Прием в штат самозанятого сотрудника — риски бизнеса
Самозанятые все чаще сотрудничают с компаниями и предпринимателями. Расскажем о рисках при данном сотрудничестве и последствиях ошибок.
Выгода работы с самозанятыми
Сотрудничество с самозанятыми очень выгодно в плане выбора специалистов и оплаты их труда. Выбор специалистов огромный, а налоги они в большинстве случаев оплачивают самостоятельно.
Численность самозанятых. Самозанятых в России очень много, а это означает, что можно найти хорошего специалиста любого направления. Так за 2023 год их численность выросла с 6,51 до 9,27 миллиона человек и продолжает расти.
Налоговый режим. Ключевые причины роста числа самозанятых — выгодный налоговый режим, с налогом от 4% до 6%, и минимальная отчетность, оформляемая в мобильном приложении или на сайте ФНС.
При найме же работника по трудовому договору работодатель платит от 13% НДФЛ, 30% взносов в пределах облагаемой базы и 15,1% с суммы ее превышения.
Оформление сотрудничества с самозанятым
Оформление сотрудничества с самозанятым несложное, но в нем есть свои подводные камни. Рассмотрим, с чем можно столкнуться.
Законодательное обоснование. Деятельность самозанятых регулируется законом № 422-ФЗ и Гражданским кодексом РФ.
Получив оплату за товар или услугу, самозанятый формирует чек на уплаченную ему сумму. Он оформляется в мобильном приложении «Мой налог» или личном кабинете плательщика НПД, а затем отсылается клиенту. Вся информация автоматически передается в ФНС. Передача работодателю чека разрешается несколькими способами:
- В распечатанном виде на бумаге.
- В электронном виде на e-mail, через мессенджер или социальные сети.
Когда нужен договор с самозанятым. Закон не обязывает работодателя оформлять трудовой договор с самозанятым. Работодатели заключают договор гражданско-правового характера (ГПХ), что позволяет обеим сторонам договора защитить свои права. Договор позволяет четко обозначить фронт работ и обязанности каждой из сторон, включая даты и размеры выплат. Например, если клиент не захочет платить за работу, то самозанятый сможет обратиться в суд. А если самозанятый сорвал сроки или выполнил работу некачественно, то заказчик может через суд взыскать с него за это неустойку.
Договор также позволяет уточнить объем выполняемых работ. Например, если компании нужно сделать ремонт в квартире или доме, она может заключить с самозанятым договор ГПХ. В договоре можно указать, что исполнитель отвечает только за сам ремонт, а подготовительные работы (вывоз мусора, доставка и установка мебели) осуществляются заказчиком.
Если заказчику нужен полный комплекс работ, в договор ГПХ можно включить вспомогательные работы или заключить дополнительное соглашение, где будут описаны все работы, не указанные в основном договоре. После этого, работодатель оформляет разовую работу в 1С: Зарплата и управление персоналом и рассчитывает оплату.
Это позволяет заказчику сэкономить на поиске и найме дополнительных работников, а самозанятому — заработать дополнительный доход без поиска нового клиента.
Компании оформляют учет когда оказываются разовые услуги по ГПХ, а также когда компания является налоговым агентом по налогу на доход сотрудников на аутсорсинге. При оформлении в 1С: ЗУП самозанятые будут заноситься в базу в качестве контрагентов.
Критерии нарушения закона для уклонения от налогов при найме самозанятого в 2024 году
Главная задача законов последних лет — пресекать нелегальную занятость, передавать данные в Роструд и ФНС о компаниях, подозреваемых в уклонении от уплаты налогов. Любая инициатива по традиции имеет как положительные, так и отрицательные стороны. Отрицательной стороной в работе с самозанятыми стал обман ФНС некоторыми компаниями.
Поводы для проверки ФНС. Перечислим условия для инициации проверки налоговой службой:
- Оформление с самозанятым любых дополнительных документов, специфичных для штатных сотрудников. Также под подозрение попадает оформление самозанятому прогула, повышенную оплату или отгул за работу в выходной день.
- Назначение штрафа самозанятому за неявку на работу. Когда штрафовать самозанятого разрешается лишь за неисполнение договора, если он принял заказ. Договор должен включать стадии работ, их расценки и дедлайны. Также прописываются штрафные санкции на случай нарушений. Это страховка работодателя на случай низкого качества работ и срыва их сроков.
- Оформление работы с самозанятым как смену, вахту или дежурство. Работа с самозанятым оформляется как полностью сдельная, переработка в таком случае возможна при повышении тарифов за выполнение услуг и прописывается в договоре.
