привлеченных специалистов и этапов, но суть везде примерно одинакова. Каждый этап — основа для следующего. Все идет в своей очередности, и нельзя выполнить одну задачу вперед другой. Если где-то происходит поломка, движение останавливается.

Когда человек из проектной команды ходит в офис, до него объективно легче «дотянуться» с вопросом или узнать мимоходом, на каком этапе задача. На удаленке это сложнее.

Основа эффективной работы — выстроенные процессы и налаженное взаимодействие. Если этого нет, удаленный формат работы можно сравнить с отправкой почтовых голубей в 19 веке. Птички получили задачу и разлетелись, проектный менеджер сидит и надеется, что они выживут и вернутся с результатом. В этой статье рассказываем, как организовать взаимодействие и избежать подводных камней.

Разберем основные принципы организации удаленной работы.

Установите общие правила. В первую очередь это касается расписания. Удаленный сотрудник может изначально находиться в этом же городе и работать из дома. Затем решит стать цифровым кочевником и переедет на другую часть континента. Для наглядности: 10 утра в Москве — это 14 часов на Пхукете.

Мы с командой договорились, что каждый работает по местному времени, но подключается на ежедневный видеосозвон. Встречи проводим в 13:00 мск — ребятам в любом часовом поясе удобно синхронизироваться с коллегами в Zoom.

Возьмем пример выше, с подготовкой контента на неделю. По этому списку уже можно прописать простую road map — есть четкая цепочка задач, и даже прописаны ответственные за каждый этап. В визуализации поможет сервис Miro или MindMeister.

Начните с регулярных работ агентства и действуйте по аналогии. Чем конкретнее описание, тем лучше — постарайтесь учесть всю последовательность действий и вероятность отката на предыдущий этап. Укажите ответственных, чтобы всем участникам команды была понятна цепочка взаимодействия. Это поможет отладить процессы, как конвейер на заводе.

Распределите нагрузку. Здесь могут возникнуть сложности. У разных специалистов на одной должности может быть свой темп работы и предрасположенность к определенным задачам. Например, один SMM-специалист легко выдает креативные идеи, зато всячески откладывает составление отчета. Другой, наоборот, силен в аналитике, но долго думает над креативами для контент-плана. При этом у каждого свои проекты, которые включают оба типа задач.

Отдайте сотрудникам планирование: попросите их самостоятельно оценить трудозатраты и использовать счетчики времени. Исходя из этого, можно определить среднее время на задачу и корректировать загрузку специалиста.

Не стремитесь заполнить весь рабочий день — заложите время на созвоны и переключение между задачами. Это поможет адекватно распределить нагрузку для комфортной и продуктивной работы.

Первым делом настройте чаты — для этого можно использовать организационную структуру компании. В проектном агентстве:

1. Основой станут отдельные чаты проектов, где будут специалисты, которые непосредственно работают над ними. Например: «SMM: ЖК „Дом мечты“», «SEO: Стоматология „Красивые зубы“».
2. Следующий уровень — чаты отделов. Например: «Дизайнеры», «Редакция», «Проджекты». В них участники смогут обсудить специфику своей работы или попросить коллегу помочь по горящей задаче.
3. Для регулярных внутренних процессов тоже лучше сделать отдельные чаты: «Зарплата», «Документы», «Агентство: сайт» и т. д. Так будет проще смотреть прогресс и ставить задачи по конкретному направлению.

Настройте инструменты для совместной работы. Разбор инструментов для организации — тема для отдельной статьи. Их великое множество, и каждый руководитель сам выбирает, на чем строить виртуальный офис.

• сервис для постановки и отслеживания задач — Shtab или Asana;
• мессенджер для коммуникации внутри команды — Telegram, Slack или любой похожий на него сервис;
• облачное хранилище данных — Google Drive или Яндекс Диск;
• платформа для проведения видеоконференций — Zoom или Google Meet;
• сервис для планирования событий и встреч — Google Calendar;
• документы, таблицы и презентации для совместной работы — Google Docs, Google Sheets и Google Slides;
• онлайн-доска для построения road map и визуализации идей — Miro или MindMeister.

Введите отчеты по целям. В проектах с регулярными работами дедлайны обычно понятны. Например, подготовка контента для соцсетей на неделю — довольно конвейерный процесс. Здесь вся команда понимает, когда нужно переходить с этапа на этап, и сотрудники контролируют друг друга.

Бывают более сложные, долгие или сфокусированные на одном специалисте задачи. Например, разработка любой стратегии или SEO-оптимизация сайта. Для таких задач лучше завести отдельный чат по целям.

Суть такая же, как в road map — общая большая цель разбивается на этапы. Каждый этап — отдельная задача со своим сроком. Ответственный за общую задачу каждый день или в определенный интервал постит прогресс. Это поможет руководителю всегда быть в курсе и понимать положение дел, а исполнителям — держать дедлайны в фокусе.

Все технические работы проведены, процессы выстроены, проекты крутятся. Дальше — дело практики.

В ходе работы будут возникать новые вызовы, решение которых поможет улучшить взаимодействие. Разберем три основные проблемы в коммуникации с удаленными сотрудниками.

Каждый участник команды имеет свое мнение и вкусы. При общении в общем чате сотрудники могут думать, что должны предложить улучшения, даже если изначально правок нет. Если все-таки нужно, чтобы задачу приняло несколько специалистов, установите правило «Критикуешь — предлагай». Так вы избежите неопределенных формулировок.

Как управлять проектным агентством на удаленке:

1. Установите общие правила по рабочему расписанию и времени, когда сотрудники должны быть на связи.
2. Составьте «дорожные карты» проектов: пропишите последовательные шаги и ответственного за каждый этап.
3. Определите среднее время выполнения задач и распределите нагрузку между специалистами.
4. Организуйте рабочее пространство в мессенджере, где будет проходить все общение. Создайте чаты проектов.
5. Настройте инструменты для совместной работы и хранения данных.
6. Введите отчеты по целям, чтобы всегда знать прогресс важных задач.
7. Отслеживайте и улучшайте коммуникацию между сотрудниками.

В рубрике «Блоги компаний» вы можете бесплатно публиковать статьи о своем бизнесе. Публикации помогут укрепить ваш личный бренд или привлечь внимание партнеров, клиентов, инвесторов.

О чем можно рассказать?

• Обо всем, с чем вы столкнулись лично, например, вышли на новый рынок, нашли неочевидный канал сбыта или придумали, как увеличить продажи в несезон.
• О работе с инструментами, сервисами или технологиями для бизнеса.

Для помощи в подготовке статьи мы сделали телеграм-бот. В нем — рекомендации по содержанию статьи и инструкции по ее оформлению. Следуйте инструкциям, пишите статьи и отправляйте готовые тексты так же в чат-бот.

После короткой проверки ваш материал выходит на сайте Бизнес-секретов, а лучшие статьи мы отправляем на главную страницу медиа.

Ждем ваших историй!