Как выбрать правильную ATS?
Рынок рекрутинга никогда не стоит на месте, постоянно развиваясь. В этой сфере ежегодно появляются новые тенденции, позволяющие улучшить стратегию найма любой компании и одним из трендов 2024 года становится автоматизация процесса подбора персонала, которая невозможна без использования ATS (Applicant Tracking System или системы управления подбором и наймом кандидатов). Однако выбор правильной ATS — задача не из простых. В этой статье мы рассмотрим, как правильно выбрать ATS, чтобы она соответствовала потребностям вашей компании и повышала эффективность рекрутмента.
Использование системы автоматизации рекрутмента в сфере HR позволяет компаниям сократить время на обработку резюме, улучшить взаимодействие с кандидатами и повысить общую эффективность подбора персонала.
Зачем нужна ATS?
Прежде всего, важно понять, какие задачи решает ATS.
ATS — это программное обеспечение, предназначенное для управления процессом найма, начиная от создания вакансии на job-сайтах и получения резюме, заканчивая оформлением выбранного кандидата в штат компании и онбордингом. Основные функции ATS следующие.
Сортировка и фильтрация резюме. ATS может автоматически сортировать резюме по ключевым словам и критериям, что позволяет рекрутерам быстрее находить подходящих кандидатов.
Управление базой данных кандидатов. Системы облегчают процесс найма, храня данные соискателей и формируя внешний кадровый резерв.
Автоматизация коммуникаций. ATS может автоматически отправлять кандидатам письма с уведомлениями о статусе их отклика, напоминания о собеседованиях.
Сбор аналитики в любых разрезах и хранение ее в удобном компании виде. Система позволяет генерировать отчеты, которые помогают оценить эффективность рекрутмента и выявить узкие места. Кроме того, любая система может отслеживать весь жизненный цикл сотрудника.
Ключевые критерии выбора ATS
Одним из главных критериев при выборе ATS становится функциональность, соответствующая текущим и будущим потребностям компании. Подумайте, какие функции наиболее важны для вашей компании сейчас? Например, если вы активно пользуетесь социальными сетями для поиска кандидатов, стоит выбирать ATS, которая поддерживает интеграцию с платформами социальных медиа.
Также важно учитывать масштабируемость системы. По мере роста компании вам может понадобиться больше функций и возможностей. ATS должна иметь потенциал для расширения и адаптации под ваши новые требования. Но помните, что даже самая функциональная система будет малоэффективна, если вы не понимаете, как ей пользоваться.
Интерфейс должен быть интуитивно понятным и легким в освоении. Также важно, чтобы поставщик системы предлагал качественную поддержку, был готов оперативно решать возникшие проблемы и обучать сотрудников, предоставляя вебинары, видеоуроки и подробные инструкции.
Разные уровни доступа для различных членов вашей компании могут значительно упростить работу команды.
Например, ATS «Huntlee», созданная компанией-участником фонда «Сколково», позволяет адаптировать рабочее пространство в зависимости от ролей сотрудников. Это очень важно для HRD. Допустим, в команду требуется замена или расширение по функционалу, и в этом случае нужно, чтобы линейный сотрудник, который будет оценивать hard skills кандидата, не видел желаемую заработную плату претендента, чтобы не возникало предвзятого отношения.
Или, например, в компании есть штатные рекрутеры и внешние фрилансеры. Все они ищут кандидата на некую сложную вакансию и в этом случае не должны видеть базы друг друга, чтобы не воровать данные. При этом система позволяет не создавать дубли резюме кандидатов, что важно для подбора персонала и ограничить для фрилансеров возможность доступа к контактной информации соискателе, а также возможность скачивания полной базы компании.
Еще один важный момент: ATS должна легко интегрироваться с используемыми в компании инструментами и системами. Это могут быть CRM-системы, почтовые сервисы, системы для управления проектами, платформы видеосвязи и другие. Чем больше возможностей для интеграции предоставляет ATS, тем легче будет организовать автоматизированный процесс рекрутмента, избегая дублирования данных и упрощая рабочие процессы.
Также необходимо обратить внимание на безопасность, ведь при работе с персональными данными кандидатов важна их защита. ATS должна соответствовать стандартам безопасности и законодательств. Поэтому, оптимально выбирать ATS, которая соответствует критериям: российское ПО, нахождение серверных хранилищ на территории РФ, включение ATS в реестр зарегистрированного российского ПО.
Но главное, помните, что ATS должна отвечать задачам, которые стоят перед вашей компанией, и размеру команды. Поэтому, главный совет: прежде чем выбрать систему, запрашивайте демо и временный пробный доступ, подробно изучайте весь набор функций.
Как заинтересовать рекрутеров в использовании ATS?
Как мы уже говорили, даже самая продвинутая ATS ничем не поможет вашей компании, если ее интерфейс сложен и непонятен. Без сомнения, сегодня на рынке есть решения с очень перегруженным интерфейсом, разобраться в котором не удастся ни за один день, ни за неделю, требующие скрупулезного погружения в матчасть. Сервис, с которым можно начать работать сразу, где в каждом окошке всплывают подсказки и уведомления, всегда выигрывает по сравнению со сложной и навороченной системой.
Не менее важно научить своих сотрудников работать с ATS, и сделать так, чтобы переход от Excel, папочек и сотен различных файлов прошел максимально просто и легко.
Также важно обучить команду действовать единообразно, чтобы корректно использовать систему и получать единый результат. Наличие мануалов, уроков или быстрого обучения в самом функционале ATS сокращает время адаптации сотрудников к новому сервису и обеспечивает его «приживаемость» в компании. Кроме того, HRD может лично попробовать систему и оценить решения, которые предлагает сервис, и их реализацию.
Самые полезные функции ATS
Среди всего многообразия функций, которые предлагают современные ATS, есть определенный «золотой набор», который максимально полезен для улучшения поиска сотрудников и сокращения времени на закрытие вакансий. Вот основные функции, которые обязательны в работе:
- Автоматизация сбора резюме.
- Сортировка резюме по определенным критериям, таким как навыки, опыт работы, образование.
- Отбор резюме по ключевым словам. Здесь приведу пример: настройка фильтров для отбора резюме по ключевым словам или фразам помогает быстро найти кандидатов с нужными навыками и опытом. Например, компания Huntlee, участник фонда «Сколково», в свою ATS «Huntlee» внедрила AI-поиск кандидатов по неструктурированному запросу, благодаря чему потерять нужного кандидата в своей базе стало просто невозможно.
- Своевременные уведомления рекрутеров, заказчиков и кандидатов.
- Отслеживание этапов подбора и статусов каждого кандидата.
- Хранение всей истории взаимодействия с кандидатами.
- Настройка отчетов и аналитики.
Выбор правильной ATS — это стратегическое решение, которое может значительно повлиять на эффективность процесса рекрутмента в вашей компании. При грамотном выборе и внедрении ATS вы сможете не только ускорить процесс найма, но и улучшить качество подбора персонала, что в итоге положительно скажется на развитии вашего бизнеса.
Имхо АТС — инструмент не только для рекрутера, но и для нанимающего руководителя. Я хочу видеть, как идет работа по моей вакансии и не дергать постоянно рекрутера, хочу иметь возможность вернуться в любое время к резюме кандидата и к комментариям по нему