- Безвозмездное предоставление самозанятому в роли подрядчика своего оборудования и материалов. Также запрещается оформление договора материальной ответственности, но разрешается использовать акты приема-передачи для временной выдачи необходимого исполнителю оборудования.
- Периоды оплаты работы самозанятого совпадают с зарплатными — это может расцениваться в качестве признака трудовых отношений.
- Наличие у самозанятого только одного заказчика услуг или покупателя.
- Оплачивать работу без получения чека.
- Преодоление годового дохода самозанятого отметки в 2,4 млн. руб. После ее превышения он потеряет свой статус до конца отчетного года, поэтому важно это учитывать при составлении договора на год и дольше.
Поводов для проверок ФНС не так много, главное постоянно о них помнить и стараться сотрудничать с самозанятыми имеющими хорошую репутацию.
Правильно сотрудничаем с самозанятым. Начиная с 01.03.2024 вступил в силу Приказ Минтруда РФ от 02.02.2024 № 40н, определяющий, как опознать незаконное сотрудничество работодателя с самозанятым:
- если за год компания заключает договора с 11 самозанятыми или больше;
- каждый самозанятый за месяц зарабатывает более 20 тыс. руб. у одного заказчика;
- в течение года самозанятый работает на одного клиента более 3 месяцев;
- расхождения в цифрах, выявленные после налоговой проверки;
- если доля самозанятых превышает 10% работников компании, а выплаты более чем 10 самозанятым не превышает минимального размера оплаты труда;
- если зафиксировано отклонение среднемесячной зарплаты более чем на 35% от среднемесячного размера оплаты труда в регионе регистрации работодателя.
Информацию о недобросовестных работодателях будут передавать в региональные межведомственные комиссии.
Как не совершить ошибку, заключая договор с самозанятым
В связи с прецедентами обмана ФНС, проводятся регулярные проверки, основанием для которых служат определенные признаки нарушений законодательства. Их и рассмотрим далее.
Проверка оформления сотрудничества с самозанятым. Еще на стадии переговоров с потенциальным сотрудником рекомендуем проверить:
- работал ли он ранее в штате вашей компании. Поскольку в качестве самозанятого его можно нанимать только через 2 года, но разрешается сотрудничать по договору ГПХ, как с физическим лицом не имеющим статуса;
- действителен ли статус самозанятого или был утерян. Например, мы в Scloud, можем проверить его актуальность в онлайн-сервисе ФНС.
Перед работой с любым самозанятым, рекомендуется выполнить проверку на перечисленные выше условия.
Штрафы за неправильное оформление самозанятого
Работодателю важно понимать, что сейчас многие процессы у ФНС автоматизированы, и если проверка еще не пришла, то это не означает, что нарушение не было замечено.
Проверка самозанятого. В работе с самозанятыми есть определенные риски, например, нарваться на человека, который уже потерял свой статус самозанятого. Шанс найти неграмотного или неисполнительного работника минимизируется при работе через специализированные биржи: Биржа аутсорсинга, Джем Работа, «Я — сам», Qugo. Если обойтись своими силами, то рекомендуется проверить исполнителя на недобросовестность и нарушения закона, протестировать его профессиональные навыки. Но основная опасность кроется в риске штрафных санкций при нарушении российского законодательства.
Штрафы за уклонение от уплаты налогов за сотрудника. Компания может получить штраф, если ФНС совместно с Трудовой инспекцией обнаружат признаки трудовых отношений и докажут, что самозанятый является штатным сотрудником. Сам штраф прописан в 4-5 частях статьи 5.27 КоАП РФ:
- должностные лица заплатят 10 — 20 тыс. руб;
- ИП заплатят от 5 — 10 тыс. руб;
- юридические лица заплатят 50 — 100 тыс. руб.
Если самозанятый будет признан штатным сотрудником, то компания обязана доначислить на его доход НДФЛ, единый взнос 30% на ОПС, ОМС и ВНиМ. Придется выплатить пени за просрочку их уплаты. Дополнительно придется возместить работнику его отпуск.
Если нарушение повторится, то штраф возрастет:
- должностные лица получат дисквалификацию на срок от 1 до 3 лет;
- ИП заплатят 30 — 40 тыс. руб;
- юридические лица заплатят 100 — 200 тыс. руб.
При работе с самозанятым важно сразу проверить не только его квалификацию, но и статус. А также оформлять сотрудничество согласно всем требованиям законодательства.
А что вы думаете по поводу приема самозанятого сотрудника? Какие риски будут у компании? Напишите свое мнение в комментариях.