Переход на KPI: когда стоит, а когда нет смысла ставить KPI для сотрудников
С английского KPI (Key Performance Indicator) переводится как ключевой показатель эффективности бизнеса. Это четкая цель, к которой идет бизнес, чтобы доказать, что он работает продуктивно. Пример KPI — получить 3 млн ₽ чистой прибыли за месяц.
KPI тесно связан со стратегией компании, а еще его применяют как форму мотивации сотрудников. Ориентир на показатель позволяет достигать нужных результатов, отслеживать эффективность и при необходимости менять бизнес-модель, чтобы больше зарабатывать.
С кого спрос
У разных сотрудников и отделов разный вклад в развитие бизнеса. Поэтому показатели эффективности тоже будут отличаться.
Финансовый отдел. Там ставят KPI по рентабельности, денежному потоку, прибыли, выручке, оборотным средствам. Эффективность работы финансистов могут проверить следующие показатели: определенный процент сокращения расходов, количество привлеченных инвестиций или погашенных долгов, достижение плана финансовых расходов и другие.
Отдел обслуживания. Повторные покупки, удовлетворенность клиентов, их количество — KPI для отдела обслуживания. Основной показатель — индекс потребительской лояльности (NPS).
Отдел продаж. KPI для сотрудников отдела продаж могут стать количество продаж — общее или по конкретным продуктам, выручка в месяц, количество звонков клиентам, продолжительностью от 2 минут, количество высланных коммерческих предложений.
Продакт-менеджеры. Эффективность продакт-менеджеров можно измерить по показателям продаж продукта, оборота и маржинальности за определенный период времени.
Менеджеры бизнес-процессов и аналитики ведут учет производительности: времени цикла производства, количества произведенной продукции, эффективности использования ресурсов.
HR стоят на страже удовлетворенности сотрудников, производительности, текучки кадров и др. В качестве KPI менеджеру по персоналу могут поставить увеличение продолжительности работы сотрудников в компании, количество привлеченных кадров, проведения тех или иных мероприятий для персонала.
Отдел маркетинга отвечает за трафик, количество посетителей сайта, лиды. Их показателями эффективности могут стать количество лидов, снижение стоимость привлеченного клиента, повышение ROMI — возврата маркетинговых инвестиций.
Когда KPI нужен
KPI ставятся на основе стратегии компании. Когда есть цели на год и план по их достижению, выстраивается система работы по месяцам и кварталам. Все показатели, которые нужно растить и которые можно оцифровать, могут стать KPI. Как правило, планы ставятся в закупках, продажах, маркетинге, рекламе — нужно повышать количество продаж, лидов и другие показатели.
Не имеет смысла считать KPI для офис-менеджера, АХЧ, обслуживающих отделов и операционных подразделений. Их деятельность нельзя масштабировать, посчитать и внедрить в общую стратегию компании.
Иногда непонятно, подойдет ли KPI для отдельно взятого сотрудника компании — все зависит от функций, которые он выполняет. Рассмотрим пример с ассистентом руководителя. Их могут нанимать под конкретные задачи и проекты, но в моем случае главная функция этого работника — освобождение моего времени от простых и рутинных задач. Чем эффективнее он оптимизирует время, тем выше влияние сотрудника на бизнес-процессы компании и собственный потенциал развития сотрудника.
Я вижу, что мой личный ассистент по мере получения опыта станет бизнес-ассистентом, а дальше может дорасти и до операционного директора. В случае, если сотрудник готов к росту, а руководитель готов «воспитать» подопечного, в KPI ассистента включается развитие тех или иных навыков на практике, с достижением определенных результатов. Например, квартальные KPI моего ассистента включают в себя помощь в организации трех обучений, сбор отзывов и обучение маркировки рекламы, чтобы в течение месяца эта функция полностью перешла на него.
Отделы продаж, маркетинга, производства и монтажа непосредственно влияют на выручку компании. Львиная доля их зарплаты состоит из сдельной и премиальной выплаты, поэтому система показателей эффективности применяется чаще всего в этих отделах.
Когда KPI не нужен
Невозможно оценить эффективность работы сотрудников департаментов, от которых зависят другие отделы, а также людей «помогающих» профессий: психологов, социальных работников, консультантов, художников. Качество их проектов важнее, чем количество. Например, я не могу поставить KPI ремонтнику, когда его компетенция — починка офисной мебели. Если оценить его работу по количеству отремонтированных стульев, то, чтобы получить свой процент, ему придется специально их ломать?
Не вижу смысла ставить KPI у офис-менеджеров, бухгалтеров и делопроизводителей. Их работа напрямую не влияет на увеличение выручки. В нашей компании им достаточно выполнить должностную инструкцию.
Особенности системы KPI
Собрали в таблицу плюсы и минусы системы KPI.
Советы руководителям, которые внедряют систему KPI
Ниже — несколько главных советов:
- Критерии KPI стоит ставить только в тех подразделениях, тем отделам, тем сотрудникам, кого хотите вырастить в этом направлении.
- Будьте гибкими: важно суметь подстроиться под перемены рынка или кадрового состава и оперативно изменить KPI, при этом не нарушая изначальной стратегии.
- Прислушивайтесь к сотрудникам: эффективно, когда они сами формулируют показатели, к которым хотят и могут стремиться.
- Обязательно фиксируйте KPI в документах. Показатели нужно согласовать с руководством и самими сотрудниками — важно, чтобы это было добровольно.
Эти рекомендации будут полезны всем руководителям, внедряющим систему KPI.
Очень полезные советы. Да, внедрение KPI — не самый легкий процесс, но если сделать все грамотно, то результат не заставит себя ждать. Спасибо!