HR-бот: что это и какие задачи решает

Каждый день HR-специалисты просматривают резюме, обрабатывают отклики, проводят интервью, оформляют документы, помогают адаптироваться новичкам и составляют отчёты. Такие повторяющиеся задачи занимают около 60% рабочего времени, снижают продуктивность и демотивируют.

Чтобы этого избежать, большинство процессов можно автоматизировать. Расскажу, какие задачи доверить чат-ботам.

HR-боты — это специализированные чат-боты, которые автоматизируют процессы найма, адаптации, вовлечения, информирования и обучения сотрудников. Они могут быть как с искусственным интеллектом, так и без него. Например, ИИ-ботов чаще используют, чтобы отвечать на повторяющиеся вопросы, а обычных — для сбора данных от соискателей и сотрудников.

Чат-бот для HR берёт на себя рутинные задачи и освобождает рабочие часы менеджеров. Например, может провести опрос, подскажет, как оформить документы, или расскажет новости компании. Это помогает увеличить скорость найма и производительность, а также снизить выгорание и ошибки человеческого фактора.

У чат-ботов есть и другие преимущества.

Также боты удобны для тех, кто работает в другом часовом поясе или в ночную смену. Сотрудники получают ответы на вопросы в удобное для них время, а HR-специалистам не приходится обрабатывать накопившиеся запросы на следующий день.

Удобны для пользователей. Согласно статистике, 73% россиян активно пользуются чат-ботами, половина из них предпочитает делать это в мессенджерах. С HR-ботом можно пообщаться в любое время и мгновенно получить ответы на свои вопросы, поэтому такой формат взаимодействия будет удобным как для действующих сотрудников, так и для кандидатов.

Систематизируют информацию. Например, бот занесёт данные о кандидате в таблицу, составит список тех, кому нужно пройти обучение, или сделает анализ резюме и даст оценку, насколько соискатель подходит под требования вакансии.

Боты многозадачны. Например, они одновременно общаются с сотней соискателей по десяткам вакансий, отвечают сразу в нескольких мессенджерах и заносят данные в разные системы, ничего не упуская.

Таким образом, внедрение HR-ботов позволяет сделать процессы качественнее для обеих сторон. Менеджеры по персоналу получают умного помощника, который освобождает им время для более важных задач. А соискатели и сотрудники быстрее решают свои запросы, что помогает повысить их лояльность к компании. Дальше подробнее рассмотрим, какие задачи можно автоматизировать с помощью чат-ботов для HR-процессов.

Найм сотрудника состоит из нескольких шагов, количество которых может меняться в зависимости от должности. Обычно HR-менеджеры делают следующее:

Для технических или digital-специалистов добавляют этапы тестового задания и повторного интервью. Например, копирайтер может пообщаться сначала с HR-менеджером, потом с главным редактором, а затем ещё и с директором по маркетингу. Менеджеры по продажам могут дополнительно проходить оценку навыков презентации и психологическое тестирование. Рассмотрим подробнее, как использовать HR-боты, чтобы сделать подбор персонала проще и быстрее.

Знакомство с вакансиями. Соискатели просматривают вакансии не только на агрегаторах, но и, например, в Telegram-каналах по поиску работы или на сайте компании. На этом шаге можно подключить бота, который будет общаться с кандидатом в мессенджере или в онлайн-консультанте.

Например, сделать меню с открытыми вакансиями и сгруппировать их по категориям — «Маркетинг», «Техподдержка», «Тестирование». Пользователь выберет ту, что его интересует, и в ответ HR чат-бот направит инструкцию, как откликнуться. В сценарий такого бота можно включить ответы на часто задаваемые вопросы:

Обработка откликов и первичный опрос. По данным исследования HeadHunter, 60% соискателей негативно относятся к компаниям, которые не реагируют на отклики, а 40% теряют интерес к вакансии, если им не ответили в течение 3 дней. При этом на одну вакансию могут откликнуться сотни кандидатов в разных каналах, и рекрутер не успевает дать обратную связь каждому в короткие сроки. В результате 15% соискателей уже находят работу к тому моменту, когда HR связался с ними.

Чтобы не терять лояльность кандидатов и увеличить скорость ответа, можно подключить HR-бота для подбора персонала к сайту, социальным сетям и мессенджерам. Бот ответит на отклик и проведёт первичный опрос, чтобы выяснить, насколько кандидат подходит под требования компании.

Таким образом, благодаря автоматизации до рекрутеров доходят только релевантные отклики, а все соискатели получат обратную связь.

Назначение интервью. Бот согласует время с кандидатом и отправит ссылку на конференцию, если собеседование проходит онлайн. В день интервью чат-бот напомнит о встрече и сообщит HR-менеджеру, если планы кандидата изменились.

