Зарегистрируйте бизнес в Тинькофф и получите бонусы до 500 000 ₽

Зарегистрируйте бизнес в Тинькофф и получите бонусы до 500 000 ₽

Подробнее
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник
Идеи для бизнесаБизнес с нуляМаркетплейсыВопросы–ответыЖизнь вне работыСправочник

Как управлять проектным агентством на удаленке и не стать одиноким волком


В статье разбираем, как настроить процессы, чтобы превратить хаос в порядок и не потратить нервы


Эту статью написал участник сообщества

Федор Чернов

Федор Чернов

Руководитель отдела развития корпоративного мессенджера Compass

Редакция «Бизнес-секретов» бережно сохранила авторский стиль, орфографию и пунктуацию — наши модераторы ничего не меняли

Написать статью

В статье разбираем, как настроить процессы, чтобы превратить хаос в порядок и не потратить нервы


Эту статью написал участник сообщества

Федор Чернов

Федор Чернов

Руководитель отдела развития корпоративного мессенджера Compass

Редакция «Бизнес-секретов» бережно сохранила авторский стиль, орфографию и пунктуацию — наши модераторы ничего не меняли

Написать статью

Работа из любой точки мира — сладкая мечта многих специалистов, которым для работы нужен только компьютер и интернет. По опросам FlexJobs, 65% сотрудников хотят работать удаленно полный рабочий день. Еще 32% предпочтут гибридный формат.

Для проектного агентства организация удаленной работы может стать вызовом. В то же время это отличная практика для выстраивания процессов.

В проектной работе все завязано на взаимодействии разных специалистов и соблюдении сроков. Это можно сравнить со строительством частного дома.

Конечно, схемы проектов различаются по сложности, количеству привлеченных специалистов и этапов, но суть везде примерно одинакова. Каждый этап — основа для следующего. Все идет в своей очередности, и нельзя выполнить одну задачу вперед другой. Если где-то происходит поломка, движение останавливается.

Когда человек из проектной команды ходит в офис, до него объективно легче «дотянуться» с вопросом или узнать мимоходом, на каком этапе задача. На удаленке это сложнее.

Основа эффективной работы — выстроенные процессы и налаженное взаимодействие. Если этого нет, удаленный формат работы можно сравнить с отправкой почтовых голубей в 19 веке. Птички получили задачу и разлетелись, проектный менеджер сидит и надеется, что они выживут и вернутся с результатом. В этой статье рассказываем, как организовать взаимодействие и избежать подводных камней.

Как настроить проектную работу на удаленке

Разберем основные принципы организации удаленной работы.

Установите общие правила. В первую очередь это касается расписания. Удаленный сотрудник может изначально находиться в этом же городе и работать из дома. Затем решит стать цифровым кочевником и переедет на другую часть континента. Для наглядности: 10 утра в Москве — это 14 часов на Пхукете.

Чтобы не возник конфликт между ожиданиями работодателя и сотрудника, этот вопрос нужно обсудить на берегу. Определите общие часы работы, когда все участники команды должны быть доступны для коммуникации. Это поможет избежать неприятных ситуаций, когда задачу нужно закрыть сегодня, а рабочий день сотрудника уже закончен.

Мы с командой договорились, что каждый работает по местному времени, но подключается на ежедневный видеосозвон. Встречи проводим в 13:00 мск — ребятам в любом часовом поясе удобно синхронизироваться с коллегами в Zoom.

Что нужно сделать агентству для соцсетей клиента

  1. Фундамент: SMM-специалист пишет контент-план.
  2. Инженерные коммуникации: менеджер проекта согласовывает контент-план с клиентом.
  3. Возведение стен: копирайтер пишет тексты.
  4. Внешняя отделка: дизайнер готовит визуалы.
  5. Крыша: SMM-специалист проверяет результат на соответствие задачам.
  6. Прием работ: менеджер проекта согласовывает финал с клиентом.
  7. Переезд: SMM-специалист планирует и публикует контент в соцсетях.

Это все в идеальном мире без правок, внезапного изменения вводных и файлов пост13окт_финал_финал_версия3.png.

Пропишите цепочки работ по проектам и определите зону ответственности. Это называется road map, «дорожная карта» проекта. Ее суть — разбить общую задачу на понятные этапы и прописать их в четкой последовательности. Проектным агентствам road map помогает выстроить и стандартизировать процессы.

Возьмем пример выше, с подготовкой контента на неделю. По этому списку уже можно прописать простую road map — есть четкая цепочка задач, и даже прописаны ответственные за каждый этап. В визуализации поможет сервис Miro или MindMeister.

