6 способов автоматизировать учёт рабочего времени
Вопрос учёта рабочего времени можно решить и по старинке — с помощью бумажного журнала, а можно подобрать современное и более эффективное решение — автоматизировать процесс.
Автоматизация обеспечивает прозрачность и актуальность данных, упрощает жизнь руководителям, бухгалтерам и кадровикам в процессе расчёта зарплаты, повышает трудовую дисциплину и позволяет не платить «лишние» сотни тысяч рублей в ФОТ ежемесячно. Для автоматического учёта времени существуют разные типы систем и сервисов. Расскажу про шесть из них — на мой взгляд, наиболее распространенных.
Таблицы
Здесь имею в виду Excel-таблицы или любые их онлайн-аналоги вроде Google-таблиц. Сразу скажу, что никакая таблица не даёт полноценной автоматизации учёта.
Как ведётся учёт времени. Сотрудник вручную отмечает время начала и окончания работы, или за него это делает руководитель либо табельщик. В таблице можно задать формулы, по которым будет рассчитываться время, фильтровать их и вручную выгружать документ.
Стоимость покупки и владения. В случае с онлайн-таблицами может быть даже бесплатно.
Особенности обслуживания. Необходимо продумать формулы расчёта времени для разных сотрудников и сложных графиков.
Возможность персональных доработок. На уровне формул и структуры возможна самостоятельная доработка без привлечения специалистов.
Преимущество — простое в использовании и недорогое решение.
Недостатки и «подводные камни» — ручное заполнение приводит к недостоверности и неактуальности данных.
Наиболее подходит для микропредприятий, где руководитель непосредственно контролирует все процессы.
Турникеты и прочие системы со считывателями
Электронные турникеты работают на основе собственного программного обеспечения, которое и анализирует данные о времени. Также как правило можно настроить интеграцию с учётной системой предприятия.
Как ведётся учёт времени. Сотрудникам выдаётся ключ, чип которого содержит уникальный код сотрудника в системе. Проходы через турникет фиксируются, программное обеспечение, на котором работает СКУД, анализирует данные и составляет отчёты.
Стоимость покупки и владения. Турникеты — весьма дорогостоящее решение: и для покупки, и в обслуживании. Стоимость одной единицы оборудования начинается от 150000₽, к этому добавляется стоимость внедрения ПО.
Особенности обслуживания:
- При выборе оборудования необходимо рассчитывать пропускную способность и доступное для регистрации в системе количество карт-ключей.
- Нужен человек, который будет контролировать работоспособность оборудования и безопасность его использования.
- Необходимо закупать и подготавливать ключ-карты, заводить данные каждого нового сотрудника в программное обеспечение СКУД.
Возможность персональных доработок маловероятна и дорогостояща.
Преимущество — сотрудник буквально не пройдёт на рабочее место без отметки о времени.
Недостатки и «подводные камни»:
- дорого;
- сотрудники могут передать свою ключ-карту для обманной отметки — необходим дополнительный контроль процесса.
Наиболее подходит для крупных предприятий и бизнеса.
Программы для слежения за активностью пользователей
Такие системы устанавливаются на компьютер и часто функционируют как программа-шпион: незаметно для пользователя следят за его действиями, собирают и анализируют данные об активности.
Как ведётся учёт времени. Программа определяет, когда сотрудник работает, а когда нет, по заданным маркерам активности: движению мышкой, использованию клавиатуры, просто по включению компьютера и запуску сеанса и прочим. Эти параметры выбираются и настраиваются индивидуально. Система фиксирует данные и составляет отчёты.
Стоимость покупки и владения. Рассчитывается по количеству пользователей и широте функционала. В основном такие решения предоставляются по подписке
Особенности обслуживания. Чаще всего эта система используется для удалённых сотрудников: у компании нет прямого доступа к компьютеру, поэтому контроль усложняется. ПК может смениться, сломаться, обновится — за этим нужно следить, чтобы поддерживать мониторинг. Ещё одна сложность связана с антивирусами — они могут «ругаться» на следящее ПО. Нужно настраивать и поддерживать совместимость.
