С появлением высокоскоростного интернета, инструментов видеоконференций, платформ для совместной работы и других технологий сотрудники получили возможность беспрепятственно трудиться из любой точки мира. Это открыло новые возможности для бизнеса, позволив ему воспользоваться глобальным резервом талантов и расширить сферы своей кадровой деятельности за пределы географических границ.
Вместе с тем у компаний появились новые вызовы, связанные с защитой данных, продуктивностью труда и мотивацией персонала в «свободном плавании». Как же обезопасить и усовершенствовать работу на удаленке?
Преимущества удаленной работы
Создание виртуальных рабочих мест сегодня сложно переоценить, поскольку благодаря удаленке компания получает целый ряд значительных преимуществ:
- сокращение расходов на создание инфраструктуры и обеспечение рабочего пространства;
- повышение производительности труда за счет более высокого уровня удовлетворенности и вовлеченности персонала;
- снижение текучки кадров.
Конечно, не каждый сотрудник может претендовать на удаленное рабочее место, и, выстраивая свою стратегию, любая организация должна четко понимать, кого и почему она готова отпустить трудиться на расстоянии.
Что такое политика удаленной работы и зачем она нужна
Политика удаленной работы — документ, который определяет стратегию, критерии эффективности, потребности бизнеса, требования сотрудников, доступные технологии и другие факторы. Разработка такой политики руководством компании подразумевает глубокое понимание потенциальных проблем и возможностей удаленной рабочей среды.
Политика удаленной работы необходима тем компаниям, которые планируют вывести персонал или его часть в виртуальную рабочую среду и обеспечить бесперебойную коллективную деятельность. Естественно, у каждого предприятия будет собственный документ, но содержащий обязательные для всех критерии.
Зачем определять принципы и цели удаленной работы
Чтобы создать успешную модель работы с коллективом на расстоянии, компаниям следует сформулировать четкие рекомендации, включающие:
- определение критериев приемлемости для удаленной работы;
- установление ожиданий в отношении каналов связи и производительности;
- создание гибкого графика, учитывающего потребности сотрудников;
- внедрение политики безопасности.
Как и в офисе, на удаленке каждый сотрудник должен знать, над достижением каких целей ему следует работать и как будет оцениваться его эффективность. Это помогает создать подотчетность и гарантирует, что вся команда будет двигаться в одном направлении.
Также важно создать систему отслеживания прогресса и измерения производительности. Это можно реализовать благодаря регулярной отчетности или с помощью инструментов управления проектами.
Помимо контроля, компания должна обеспечить сотрудников необходимым оборудованием и инструментами для занятости на дому, что также позволит им работать результативнее.
Политика должна четко определять, какое оборудование и инструменты предоставит компания и за какое направление сотрудник несет ответственность. Кроме того, в документе можно указать обязанности по техническому обслуживанию или ремонту предоставленного оборудования.
Как настроить коммуникации и мотивацию на удаленке
Хотя удаленная занятость обладает неоспоримыми преимуществами, она изменила рабочий подход и схему взаимодействия между коллегами. При неправильном планировании удаленная работа может привести к демотивации сотрудников и снижению производительности.
Мотивация удаленных команд может стать сложной задачей по следующим причинам:
- несовершенство системы коммуникаций;
- изолированность сотрудников;
- собственные сложности с расстановкой приоритетов;
- острое реагирование на отвлекающие факторы.
Успешная мотивация удаленных сотрудников для их большей продуктивности должна быть в приоритете у руководителей. Для поддержки морального духа коллектива нужно уделить внимание некоторым моментам.
Определение четких ожиданий. Когда команда находятся в офисе, легко отслеживать, над чем работает каждый сотрудник и как он способствует достижению общих целей компании. Но когда люди территориально разделены, оставаться в курсе событий становится сложнее. Персоналу нужно обязательно донести, чего именно от них ждут каждый день, неделю и месяц. А также контролировать результаты и оставлять отзывы: как положительные, так и иные, но конструктивные.
Поощрение общения. Люди, работающие удаленно, часто чувствуют себя изолированными и отрезанными от остальной команды. Чтобы этого не произошло, важно поощрять частое общение между членами команды, для чего подойдут разные способы: регулярные видео- или конференц-звонки, чат-группы.
Использование современных технологий. Существует множество эффективных инструментов и технологий, помогающих руководителям отслеживать работу и прогресс своих удаленных сотрудников.
Стимулирование сотрудников. Компания может предложить своей команде следующие стимулы: бонусы за досрочное выполнение заданий, подарочные карты за реализацию сложных задач, дополнительный оплачиваемый отпуск за постоянное превышение ожиданий и прочее.
Творческий подход к мероприятиям по тимбилдингу. Хотя виртуальные мероприятия по сплочению команды кажутся более сложными, чем личные встречи, существует немало интересных упражнений, которые можно выполнять виртуально.
Регулярные встречи. Их нужно проводить с каждым сотрудником индивидуально, в видеочатах и не реже одного раза в месяц. Помимо подведения итогов, данный формат общения позволит сотруднику выразить собственные опасения, которые у него есть, что даст ценную информацию о том, как в целом работает команда.
Зачем разрабатывать меры безопасности удаленной работы
Конечно, одной только мотивации и организации коммуникационного процесса для достижения успеха недостаточно. Важный аспект успешной политики удаленной работы — обеспечение безопасности ИТ-инфраструктуры. Компаниям следует внедрить меры защиты конфиденциальных данных и донести персоналу всю информацию о киберугрозах. Уделить особое внимание нужно следующим аспектам, о которых мы расскажем ниже.