Начните с регулярных работ агентства и действуйте по аналогии. Чем конкретнее описание, тем лучше — постарайтесь учесть всю последовательность действий и вероятность отката на предыдущий этап. Укажите ответственных, чтобы всем участникам команды была понятна цепочка взаимодействия. Это поможет отладить процессы, как конвейер на заводе.

Если назначить одного ответственного за ту или иную задачу сложно, значит, она слишком многоуровневая. Разбейте задачу на две-три простых, это поможет определиться с зонами ответственности

Распределите нагрузку. Здесь могут возникнуть сложности. У разных специалистов на одной должности может быть свой темп работы и предрасположенность к определенным задачам. Например, один SMM-специалист легко выдает креативные идеи, зато всячески откладывает составление отчета. Другой, наоборот, силен в аналитике, но долго думает над креативами для контент-плана. При этом у каждого свои проекты, которые включают оба типа задач.

Отдайте сотрудникам планирование: попросите их самостоятельно оценить трудозатраты и использовать счетчики времени. Исходя из этого, можно определить среднее время на задачу и корректировать загрузку специалиста.

Не стремитесь заполнить весь рабочий день — заложите время на созвоны и переключение между задачами. Это поможет адекватно распределить нагрузку для комфортной и продуктивной работы.

Сотрудники смогут сказать, сколько им нужно времени, чтобы не просто сделать, а сделать хорошо. В большинстве случаев качество важнее скорости

Организуйте рабочее пространство в мессенджере. Для рабочего общения можно использовать любой мессенджер — выбирайте тот, где удобнее. Важные функции — возможность настраивать папки с чатами по командам и общаться в комментариях к каждому отдельному сообщению.

Первым делом настройте чаты — для этого можно использовать организационную структуру компании. В проектном агентстве:

  1. Основой станут отдельные чаты проектов, где будут специалисты, которые непосредственно работают над ними. Например: «SMM: ЖК „Дом мечты“», «SEO: Стоматология „Красивые зубы“».
  2. Следующий уровень — чаты отделов. Например: «Дизайнеры», «Редакция», «Проджекты». В них участники смогут обсудить специфику своей работы или попросить коллегу помочь по горящей задаче.
  3. Для регулярных внутренних процессов тоже лучше сделать отдельные чаты: «Зарплата», «Документы», «Агентство: сайт» и т. д. Так будет проще смотреть прогресс и ставить задачи по конкретному направлению.

С таким разделением все общение будет в своих пространствах, а общий чат не станет помойкой, где теряются важные сообщения. Его лучше оставить для объявлений, неформального общения и обмена мемами.

Такое пространство — картотека проектов. Когда каждая задача сложена в свой чат, найти ее проще, чем в одной сплошной переписке

Настройте инструменты для совместной работы. Разбор инструментов для организации — тема для отдельной статьи. Их великое множество, и каждый руководитель сам выбирает, на чем строить виртуальный офис.

Важные критерии: сервис должен четко выполнять заявленную функцию и быть понятным для сотрудников. Вот стартовый набор — список популярных и простых инструментов для работы проектного агентства:

  • сервис для постановки и отслеживания задач — Shtab или Asana;
  • мессенджер для коммуникации внутри команды — Telegram, Slack или любой похожий на него сервис;
  • облачное хранилище данных — Google Drive или Яндекс Диск;
  • платформа для проведения видеоконференций — Zoom или Google Meet;
  • сервис для планирования событий и встреч — Google Calendar;
  • документы, таблицы и презентации для совместной работы — Google Docs, Google Sheets и Google Slides;
  • онлайн-доска для построения road map и визуализации идей — Miro или MindMeister.

Введите отчеты по целям. В проектах с регулярными работами дедлайны обычно понятны. Например, подготовка контента для соцсетей на неделю — довольно конвейерный процесс. Здесь вся команда понимает, когда нужно переходить с этапа на этап, и сотрудники контролируют друг друга.

Бывают более сложные, долгие или сфокусированные на одном специалисте задачи. Например, разработка любой стратегии или SEO-оптимизация сайта. Для таких задач лучше завести отдельный чат по целям.

Суть такая же, как в road map — общая большая цель разбивается на этапы. Каждый этап — отдельная задача со своим сроком. Ответственный за общую задачу каждый день или в определенный интервал постит прогресс. Это поможет руководителю всегда быть в курсе и понимать положение дел, а исполнителям — держать дедлайны в фокусе.