Возможность доработок. Я не встречал, чтобы разработчики таких систем заявляли о персональных дополнениях, но, вероятно, договориться можно.
Преимущества:
- не требуется докупать никакого «железа» — просто устанавливаешь на компьютер;
- данные в отчётах обновляются и отображаются в режиме real-time, то есть можно посмотреть активность сотрудников в течение рабочего дня.
Недостатки и «подводные камни»:
- программа подходит для контроля только офисных сотрудников;
- нужно аргументировать для сотрудников установку такого ПО, так как у многих «слежка» вызывает негатив;
- система не может гарантировать точность данных: если мышка двигается, это не значит, что работа работается;
- могут возникнуть несовместимости с операционными системами;
- дорогое решение для больших компаний.
Наиболее подходит для офисных компаний.
Терминалы для идентификации по биометрии
Здесь я имею в виду системы контроля и управления доступом, в состав которых входит собственный терминал для идентификации по лицу, отпечатку и прочим биометрическим данным. Это например: RusGuard, PERCo, Parsec.
Как ведётся учёт времени. В начале и в конце рабочего дня сотрудник подходит к терминалу, считыватели биометрии распознают его, фиксируют время прихода и ухода. Дальше система анализирует данные и составляет отчёты о посещаемости, при наличии интеграции передаёт их в ERP.
Стоимость покупки и владения. Самые дешёвые варианты с одной точкой доступа, то есть одним терминалом, стоят от 50000₽. В ходе эксплуатации затрат не должно быть, если оборудование не ломается. Однако, из разговоров с заказчиками, я знаю, что есть случаи, когда один из двадцати терминалов регулярно ломается и на его ремонт уходит неделя. Не лишним будет сразу купить дополнительный считыватель для временной замены.
Особенности обслуживания. Терминал — довольно замкнутое устройство, поэтому в идеальном сценарии не должно требовать дополнительных усилий на обслуживание: настроил, поставил и забыл.
Возможность доработок. Само устройство доработать под себя не получится, так как прошивка идёт стандартная с какого-нибудь китайского завода. Российский производитель обычно просто ставит свой логотип и больше ничего не может с этим сделать.
Преимущество — относительно недорогое решение, если на предприятии одна-две точки доступа.
Недостатки и «подводные камни»:
- терминалы часто ломаются;
- если требуется оборудовать много точек доступа, то решение становится дорогостоящим;
- считыватель стоит дополнительно защищать от механических повреждений;
- необходимо регулировать правовую сторону работы с биометрией, также сотрудники могут быть против сбора их данных подобным образом.
Наиболее подходит для предприятий с одним-двумя входами на территорию.
Сервисы, работающие с биометрией без оборудования
Такие решения уже не требуют специального оборудования: распознавание происходит по лицу с помощью обычной фотокамеры. Это например: сервис FaceReg, «Мой график», Zaptimer, FaceTimer и другие.
Как ведётся учёт времени. На проходных ставится устройство с камерой — чаще всего планшет. В начале и в конце рабочей смены сотрудник подходит к нему отметиться. Система по фото идентифицирует сотрудника, сопоставляет данные о времени прохода с установленным персональным графиком работы, составляет отчёты, отправляет уведомления руководителю.
Стоимость покупки и владения. Незначительная относительно двух предыдущих вариантов. Есть варианты с подпиской, есть — с единоразовой оплатой.
Особенности обслуживания. При условии работы в облачном режиме сервис не требует от пользователя никаких дополнительных настроек после установки. Если система ставится на локальные сервера или если нужна интеграция со сторонними решениями, тогда будет необходима донастройка системы.
Возможность доработок. Если установлена локальная версия системы, то доработки возможны, обговариваются индивидуально.
