Дебиторская задолженность: как управлять бизнесом, чтобы не попадать в кассовый разрыв
Как работать с дебиторской задолженностью, рассказывает Ирина Екимовских — автор книги «Считай и богатей. Финансовые аксиомы предпринимателя», финансовый эксперт, директор аудиторской консалтинговой группы «Капитал», которая 20 лет действует на рынке и входит в топ-20 России по рейтингу RAEX.
Что такое дебиторская задолженность?
У каждой компании в ходе хозяйственной деятельности может возникать дебиторская и кредиторская задолженность. Дебиторская задолженность — это сумма долгов перед компанией. Вы можете встретить обозначения: дебиторка, ДЗ.
Если нам должны — это дебиторка. Мы должны — это кредиторка. Тот, кто должен — дебитор. Тот, кто ждет возвращения долга — кредитор.
Дебиторская задолженность относится к активам компании, ее имуществу и находится в левой части баланса. Но нужно понимать, что этот актив заморожен, пока с компанией фактически не рассчитаются и деньги не поступят на счет. И пока этого не произойдет, вам нужно найти средства на операционную деятельность где-то в другом месте — то есть за счет других источников: собственных средств или заемных. Источники, или пассивы, находятся в правой стороне баланса.
Кто может быть должен компании: какая дебиторка бывает
Дебиторка может быть пяти видов.
Дебиторами компании могут быть покупатели. Если вы продаете товар или оказываете услуги с отсрочкой платежа, вы становитесь кредитором для ваших клиентов и у вас возникает дебиторская задолженность. Допустим, отгрузили сегодня, а оплата будет через 30 дней.
Если вы закупились у поставщика по предоплате. Тогда вам должны поставить товары/материалы, оказать услуги на сумму вашего аванса. Это тоже ваша дебиторка.
Если вы выдали другой организации заем. Сумма этого займа — это ваша дебиторская задолженность, которую заемщик будет постепенно или единовременно погашать по истечении срока займа.
Сотруднику ошибочно переведена большая сумма — такие ситуации бывают. Эта переплата также будет дебиторкой, пока сотрудник не вернет средства или в следующем месяце бухгалтерия не пересчитает выплаты с учетом задолженности.
Переплата может возникнуть и в пользу госорганов. Например, по налогам и сборам. Такую переплату можно вернуть или зачесть в счет уплаты других налогов.
Любая дебиторская задолженность может быть плановой и просроченной
Либо у вас есть договоренность с контрагентом о сроке погашения, и он еще не наступил, либо оплата в срок не состоялась, и такая дебиторка уже становится проблемной.
Почему дебиторку нельзя пускать на самотек
Все, чем вы не управляете, имеет тенденцию расти: лишний вес, затраты, остатки на складах и, конечно, дебиторская задолженность. Почему это плохо?
Он требует привлечения дополнительных средств в бизнес. Это либо внешние заемные деньги, например банковский кредит, либо личные средства собственника.
Постоянный поиск кредитов, чтобы заткнуть дыры, не просто изматывает предпринимателя, но и грозит банкротством, если в один прекрасный день кредит вам уже никто не даст.
И даже если в какой-то гипотетической ситуации вы готовы бесконечно вливать собственные средства в бизнес, а не искать заемные, то такое положение дел все равно говорит о том, что бизнес работает плохо, его финансовая модель неэффективна и деньги он только поглощает, а не приносит.
Как управлять дебиторской задолженностью
Управление задолженностью — это слаженные действия финансистов, отдела продаж и юристов. Начинать управлять дебиторкой нужно до ее возникновения.
Прописать политику кредитования покупателей. То есть закрепить в документе: на какие суммы, на какой срок и кому вы готовы продавать с отсрочкой платежа.
Чтобы посчитать, сколько дебиторской задолженности ваша компания может себе в принципе позволить, не попадая в кассовый разрыв и не требуя привлечения новых средств, нужно понять, сколько капитала у вас в целом есть.
Можно рассчитать по следующей формуле:
Текущий капитал + плановая прибыль − планируемые дивиденды + увеличение заемного капитала = сумма капитала на планируемый год
Только не забывайте, что в структуре активов кроме дебиторки есть материалы, готовая продукция, незавершенное производство, строительство — они тоже должны быть обеспечены капиталом (пассивом, или источником средств).
Средний срок отсрочки вычисляется через коэффициент оборачиваемости следующим образом:
Коэффициент оборачиваемости = плановая выручка / плановая дебиторская задолженность
Количество дней отсрочки = 365 дней / коэффициент оборачиваемости
Понять, кому можно давать отсрочку. Определить это можно, проанализировав покупателей по нескольким критериям:
- объем и частота заказов;
- история взаимоотношений — длительность сотрудничества, платежная дисциплина в прошлом;
- благонадежность и финансовое положение покупателя.
Финансы можно оценить, запросив у контрагента бухгалтерский баланс. В нем проверить:
- устойчивость — долю заемных средств в бизнесе;
- кредитную нагрузку — отношение выручки к остатку задолженности по кредитам;
- наличие основных средств — есть ли у покупателя какое-то имущество, на которое можно наложить взыскание.
Проверить общую благонадежность можно в открытых источниках. Например, воспользоваться сервисом «Прозрачный бизнес» от ФНС, проверить количество и динамику судебных споров контрагента, заказать справку в НБКИ. Либо с помощью платных сервисов, таких как Контур.Фокус, СПАРК-Интерфакс.
Определить политику кредитования. Она может быть консервативной, агрессивной и умеренной.
