Что такое гибридный формат работы и кому он подойдет

21 ноября 2023

2.2K

Редактор: Елена Галичевская

При гибридном графике сотрудники несколько дней работают в офисе, а остальные дни — дома

Сергей Скрябин

Эксперт по праву

Мария Бедрина

Директор по персоналу HRlink

При гибридном графике сотрудники несколько дней работают в офисе, а остальные дни — дома

Сергей Скрябин

Эксперт по праву

Мария Бедрина

Директор по персоналу HRlink

Понятия «гибридный график» в законодательстве нет, это разговорный термин. В трудовом кодексе его называют «комбинированным режимом работы». Но мы для упрощения будем называть его гибридным.

Если вы уже перешли на гибридный график работы, статья не расскажет вам ничего нового. Она будет полезна работодателям, которые только планируют внедрить новый режим работы. Рассказываем, что такое гибрид, плюсы и минусы такой работы и как перейти на гибридную модель, если вы все-таки решили, что этот формат вам подходит.

Что такое гибридная модель

Гибридный график работы предполагает, что сотрудник работает дистанционно, а офис посещает только в определенные дни по договоренности с работодателем. То есть чередует удаленку и работу на стационарном рабочем месте.

Есть такие варианты гибридной модели:

Бизнес сам решает, в какие дни задачи выполняются из дома, а в какие — из офиса. Например, ИТ-компания «Цифровой слон» решила, что в офис нужно приходить в понедельник, вторник и четверг. Поэтому программист Валентин два дня в неделю работает из дома и три дня — из офиса.
Работодатель устанавливает минимальное число дней в месяц, которые нужно проводить в офисе. Например, компания «Акулы бизнеса» обязала сотрудников приходить в офис пять дней в месяц. Аналитик Вадим три недели работает из дома, а последнюю неделю месяца — из офиса.

Бывает так, что для каждого работника составляется персональный график, который зависит от должности, нагрузки и выполняемых обязанностей. Например, руководитель маркетингового отдела Екатерина приходит в офис три раза в неделю — в понедельник, среду и пятницу. А ее заместитель Элеонора работает из офиса два раза в неделю: один день на неделе плавающий и один обязательный — по пятницам встречается вся команда.

Плюсы и минусы гибридного графика

Для работодателей в гибридном формате работы есть как преимущества, так и недостатки.

Плюсы и минусы гибридного режима
Минусы ❌	Плюсы ✅
Дополнительная нагрузка на кадровый отдел. Нужно составлять программы адаптации для сотрудников, перестраивать внутренние процессы и подходы к оценке эффективности	Повышается лояльность сотрудников, и снижается текучка
Выше риск утечки информации, если сотрудник работает на личном компьютере, на котором не установлено защитное программное обеспечение	При грамотном планировании работы продуктивность сотрудника увеличивается
Выше риск, что у некоторых сотрудников случится выгорание, так как им будет сложно найти баланс между работой и домом	Снижаются расходы на офис, коммунальные услуги и хозяйственное обеспечение
Могут вырасти расходы на компьютерную технику, программы, цифровую безопасность

Как принять нового сотрудника на гибридный режим работы

Если бизнес принимает сотрудника с уникальным гибридным графиком, его прописывают в трудовом договоре.

Обязательно нужно описать такие моменты:

Гибридный формат работы. Периоды удаленной работы и офисной работы указывают в днях и часах, а также порядок их чередования. Не важно, что будет преобладать в общем объеме рабочего времени — период дистанционной или офисной работы. Этот баланс на усмотрение работодателя.
Контроль и учет рабочего времени. Например, сотрудник обязан регулярно отчитываться о проделанной работе, в отчетах указывать отработанное время. Или же сотрудник обязан с началом рабочего дня запускать программу, которая будет вести учет времени и отслеживать активность в течение рабочего дня.
Компенсация за использование личных ресурсов и оборудования. Это может быть компенсация за интернет, электроэнергию, телефонную связь или амортизацию компьютера. Следует подробно описать сроки такого возмещения и порядок начисления.
Порядок обеспечения рабочей техникой. Например, если у сотрудника нет своего компьютера, работодатель должен предоставить ему технику. Указывают сроки выдачи оборудования, порядок выдачи и возврата в случае увольнения.