Преимущества:
- доступная стоимость решения и простое внедрение;
- не нужно дополнительное оборудование, можно использовать то, что есть: компьютеры сотрудников/компьютер на кассе/любой планшет;
- облачное решение не требует даже выделенного сервера и затрат на него;
- универсальное решение для всех типов организаций;
- функционал часто обновляется и улучшается: обладателям облачного решения он доступен сразу, без обновления;
- сервис предоставляет данные в режиме real-time, то есть у руководителя есть актуальные данные о посещаемости;
- предусмотрены возможности интеграции со сторонними системами.
Недостатки и «подводные камни»:
- Правовая сторона сбора биометрии: не все поставщики успели учесть в функционале соблюдение ФЗ-572. Мы с FaceReg сперва тоже столкнулись с этой трудностью, но сейчас уже интегрировались с ЕБС (Единой биометрической системой) и решили вопрос.
- Для работы облачного решения необходим интернет. Если доступа в интернет на территории нет, то единственным вариантом станет установка локальной версии во внутренней сети.
- Сотрудники могут быть против сбора биометрических данных.
- Неспециализированные устройства, то есть планшеты и смартфоны, требовательны к освещению. Если помещение будет затемнено, то распознавание лиц происходит хуже, медленнее.
- Сотрудники могут попытаться обмануть систему — предъявить фотоизображение вместо живого лица. Во время разработки FaceReg мы как раз решили эту проблему: добавили нейросеть, которая определяет подлог фото.
Наиболее подходит для любых предприятий и бизнесов, где сотрудники согласны на обработку биометрии и где проходные хорошо освещаются.
Сервисы, считывающие уникальных QR-коды без оборудования
Эти системы в целом похожи на предыдущий вариант, но не работают с биометрией, поэтому помогут обойти вопросы, связанные с соответствием законодательству и с согласованием с сотрудниками. Идентификация происходит с помощью QR-кодов. В качестве примеров приведу FaceReg и РекФэйсис — эти сервисы работают с двумя способами идентификации: биометрией и QR-кодами.
Как ведётся учёт времени. На проходных ставится устройство/гаджет с камерой — например, планшет. В начале и в конце рабочей смены сотрудник подходит к нему и предъявляет уникальный код — на экране смартфона или на бумаге. Система считывает код и идентифицирует сотрудника, сопоставляет данные о времени прохода с установленным персональным графиком работы, составляет отчёты, отправляет уведомления об отклонениях руководителю.
Стоимость покупки и владения: невысокая.
Особенности обслуживания. Дополнительная настройка не требуется при облачном размещении системы.
Возможность доработок: есть.
Преимущества:
- все те же, что для предыдущего способа, так как они очень похожи;
- не возникает трудностей с законодательством и сотрудниками по поводу сбора биометрии.
Недостатки и «подводные камни»:
- Система фиксирует нахождение на рабочем месте телефона с QR-кодом, а не человека. Эту проблему мы в FaceReg решили так: ввели динамическую генерацию кодов — QR обновляется каждые 30 секунд. Также система во время считывания кода делает контрольное фото сотрудника — обычное, без биометрических маркеров. Это фото записывается в логи и отображается в системе в строке события прихода или ухода.
- Чтобы повысить достоверность данных, нужны дополнительные меры: например, обновляющиеся QR-коды и контрольные фото сотрудника.
- Всё же необходим контролирующий человек на проходных, чтобы следить за прозрачностью процесса предъявления QR-кодов, или тот, кто будет периодически просматривать список проходов и сверять сотрудников.
- Для работы облачного решения нужен интернет. Иначе необходимо размещать систему локально на собственный сервер.
Наиболее подходит для любых предприятий и бизнесов, которые хотят получить недорогое решение для учёта рабочего времени, но без биометрии.
Это мой обзор лишь некоторых способов учёта рабочего времени. Рекомендовать какой-то один невозможно, потому что каждый по-своему решает задачу и согласуется со спецификой бизнес-процессов и возможностями конкретного предприятия. Главное, на мой взгляд, подбирать систему с современным функционалом, внедрение которого упростит процессы, а не станет очередной «неповоротливой» программой для руководителей и кадровой службы.
Что для вас важно при выборе решения для учёта времени?