Обратная связь кандидатам. Чат-бот может координировать соискателей на всех этапах отбора. Например, сообщит о результатах выполнения тестового задания, отправит отказ и объяснит, почему кандидата не готовы пригласить в компанию, или, наоборот, сделает оффер и расскажет о дальнейших шагах.

Сбор данных в единую систему. Бот можно интегрировать с Google-таблицей, специализированной HR-платформой или CRM-системой. Он будет сохранять данные о соискателях и двигать их по воронке.

На этапе найма рутинные задачи в работе HR-специалистов не заканчиваются. Они помогают адаптироваться новичкам, отвечают на вопросы сотрудников, оформляют документы, делают корпоративные рассылки, организуют обучение и ревью. Часть этих задач можно автоматизировать.

Во время онбординга новичок разбирается в своих обязанностях, знакомится с коллегами и узнаёт о внутренних правилах компании. Если процесс выстроен хорошо, снижается текучесть кадров, уменьшается количество ошибок и повышается производительность.

Повысить качество онбординга помогут HR-боты для адаптации персонала. Им можно задать любые вопросы, даже те, что кажутся «глупыми», и мгновенно получить вежливый ответ.

ИИ-помощник расскажет, как оформить документы, какие материалы изучить в первую очередь, к кому обратиться, чтобы настроить рабочие программы. На следующих этапах онбординга бот может постепенно знакомить нового сотрудника с корпоративной культурой, ключевыми лицами в компании и собирать обратную связь о том, как проходит адаптация.

Координацию внутренних процессов. К ним относятся: оформление документов, информирование о новостях, опросы, приглашения на встречи, поздравление с днём рождения и другие повторяющиеся действия. Все эти задачи можно автоматизировать.

Например, если обучить бота по вашей базе знаний, он подскажет сотрудникам, как оформить отгул, подать заявление на отпуск, получить справку. ИИ-помощник соберёт необходимые документы — СНИЛС, полис, ИНН, скан паспорта и передаст их в бухгалтерию или отдел персонала.

Также бот может рассказывать о новостях компании, приглашать на внутренние встречи и проводить опросы. Например, отправит сообщение с предложением присоединиться к поздравлению коллеги с днём рождения или узнает мнение сотрудников, где лучше провести новогодний корпоратив.

Чат-бот напомнит об очередном уроке, отправит домашнее задание и проконтролирует его выполнение. Например, попросит написать отчёт или развёрнутый ответ на вопрос до следующего занятия.

Чтобы повысить мотивацию сотрудников, можно добавить соревновательный момент и корпоративные подарки для самых активных учеников. Например, начислять баллы, присваивать ачивки и формировать рейтинги, которые бот будет отправлять всем участникам. После окончания обучения сотрудник сможет обменять накопленные бонусы на призы от компании.

Организацию performance review. Примерно раз в полгода компании проводят оценку профессиональных навыков и результатов работы всех сотрудников — performance review. Этот метод помогает понять сильные и слабые стороны персонала, отследить прогресс в развитии, определить цели на следующий период и принять решение о повышении зарплаты или выплате премии.

Единого стандарта performance review нет, компании адаптируют процедуру под свои задачи и возможности. Например, в Smartbot этот процесс состоит из 6 этапов:

Performance review отнимает много времени и создаёт дополнительную нагрузку на сотрудников всех уровней — от стажёров до топ-менеджмента. Чтобы ускорить процесс и сделать его проще для всех участников, мы автоматизировали часть этапов с помощью чат-бота.

В нём есть сценарии для тех, кто проходит ревью, и респондентов. По команде бот отправляет нужные инструкции — как сделать self review или дать обратную связь о работе с коллегой. Также чат-бот напоминает о дедлайнах и информирует, если есть изменения в процессе. Например, когда увеличили срок одного из этапов.

Можно купить готовое решение, которое предлагают вендоры. Так, вам не придётся тратить время и ресурсы на разработку бота. Минус в том, что готовый продукт не всегда можно адаптировать под ваши процессы.

Только 5% компаний используют ИИ в HR-процессах, но 46% планируют внедрить чат-ботов в ближайшем будущем. Я считаю, что автоматизация — это конкурентное преимущество для бизнеса. Компании, которые внедряют HR-ботов для адаптации и управления персоналом, получают больше релевантных резюме, увеличивают скорость найма, удерживают сотрудников и повышают их лояльность.

Конечно, искусственный интеллект не заменит человека — у него нет эмпатии, он не может принять решение. Но чат-боты освобождают ресурсы, которые можно потратить на более важные и сложные задачи, например, развитие HR-бренда.