Формулировка о гибридном графике в трудовом договоре сотрудника — Пример формулировок о гибридном графике в трудовом договоре сотрудника

Если график работы нового сотрудника не уникальный, например так трудятся все коллеги в аналогичной должности, условие о гибридном графике прописывают в правилах внутреннего трудового распорядка — ПВТР — и ссылаются на правила из трудового договора.

Как изменить режим рабочего времени сотрудника

Перевести действующего сотрудника на гибридный формат работы можно только по соглашению сторон.

Если сотрудник согласен на гибрид, нужно заключить с ним дополнительное соглашение к трудовому договору и издать приказ о назначении сотруднику нового режима работы.

Приказ о переводе сотрудника на гибридный формат работы — Пример оформления приказа о переводе сотрудника на гибридный формат работы

Если сотрудник не согласен, изменить график можно в одностороннем порядке, но только если это связано с корректировкой организационных или технологических условий труда. Например, работодатель переводит весь бизнес на гибридный режим работы или только некоторые должности. Тогда компания-работодатель должна письменно уведомить сотрудника об изменении графика минимум за два месяца. Для ИП такого срока нет, он может назначить произвольный, например две недели.

Если сотрудник откажется от работы в новых условиях, работодатель должен предложить ему другую должность, подходящую по квалификации и здоровью. Но если подходящих вакансий нет, работника можно уволить за отказ от продолжения работы и выплатить компенсацию за неиспользованные дни отпуска и выходное пособие — средний заработок за две недели.

Есть исключение, когда при переводе работника на гибридный формат работы не нужно заключать допсоглашение, а значит, не нужно получать согласие работника. Это чрезвычайные ситуации: пожар, наводнение, землетрясение, авария, несчастный случай на производстве.

Допустим, несколько кабинетов офиса затопило, и работодатель временно переводит сотрудников на гибридный график. Благодаря этому они могут приходить в офис по очереди и работать в сухих помещениях, пока остальные кабинеты не просохнут. Тогда перевод оформляют локальным нормативным актом работодателя.

Как организовать эффективную работу при гибридной модели

Работодатель должен убедиться, что у него есть нужные технологии и инструменты, чтобы сотрудники работали из дома так же продуктивно, как и в офисе. Вот несколько ключевых моментов:

составить гибкий график;
продумать инструменты общения;
проводить корпоративы;
автоматизировать процессы;
организовать переходящие рабочие места;
обеспечить техникой.

Составить гибкий график. Чтобы сотрудники не приходили на работу хаотично, в компании должен быть график. Каждый отдел может составить свой.

«Мы пришли к выводу, что индивидуальный подход к графику в разных департаментах работает лучше, чем общие правила: кто-то приходит три раза в неделю, у кого-то есть договоренность присутствовать по определенным дням, потому что в эти дни проходят командные встречи, а кто-то должен быть в офисе в пятницу, в остальное время — по желанию».

Мария Бедрина

Директор по персоналу HRlink

Продумать инструменты для общения. Они нужны, чтобы сотрудникам было проще взаимодействовать и гибридный формат не снизил эффективность работы. Два примера, что можно сделать:

организовать единое пространство для внутренних коммуникаций. Например, оформить сайт, где будет вся информация для сотрудников: новости, объявления, пресс-релизы, поздравления, полезная информация;
создать регламенты для онлайн-общения — обязательные правила, которых придерживаются все сотрудники. Например, отвечать на электронные письма в течение рабочего дня, сохранять историю переписки, а в мессенджере не оставлять голосовых сообщений.

«Наша компания организовала единое пространство коммуникаций — корпоративный портал, где мы публикуем все новости компании и важную информацию.

Еще у нас есть правила взаимодействия с гибридными сотрудниками. Например, если в компанию выходит ключевой сотрудник, руководитель или эксперт и он работает удаленно из другого города или региона, оформляем ему командировку в офис, чтобы он мог познакомиться с командой и поработать с ними. Когда команда знакомится лично и первое взаимодействие происходит офлайн, это помогает настроить контакт. Или еще пример: если на встрече есть коллега, который находится дома, все остальные встречаются онлайн».