Отчеты по целям — одна из «атомных привычек», которая поможет команде синхронизироваться на удаленке. Поставить галочки напротив задач — это несложно и поможет коллегам и руководителям понимать, на чем необходимо сфокусироваться

Где могут возникнуть проблемы

Все технические работы проведены, процессы выстроены, проекты крутятся. Дальше — дело практики.

В ходе работы будут возникать новые вызовы, решение которых поможет улучшить взаимодействие. Разберем три основные проблемы в коммуникации с удаленными сотрудниками.

Проблема: обсудили новые вводные проекта на созвоне, а коллега забыл их внести
СитуацияРешение
Появилось несколько новых вводных по задаче N. Менеджер проектов решил, что быстрее будет обсудить их на созвоне. Исполнитель все выслушал и предложил решение. Но после созвона переключился на другие задачи и забыл детали разговора. На согласовании клиент спрашивает, почему ничего не изменилосьСозвон действительно может быть удобнее и быстрее в моменте, но это не финал. Всегда пишите резюме разговора в чате проекта или личном диалоге. Один вопрос — одно сообщение. Так проще будет отвечать по каждому отдельному тезису
Лучше отправлять в чат важные мысли и договоренности сразу во время звонка. Даже в конце созвона можно забыть детали, о которых говорили в начале
Проблема: согласования длиною в жизнь, ведь в них участвуют все
СитуацияРешение
Нужно согласовать баннер для рекламы перед отправкой клиенту. Дизайнер скидывает картинку в чат проекта, и все подключаются к обсуждению. Непонятно, какие правки вносить; утверждение растягивается на неопределенный срокНазначьте ответственного за согласование. Пусть дизайнер обращается именно к нему, а правки обсуждаются в комментариях к сообщению

Каждый участник команды имеет свое мнение и вкусы. При общении в общем чате сотрудники могут думать, что должны предложить улучшения, даже если изначально правок нет. Если все-таки нужно, чтобы задачу приняло несколько специалистов, установите правило «Критикуешь — предлагай». Так вы избежите неопределенных формулировок.

Правки — это не просто критика со стороны, а погружение в задачу, чтобы улучшить результат
Проблема: работа превратилась в бесконечную цепочку задач, сотрудник не видит результат труда
СитуацияРешение
Копирайтер пишет посты для клиента на регулярном проекте. Каждую неделю он получает одну и ту же задачу, делает и закрывает ее. Тексты отправляются в дальнейшую работу, в которой копирайтер уже не участвует. Со временем задача превращается в рутину, коллегу преследует ощущение «дня сурка»Рассказывайте команде о важных этапах и успехах проекта. Если клиент дал позитивную обратную связь — обязательно упомяните об этом. Лучше даже создать отдельный общий чат благодарностей и отмечать вклад коллег в общее дело. Так сотрудники будут понимать, что их труд приносит результаты
Благодарить людей рядом важно, и работа не исключение. Найдите повод сказать коллеге спасибо

Подведем итог

Как управлять проектным агентством на удаленке:

  1. Установите общие правила по рабочему расписанию и времени, когда сотрудники должны быть на связи.
  2. Составьте «дорожные карты» проектов: пропишите последовательные шаги и ответственного за каждый этап.
  3. Определите среднее время выполнения задач и распределите нагрузку между специалистами.
  4. Организуйте рабочее пространство в мессенджере, где будет проходить все общение. Создайте чаты проектов.
  5. Настройте инструменты для совместной работы и хранения данных.
  6. Введите отчеты по целям, чтобы всегда знать прогресс важных задач.
  7. Отслеживайте и улучшайте коммуникацию между сотрудниками.

Хотите рассказать о своем бизнесе или поделиться экспертизой?

В рубрике «Блоги компаний» вы можете бесплатно публиковать статьи о своем бизнесе. Публикации помогут укрепить ваш личный бренд или привлечь внимание партнеров, клиентов, инвесторов.

О чем можно рассказать?

  • Обо всем, с чем вы столкнулись лично, например, вышли на новый рынок, нашли неочевидный канал сбыта или придумали, как увеличить продажи в несезон.
  • О работе с инструментами, сервисами или технологиями для бизнеса.

Для помощи в подготовке статьи мы сделали телеграм-бот. В нем — рекомендации по содержанию статьи и инструкции по ее оформлению. Следуйте инструкциям, пишите статьи и отправляйте готовые тексты так же в чат-бот.

После короткой проверки ваш материал выходит на сайте Бизнес-секретов, а лучшие статьи мы отправляем на главную страницу медиа.

Ждем ваших историй!


Больше по теме