Как эффективно работать с удаленными сотрудниками

После пандемии гибридный и удаленный форматы работы перестали быть «экзотикой» для современных компаний. Однако не всем владельцам бизнеса нравится такой подход. Как доверять удаленщику и контролировать жителя другого часового пояса? Я, Алексей Лихацкий, CEO IT-компании AppEvent, расскажу, как получать положительный импакт от удаленных сотрудников.

Начнем с плюсов каждого из форматов работы.

Очный формат работы. Знакомая каждому рутина с ежедневным приездом в офис по определенному графику. Прозрачный вариант с точки зрения управления — сотрудник всегда в доступности для мониторинга и контроля. Он легко досягаем для коллег: можно запланировать встречу в переговорной или зайти в кабинет с вопросом. Потребность в коммуникации у очного сотрудника закрывается легко. Это большой плюс работы в офисе для экстравертов. Собеседник найдется на обеде или даже посреди рабочего процесса. Человек интегрирован в корпоративную культуру компании: соблюдает дресс-код и субординацию в очном общении с начальством, выстраивает более глубокие отношения с коллективом.

Помимо этого очный формат положительно влияет на работоспособность части населения благодаря смене дислокации. Дом остается пространством для семьи и отдыха, а офис — местом для выполнения рабочих задач и воплощения амбиций. Такое разделение положительно влияет на work-life balance человека. В период эпидемии COVID-19 часть людей особенно остро ощутила тоску по офису. Некоторые буквально имитировали кабинеты, пытаясь отгородиться от домочадцев.

Очная форма работы дает больше технических возможностей для сотрудника, сокращает расходы на электричество, интернет, воду, а порой даже питание, если компания закупает комплексные обеды.

К примеру, ставить совещания, презентации и вопросы, требующие коллективного решения, на дни присутствия в офисе. А вот задачи, требующие концентрации, уединения или творческого вдохновения могут быть эффективно выполнены и в домашней обстановке.

Современные крупные компании часто прибегают к этому формату, реализуя его в open-space офисах. Это открытые рабочие пространства без закрепленных за конкретными сотрудниками столов и кабинетов. Сегодня сидишь у окна, завтра работаешь из дома, а послезавтра выбираешь стол рядом с кофемашиной. Места бронируются заранее и согласуются с расписанием коллег. Часть сотрудников отмечает повышение работоспособности благодаря постоянной смене рабочего места и отсутствия рутины.

Удаленный формат работы. Вариант для тех, кто не любит офисные кабинеты, общие кухни и сплетни у куллера. Сотрудник тратит меньше времени на сборы и дорогу, что повышает его эффективность. Нет необходимости поддерживать дресс-код, тратиться на одежду, транспорт, еду.

Для компании полная «удаленка» — способ колоссальной экономии на аренде офисного помещения, его обустройстве, обедах для сотрудников. Сократив эти расходы, бизнес может развивать продукты и услуги, увеличивать зарплаты сотрудников, расширять штат. Благодаря «удаленке» найти нужного специалиста легче. При исключительно очном формате компания может рассматривать кандидатов из того же города или области. При «удаленке» другой город, страна или часовой пояс не преграды.

AppEvent, находясь в Ростове-на-Дону, благодаря такому формату работает с IT-сеньорами из Ижевска и Томска. Оба специалиста внесли огромный вклад в развитие компании. Сложно представить, что бы ждало наш продукт, если бы не их опыт. Однако бонусы удаленной работы на этом для нас не закончились. Несколько ценных кадров компании вынуждены были сменить места жительства. Если бы мы рассматривали только очных сотрудников, столкнулись бы с большой HR-задачей — оперативно найти и провести онбординг новым специалистам.

Таким образом, в нашем кейсе удаленный формат работы позволяет хантить экспертов по всей стране и не терять своих специалистов даже при смене их места жительства.

Мы убедились, что удаленный формат приносит компании ряд преимуществ. Однако некоторые бизнесы негативно относятся к отсутствию сотрудников в офисе из-за некоторых аспектов.

Технический аспект. При работе с удаленными сотрудниками важно иметь подходящее оснащение как в офисе, так и в доступе такого работника. Крупные компании досылают оборудование «удаленщикам» в случае необходимости: ноутбуки с хорошей камерой, вторые мониторы для дизайнеров или разработчиков, иногда даже частные роутеры и наборы мобильных телефонов. Последнее нужно IT-отделу для изучения продукта на разных экранах и операционных мобильных системах.

Офису же нужна качественная техника для проведения созвонов и совещаний, оплата за подписки на коммерческие сервисы. Качественное техническое оснащение для работы с удаленными сотрудниками требует вложений, но это полбеды. Нужно время и экспертиза, чтобы разобраться в технике, грамотно составить смету и не переплатить за решение проблемы.

Социальный аспект. Очный формат работы невольно скрепляет отношения в команде. Коллеги общаются друг с другом, делят общее пространство. «Удаленка» такой возможности не дает. Сотрудник с большей вероятностью может остаться в вакууме, не приобщиться к корпоративной культуре, не наладить контакт с коллегами. Это впоследствии приводит к снижению эффективности в работе и низкому уровню лояльности к компании.