Мария Бедрина

Директор по персоналу HRlink

Проводить корпоративы, тимбилдинги или деловые игры. Корпоратив в офлайн-формате можно проводить один-два раза в год, чтобы отпраздновать важное событие, например день рождения компании или Новый год. Для остальных ситуаций вполне подойдет онлайн-корпоратив. Его можно организовать в минимальные сроки, и он стоит гораздо дешевле, чем офлайн-встреча.

Чтобы объединить людей в команду, познакомить друг с другом, решить внутренний конфликт в коллективе, подойдет тимбилдинг. Чем он отличается от корпоратива, какие задачи решает и как его организовать, рассказывали в отдельной статье.

Если же нужно прокачать навыки командной работы и подготовиться к нестандартным рабочим ситуациям, в этом помогут деловые игры. Это вид обучения, при котором участников погружают в бизнес-ситуации.

«Мы проводим два корпоратива в год — зимний и летний, на них собираем всех сотрудников компании, в том числе и удаленных. Другие развлекательные мероприятия проводим с трансляцией: можно присутствовать офлайн, а можно — онлайн.

Есть регулярные мероприятия по подведению итогов месяца всей компанией, где все отделы делятся своими результатами. Проводим такие встречи в смешанном формате.

Также есть активность для всех коллег, которую проводим онлайн, где каждый отдел может рассказать о том, как они строят работу.

Еще у нас есть программа наставничества: рассказываем новичкам о культуре компании, ее ценности, наши правила, к кому и за чем можно обратиться».

Мария Бедрина

Директор по персоналу HRlink

Автоматизировать процессы. Документооборот лучше вести через сервисы электронного кадрового документооборота — ЭКД, чтобы не тратить время на сбор бумаг. Ставить задачи и следить за их выполнением проще всего в системе управления задачами — таск‑менеджере. Деловую переписку лучше вести в едином мессенджере, например в Телеграме.

«Большинство процессов у нас автоматизированы. Вся работа максимально безбумажная. Кадровые документы подписываем через платформу HRlink.

Ставим задачи и отслеживаем их выполнение в CRM-системе. У каждого отдела есть отчетность, например, у отдела продаж она ежедневная, в моем случае — еженедельная, ее тоже можно настроить в CRM-системе».

Мария Бедрина

Директор по персоналу HRlink

Организовать переходящие рабочие места. Если сотрудник бывает на работе время от времени, ему не нужно постоянное рабочее место. Зато нужен шкафчик для личных вещей и возможность забронировать себе свободный стол перед визитом. Для гибридных сотрудников можно ввести правило: перед уходом убрать рабочее место, вещи убрать в шкафчик.

«Под гибридных сотрудников у нас специально создана система бронирования рабочих мест: если человек ходит в офис три раза в неделю, за ним закреплено постоянное рабочее место, если меньше — сотрудники бронируют свободные места».

Мария Бедрина

Директор по персоналу HRlink

Обеспечить техникой. Идеально, если гибридные сотрудники будут работать на ноутбуках работодателя, где установлены антивирусы и другая защита. Но часто сотрудники предпочитают работать на своей технике, пользоваться своими наушниками. Тогда в офисе должен быть технический резерв на случай, если своя техника сломается. Можно помочь сотруднику обустроить рабочее место дома, например компенсировать расходы на покупку удобного кресла, частично оплатить электричество, интернет, канцелярию.

«Мы предоставляем технику, но некоторые сотрудники предпочитают работать на своей. Если что-то случилось с личным компьютером, всегда можем дать подменный».

Мария Бедрина

Директор по персоналу HRlink

Главное

Гибридный график предполагает, что работник чередует работу в офисе и работу дома. График такой работы составляется по договоренности с руководителем.
Когда берут на работу нового сотрудника с уникальным графиком работы, условия о гибридном режиме прописывают в трудовом договоре. Если график сотрудника не уникален, условия работы прописывают в ПВТР и ссылаются на них из трудового договора.
Изменить режим работы у действующего сотрудника и перевести на гибридный формат можно по соглашению сторон, через изменение условий труда или в случае форс-мажора.