Как освободиться от рутины и найти время на действительно важные задачи

Руководители часто тонут в операционке, им не хватает времени на стратегически важные задачи и на себя. Это тормозит развитие компании, а руководитель испытывает постоянный стресс. Есть способ снять груз операционки — личный ассистент.

Первый и самый важный шаг — проведите аудит текущих задач.

Вот что рекомендуем сделать:

1. Пишите рабочий дневник в течение недели. Фиксируйте, каким образом проводите рабочее время по часам.
2. Разделите все задачи на 3 группы: стратегические (развитие бизнеса), управленческие (управление командой) и рутинные (отчеты, корреспонденция). Оцените время на каждый тип.
3. Определите, какие именно рутинные задачи занимают больше всего времени. Это может быть составление отчетов, анализ данных, коммуникация с клиентами и т. д.
4. Проанализируйте, насколько эти задачи важны для развития бизнеса. Могут ли их выполнять другие сотрудники.
5. Оцените свои личные компетенции. Если вы стратег и видите будущее компании, но тратите время на рутину — стоит делегировать.
6. Посчитайте затраты на оплату ассистента против вашей текущей прибыли и затраченного времени на рутину. С большой вероятностью это окупится.

Далее следует честно оценить свою текущую рабочую нагрузку и понять, можете ли своими силами разгрузить расписание.

Однако если вы тратите много времени в день на рутину — самое время задуматься об ассистенте. К рутинным задачам можно отнести заполнение различных отчетов, переписки с клиентами и партнерами, планирование встреч, отслеживание задач команды.

Теперь предстоит решить, какого именно специалиста нанять: персонального помощника или обратиться в сервис удаленных ассистентов. Разберемся и сравним все за и против.

Сервисы удаленных ассистентов предоставляют универсальных специалистов, готовых взять на себя любые рутинные задачи, но без глубоких знаний о вашем конкретном бизнесе. Например, сделать ресерч товаров на Ozon или найти отель для конференции в другом городе. Но бухгалтерский отчет такому сервису уже не доверишь, а цена услуг зачастую выше зарплаты персонального ассистента с похожей квалификацией.

Я работал и с сервисом, и с личным ассистентом. По опыту скажу, что гораздо выгоднее нанимать конкретного человека на роль «правой руки». Так можно выстроить тесное и продуктивное сотрудничество.

Вот несколько советов, чтобы найти того самого:

1. Поиск ассистента. Не игнорируйте телеграм-чаты по поиску работы. HH — хорошо, но сейчас в мессенджере публикуется гораздо больше резюме и вакансий. Есть целые каналы, посвященные профессии ассистента.
2. Отбор кандидатов. Проанализируйте все резюме с помощью GPT, подойдет даже бесплатный 3,5. Так вы гораздо быстрее отсеете неподходящих кандидатов и сэкономите время.
3. Тестовое задание. Сделайте его небольшим, но реалистичным, чтобы оно имитировало будущую работу. Так размер тестового не отпугнет кандидатов и поможет вам узнать, как специалист справляется.
4. Интервью. Задавайте вопросы в открытой форме, чтобы кандидат раскрыл свои мысли и привел конкретные примеры из опыта работы.
5. Согласование условий. Согласуйте сразу формат оплаты — ежемесячная или почасовая ставка. Обязательно подпишите трудовой договор и договор о неразглашении данных NDA.

Дальше расскажу, что делать, когда нашли ассистента.

К сожалению, вокруг профессии ассистента существует множество стереотипов, которые могут помешать совместной работе. Вот топ-5 самых распространенных.

Миф 2. Ассистент должен быть «на привязи» 24/7. Постоянный стресс и отсутствие личного времени неизбежно скажутся на качестве и скорости выполнения работы, появятся ошибки. Кроме того, такой сотрудник быстро утратит лояльность к работодателю. Согласуйте удобный для обеих сторон график работы и не ждите мгновенных ответов ночью или в выходные.

Миф 3. «У меня не так много серьезных задач, чтобы платить полную ставку. Мои задачи не стоят дорого». Иногда руководители ошибочно считают, что большое количество небольших задач не может стоить дорого. Сделать презентацию и подобрать 5 книг по макроэкономике займет столько же времени, сколько проверка одного финансового отчета, а время — это то, за что вы платите помощнику.