Управленческий аспект. Зачастую главная проблема при внедрении удаленной формы работы. Руководство испытывает страх и недоверие к сотруднику, которого невозможно контролировать очно. Сразу же возникают вопросы: «Как с ним общаться и ставить задачи?», «Как контролировать эффективные часы?». Страх кроется в неизвестности и непривычном для части руководящего состава формате.

Теперь рассмотрим, как можно закрыть негативные аспекты удаленного формата и оставить только преимущества. Часть приведенных ниже инструментов — наши кейсы. Мы видим положительный результат от их применения, однако каждая компания может адаптировать их под себя.

Использование Discord. Для нас это основной канал связи с самыми разными диалоговыми ветками. Здесь сотрудники закрывают как формальные рабочие вопросы внутри отделов, так и обсуждают деятельность компании в целом.

При этом здесь есть неформальный чат «Мемная». В ветке «Удаленка» отмечаются сотрудники, работающие в гибридном формате. Так, все члены команды знают, в какой день человека можно застать очно. Ветка «Кухня» — виртуальная комната для общения с удаленными сотрудниками.

Наши работники на аутсорсе могут во время обеда зайти в нее, к ним подключаются коллеги из офиса, которые тоже сейчас свободны. Получается «обеденный телемост», с помощью которого даже вне офиса образуется связь с тиммейтами. Таким образом, Discord для нашей компании это и зона рабочего общения, и способ коммуникации на отвлеченные темы.

Обязательное подключение камеры. Такое условие в компании закрывает управленческую проблему. На любой митап, собрание или планерку удаленные и гибридные сотрудники подключаются с камерой. Это дает ведущему собрания гарантию, что его слушают, находятся перед экраном и эффективно проводят рабочее время. Помимо этого приятнее обмениваться мнением с человеком, когда ты видишь его лицо, а не экран с первой буквой имени.

Проведение общих мероприятий. В нашей компании есть как частные встречи внутри отделов, так и масштабные стратегические сессии, брейн штормы и квартальные отчеты. На всех мероприятиях присутствуют и «удаленщики». Более того, если формат встречи предполагает командную работу, мы создаем смешанные группы из очных и удаленных сотрудников. Работая вместе, они знакомятся ближе, обмениваются мнениями и выстраивают более тесные отношения.

Интеграция в PR-деятельность компании. Наш PR-менеджер работает с сотрудниками как с экспертами для колонок в СМИ. Подключаем как очных, так и удаленных работников. Для совместной работы назначается колл, на котором PR-специалист обсуждает возможные темы, назначает дату экспертного интервью с удаленным сотрудником. Таким образом, человек, работающий из дома, ощущает свою важность для компании. Его лояльность увеличивается, а экспертиза в индустрии и имидж — растут. Сотрудник понимает, что для участия в корпоративном продвижении место, из которого ты работаешь, все лишь условность.

Тимбилдинги-онлайн. Инициатива нашего отдела разработки. Во время перерыва они подключаются в ветку «Кухни» или создают отдельные коллы, подтягивают удаленных сотрудников и проводят игры на 15-20 минут. Обычно это простые «угадайки» типа ALias, игры, связанные с общением и узнаванием друг друга («Я никогда не..», «Две правда и одна ложь»). Внедрение таких встреч приводит к сплочению коллектива, знакомству с коллегами, снижению выгорания. Дает качественный отдых, повышающий эффективность всей команды.

Подарки. Удаленные сотрудники оторваны от коллективного празднования дней рождений, посиделок на кухне и, самое грустное, корпоративов. Поэтому мы отправляем им подарки по случаю праздников. Такой инструмент — попытка возместить эмоции от очных встреч с коллегами. Праздника заслуживают все! Это повышает лояльность, мотивацию и ощущение причастности к коллективу и компании.

Оплата трансфера и проживания на время корпоратива. Самое лучшее, что компания может дать удаленному сотруднику для внедрения в коллектив. Все же зум-коллы не смогут заменить очной встречи на 100%. Однако инструмент сложно реализуемый. Такой подход порой требует больших затрат от бизнеса. К тому же, сотрудник может быть не готов к долгим перелетам, не захочет терять рабочие дни или не сможет оставить семью. Поэтому мы пока не внедряли такое решение в нашу корпоративную культуру.

Выработанные регламенты эффективного онлайн-общения. У сотрудников на аутсорсе нет возможности быстро задать вопрос, пройдя в кабинет коллеги. А назначать двухминутный созвон — не самый эффективный подход. Поэтому мы ввели правило: вопросы, не требующие быстрого ответа, сотрудник копит в течение дня и задает их утром на ежедневном митапе. Если ответ нужен срочно — чаты и сообщения в помощь. Помимо этого от «удаленщиков» мы ждем более подробного планирования, а при назначении встреч и общении всегда учитываем разницу в часовых поясах.

Треккинг. Самый лучший инструмент для отслеживания эффективности удаленного сотрудника. Специальные программы мониторят часы активности в работе компьютера, отслеживают используемые сайты и приложения. Такое решение подойдет компаниям, которые предоставляют сотрудникам технику для работы. Руководитель получает подробный отчет и может отследить часы активности своего подчиненного.

Чтобы плавно внедрить удаленный формат работы в компанию, где до этого существовала только «очка», начните с составления регламентов. После дайте сотрудникам возможность попробовать гибридный формат. А там и до удаленных специалистов недалеко!