Облачная среда. Облачные среды незаменимы для удаленной работы. Сотрудники, работающие дома, в кафе и других местах, должны обладать согласованным доступом к ресурсам компании. Более того, у них должна быть возможность обмениваться данными и при необходимости присоединяться к конференциям. Все это осуществляется намного проще и удобнее благодаря облачным решениям. Однако облако представляет риск для конфиденциальной информации, поэтому нужно обязательно внедрить многоступенчатую аутентификацию.
Многофакторная аутентификация. Обеспечить безопасность удаленной работы в разы сложнее, чем офисной. Более того, сами сотрудники могут пренебрегать мерами безопасности — например, подключаться к общедоступному Wi-Fi. Многофакторная аутентификация гарантирует доступ к данным компании лишь авторизованных пользователей.
Обучение сотрудников вопросам фишинга. Осведомленные сотрудники могут самостоятельно поддерживать безопасность, избегая мошенников и прочих злоумышленников. Удаленный персонал должен знать, как идентифицировать подозрительный контент, например, из электронной почты. Благодаря постоянному обучению, основанному на примерах из реальной жизни и интерактивном моделировании, команда может превратиться в бдительное подразделение со знанием основ кибербезопасности.
Разработка надежного плана реагирования на инциденты. В современную цифровую эпоху наивно и даже опасно полагать, что ваш бизнес никогда не столкнется с нарушением безопасности. Вопрос не в том, смогут ли злоумышленники взломать вашу систему, а в том, когда это произойдет. Следовательно, способность быстро и эффективно реагировать на инциденты становится важной задачей для смягчения потенциального ущерба.
В целом, меры безопасности для удаленной работы — важная часть обеспечения устойчивости бизнеса, защиты информации и сохранения репутации компании.
Зачем мониторить работу удаленных сотрудников
Политика удаленной работы должна отвечать требованиям удаленных сотрудников, а это уже совместная ответственность отделов HR, IT и руководства компании. Ответственному персоналу нужно научиться адекватно оценивать, наблюдать и проверять удаленную среду, а также каждого члена команды.
К примеру, эйчары могут анализировать поведение сотрудников по соблюдению политики удаленной работы и выделять детали, не очень понятные людям или вводящие их в заблуждение.
Контроль электронных каналов связи и оценка обучения сотрудников могут стать хорошим началом соблюдения требований удаленной работы. Независимо от того, какое оборудование принадлежит самим сотрудникам, руководство компании должно получить возможность контролировать их профессиональную деятельность. Регулярные проверки — еще одна часть соблюдения требований удаленной работы.
Также важно поддерживать стандарты прописанной и утвержденной политики удаленной работы в актуальном состоянии: если сегодня она отвечает всем требованиям, то не факт, что так будет завтра. Регулярный аудит деятельности позволит найти аспекты, которые можно доработать и улучшить.
Зачем совершенствовать политику удаленной работы компании
Пересмотр и обновление политики удаленной работы нужно проводить по следующим причинам:
- Изменение условий труда. Рабочая среда и технологии быстро развиваются. Новые инструменты, платформы и методы управления проектами могут требовать актуализации политики.
- Эволюция потребностей сотрудников. С течением времени меняются ожидания и потребности работников. Например, им могут понадобиться гибкий график работы, поддержка в обеспечении технологиями для продуктивности, улучшение баланса между работой и личной жизнью и т.д.
- Улучшение благосостояния и вовлеченности. Обновление политики поможет повысить удовлетворенность сотрудников и их вовлеченность, что, в свою очередь, влияет на общую продуктивность и удержание кадров.
- Соответствие законодательству. Трудовое законодательство и нормы тоже периодически меняются. Пересмотр политики удаленной работы поможет обеспечить соответствие всем актуальным требованиям, включая аспекты безопасности и защиты данных.
- Новая корпоративная культура. Переход на удаленную работу может потребовать пересмотра ценностей и культуры компании. Обновление политики позволит создать более инклюзивную и поддерживающую среду.
- Обратная связь от сотрудников. Регулярное обновление политики позволяет учитывать отзывы и предложения сотрудников, что делает ее более адаптированной к реальным потребностям команды.
- Реакция на внешние факторы. Экономическая ситуация, пандемии или другие внешние обстоятельства иногда требуют изменений в подходах к удаленной работе.
- Технологические тренды. Появление новых технологий и методов работы часто приводит к необходимости пересмотра процессов и стандартов удаленки.
Регулярный пересмотр политики удаленной работы помогает компании оставаться конкурентоспособной, адаптироваться к изменениям и поддерживать продуктивную атмосферу для сотрудников, что важно для достижения успеха в современном бизнесе.
Как эффективно продавать на маркетплейсах
- Как привлечь внимание клиента в карточке и увеличить продажи на 30%
- «С бюджетом меньше 1 млн на маркетплейсах не место» и еще 9 мифов
- Как всегда видеть чистую прибыль при торговле на маркетплейсах
- 10 ошибок в продвижении товаров на маркетплейсах и как их избежать
- Как селлеру победить низкую рентабельность: гайд по бизнес-моделям
Какие меры принимаете вы для обеспечения безопасности удаленной работы?