Консервативная. Все формализовано, прописаны регламенты, внедрена рейтинговая система оценки покупателей, компания предпочитает работать по предоплате либо давать небольшие отсрочки, применяются строгие процедуры инкассации.
Агрессивная. В отношении захвата рынка и одновременно дружелюбная к покупателю. При этом рост продаж происходит за счет легкого предоставления отсрочек (часто на усмотрение менеджера без каких-либо расчетов), оформленных регламентов по работе с задолженностью нет, просроченную дебиторку активно не истребуют.
Умеренная. Это золотая середина: отсрочки в рынке, при этом компания снижает свои риски, прописывая и соблюдая правила работы с дебиторкой.
Использовать оперативную отчетность. Это необходимо, чтобы контролировать дебиторскую задолженность и видеть динамику.
По сути, это реестр старения задолженности, в котором дебиторка разбита на группы:
- текущая задолженность — долги в рамках договорных условий;
- просроченная задолженность — долги, по которым нарушены условия оплаты, пошла просрочка;
- судебная задолженность — долги, которые вы взыскиваете через суд;
- сомнительная задолженность — долги, по которым вы сомневаетесь в получении средств, она вероятна к списанию.
Разработать и применять регламент по работе с дебиторской задолженностью. Регламент — это алгоритм для всех вовлеченных сотрудников. Он призван систематизировать действия, минимизировать человеческий фактор и предусмотреть разные ситуации без необходимости каждый раз изобретать велосипед. Например:
- по какой процедуре менеджеры отдела продаж подают заявку на отсрочку для клиента;
- как контролируют сроки наступления оплаты;
- если наступает просрочка, в течение какого срока подключают руководителя или юриста.
Регламент в том числе должен предусматривать, казалось бы, мелочи, но они влияют на своевременность и быстроту оплаты:
- выяснить процедуру оплаты у клиента — если там есть один платежный день в течение недели, надо выставить счет к нему;
- короткий срок выставления счета;
- указание на счете и в сопроводительном письме даты оплаты;
- цепочку напоминаний контактному лицу об оплате и так далее.
Автоматизировать все, что можно. Хорошо, когда отчет по статусам дебиторки автоматически подгружается из вашей учетной системы (1С, CRM) на наглядный дашборд, где вы в режиме «светофора» оперативно видите, что происходит, вместо того чтобы ждать, пока отчет соберут руками. А напоминания об оплате отправляются из системы без участия менеджера. Все это можно программно настроить.
Включить показатели по дебиторской задолженности в систему мотивации сотрудников. Если не наказывать за несвоевременное и не поощрять за своевременное получение оплаты от покупателей, система работы с дебиторкой не взлетит.
Полный порядок в бизнесе
Считая, что лучше вкладывать всю прибыль в виде дивидендов в развитие, собственник не забирал деньги из бизнеса.
Специалисты АКГ «Капитал» собрали управленческую отчётность компании за три года и увидели, что невыведенная прибыль осела в оборотных активах — в дебиторской задолженности.
«Деньги в бизнесе», семинар Ирины Екимовских, показал владельцу компании, что его бизнес работает в полную силу, но при этом и долги растут соответственно объемам.
Шаги к решению вопроса:
- Составить финансовый план с суммой дебиторской задолженности.
- Собственник должен забирать прибыль, контролировать оборотный капитал и дебиторскую задолженность.
- Ввести систему резервов.
- Контролировать исполнения финансового плана, вести учет управленческой отчетности каждый месяц.
- Ввести систему мотивации для сотрудников отдела продаж для сокращения дебиторки.
Введение нормативов, баланс оборотного капитала, понятная структура дебиторской и кредиторской задолженности — эти нововведения увеличили эффективность бизнеса.
Собственник понял, что забирать дивиденды выгодно. По итогам года он получил дивиденды в том объеме, который запланировал, а именно порядка 30 млн рублей. Дебиторка на конец года не превышала плановых показателей.
Главное об управлении дебиторкой
Дебиторская задолженность — это когда нам должны: покупатели, поставщики и другие контрагенты.
Большая дебиторка — самая частая причина кассовых разрывов и нехватки средств. Размер дебиторской задолженности влияет на показатели финансовой эффективности бизнеса.
Управление дебиторской задолженностью начинается до ее возникновения и подразумевает два блока: управление будущей и текущей задолженностью.
Чтобы дебиторка не приносила проблем, важно просчитать ее возможный размер и определить для себя, как вы будете с ней работать. Если у вас нет формализованных бизнес-процессов по работе с задолженностью — значит, такова ваша политика кредитования покупателей.
Для системной работы с дебиторкой нужны правила и регламенты.
Хотите рассказать о своем бизнесе или поделиться экспертизой?
В рубрике «Блоги компаний» вы можете бесплатно публиковать статьи о своем бизнесе. Публикации помогут укрепить ваш личный бренд или привлечь внимание партнеров, клиентов, инвесторов.
О чем можно рассказать?
- Обо всем, с чем вы столкнулись лично, например, вышли на новый рынок, нашли неочевидный канал сбыта или придумали, как увеличить продажи в несезон.
- О работе с инструментами, сервисами или технологиями для бизнеса.
Для помощи в подготовке статьи мы сделали телеграм-бот. В нем — рекомендации по содержанию статьи и инструкции по ее оформлению. Следуйте инструкциям, пишите статьи и отправляйте готовые тексты так же в чат-бот.
После короткой проверки ваш материал выходит на сайте Бизнес-секретов, а лучшие статьи мы отправляем на главную страницу медиа.
Ждем ваших историй!
есть пути решения. спасибо!