В данном случае лучше всего взять ассистента на почасовую ставку и заранее обговорить с ним лимиты времени на задачи. Делегирование даже небольших задач разгрузит вас, а в перспективе помощник сможет взять на себя больше обязанностей.

Главное — четко обговорить задачи, ожидания и сроки. Ассистент должен иметь возможность принимать обоснованные решения самостоятельно, не отвлекая руководителя пустой бюрократией. Так он раскроет свой потенциал и сможет принести больше пользы компании.

Как видите, многие мифы не имеют под собой почвы. Главное — грамотно подойти к поиску, отбору и мотивации ассистента. Тогда вы получите надежного помощника и сможете сосредоточиться на топовых задачах.

Когда специалист на роль вашего личного помощника найден, настало время определиться с рабочими задачами, которые будут ему делегированы.

В самом общем виде ассистент может взять на себя:

• обработку входящих звонков и сообщений;
• ведение ежедневной переписки по рабочим вопросам;
• подготовку презентаций и документов;
• мониторинг исполнения задач внутри компании;
• координацию подрядчиков и внешних исполнителей;
• запись и расшифровку важных встреч;
• исследование рынка, сбор аналитических данных;
• выполнение личных поручений: например, заказ билетов, бронирование гостиниц.

Конкретный набор задач определяется потребностями вашего бизнеса и квалификацией ассистента. Например, если у вас маркетинговое агентство, можно поручить ассистенту анализ конкурентов или таргетированную email-рассылку потенциальным клиентам. А если вы врач или адвокат, то ассистент отлично справится с записью клиентов, уточнением данных, подготовкой типовых договоров и отчетов.

Главное правило — начинайте с простых задач, постепенно расширяя функционал ассистента по мере того, как он войдет в курс дел вашей компании.

Начните с четкой постановки цели. Определите конечный результат, которого вы хотите добиться. Лучше всего, если вы сразу предоставите референсы желаемого результата.

Дайте подробное ТЗ. Опишите все аспекты работы, которые должны быть выполнены: этапы, сроки, ожидаемые метрики. Приложите всю необходимую информацию: контакты клиентов, аналитику.

Обучите сотрудника. Потратьте время, чтобы объяснить специфику бизнеса, ваши стандарты и подходы. Ответьте на вопросы.

Доверьте полномочия для принятия текущих решений. Не занимайтесь микроменеджментом в каждом шаге, дайте самостоятельно спланировать работу и устранить проблемы.

Контролируйте прогресс с определенной регулярностью. Проверяйте выполнение этапов и соблюдение сроков в заранее оговоренные дни, например раз в неделю по пятницам. Спрашивайте об обнаруженных проблемах и помогайте советами.

Оценивайте конечный результат, а не процесс. Смотрите, соответствует ли он цели и вашим стандартам.

Похвалите и мотивируйте при успехе. Это важно для дальнейшей самостоятельной и эффективной работы сотрудника.

Наладить эффективное сотрудничество с удаленным ассистентом — непростая, но решаемая задача. Соблюдая рекомендации по шагам, вы найдете личного помощника и сможете сосредоточиться на более важных делах.

В рубрике «Блоги компаний» вы можете бесплатно публиковать статьи о своем бизнесе. Публикации помогут укрепить ваш личный бренд или привлечь внимание партнеров, клиентов, инвесторов.

О чем можно рассказать?

• Обо всем, с чем вы столкнулись лично, например, вышли на новый рынок, нашли неочевидный канал сбыта или придумали, как увеличить продажи в несезон.
• О работе с инструментами, сервисами или технологиями для бизнеса.

Для помощи в подготовке статьи мы сделали телеграм-бот. В нем — рекомендации по содержанию статьи и инструкции по ее оформлению. Следуйте инструкциям, пишите статьи и отправляйте готовые тексты так же в чат-бот.

После короткой проверки ваш материал выходит на сайте Бизнес-секретов, а лучшие статьи мы отправляем на главную страницу медиа.

Ждем ваших историй!