Плюсы цифрового проектного офиса для создания культуры бережливого производства
В соответствии с исследованием, проведенным японским специалистом Сидни Йошидой, существует так называемый айсберг неведения в части понимания текущих проблем в бизнесе топ-менеджментом компании. Так, в соответствии с его опросом, только 4% всех сложностей и неэффективностей в бизнесе известны высшему руководству.
Если посмотреть на российский рынок, то в среднем сотрудники компании предлагают до 20 идей в течение месяца. Удивительно, но до сих пор большинство таких предложений вносятся вручную, через устное обращение или на бумаге. Кроме того, для многих российских компаний основным инструментом управления проектами по-прежнему остается Excel.
Тем не менее сегодня существуют современные цифровые решения, которые позволяют эффективно выстраивать бизнес-процессы, анализировать данные, внедрять новые идеи, формировать команды, управлять проектами и выполнять множество других задач, которые недоступны при использовании обычных таблиц и инструментов.
Какие преимущества дает концепция бережливого производства?
Концепция бережливого производства помогает делать бизнес-процессы более эффективными и увеличивать прибыль компании. Благодаря этой концепции бизнес может адаптироваться к изменяющимся рыночным условиям и потребностям клиентов.
Подход бережливого производства учитывает роль каждого сотрудника в улучшении процессов. Это способствует:
- повышению мотивации команды;
- развитию инноваций в бизнесе;
- улучшению управления компанией через более четкое определение целей, процессов и метрик;
- более эффективному использованию данных для принятия решений.
Внедрение бережливого производства неразрывно связано с процессом цифровизации. Эффективное управление процессами обеспечивается сбором и анализом обширных объемов данных. Отсутствие цифровых технологий лишает бережливое производство способности оперативно адаптироваться к изменениям, внедрять непрерывные улучшения и достигать оптимальных результатов.
Как цифровой офис помогает наладить бережливое производство
Цифровой офис влияет на четыре основных направления развития компании.
Развитие корпоративной культуры. Бережливое производство — это сильнейший инструмент с точки зрения выявления перспективных и активных сотрудников, тех людей, которые создают идеи и «болеют» делом компании. Их важно выявлять и правильно мотивировать. В компании должна быть возможность для формирования пула таких талантов и выделения их по компетенциям. Более того, важно правильно оценивать сотрудников, например, в рамках одной позиции.
Сотрудник должен видеть, как его идеи реализуются и влияют на различные процессы компании. Однако это не единственная мотивация.
Финансовая составляющая — это также немаловажный элемент корпоративного управления и работы с бережливым производством. Политику мотивации можно внедрить в ИТ-инструмент, который рассчитает процент или фиксированную сумму в конце проекта. Это станет стимулом для линейных сотрудников подавать больше идей и инициатив.
Решить проблему на пути развития корпоративной культуры в области бережливого производства помогает четкое понимание нагрузки на сотрудника. Важно иметь прозрачный инструмент, который показывает, какая часть проектной деятельности завязана на сотруднике и когда его компетенции важны для бизнес-процессов. Современные цифровые инструменты позволяют понимать, каких людей нужно привлекать на те или иные проекты.
Коммуникация внутри компании. Рост объема коммуникации — это важнейший тренд в бизнесе. В большинстве компаний коммуникация держится на мессенджерах, электронной почте, внутрикорпоративных сайтах. Однако когда речь идет о важных проектах, требуется системно собирать информацию из различных источников. Цифровые инструменты бережливого производства обеспечивают возможность вести коммуникацию в едином месте, отслеживать ход выполнения проекта, обсуждать важные этапы и соглашения и, что не менее важно, сохранять эту информацию для использования в будущем.
Важным фактором эффективной работы является возможность своевременно видеть статус по каждому проекту, реагировать на изменения и собирать статистику по отклонениям, которые произошли в процессе реализации проекта. Из-за отсутствия цифровых инструментов управления проектами компании нередко не успевают следить за изменением статусов, а это влечет за собой ряд негативных последствий: потеря в производительности, в эффективности, в прибыли и других показателях.
Еще одной важной тенденцией является ключевая роль мессенджеров в управлении инициативами внутри компании. У мессенджеров два главных плюса:
- Это удобное и понятное средство коммуникации. Большинство людей уже привыкли к ним и уверенно ими пользуются.
- Они обеспечивают прозрачность в процессах. Например, предлагая идеи через телеграм-бот, сотрудники могут отслеживать текущее состояние своих инициатив и получать обратную связь.
Работа с большими данными. На рынке наблюдается важное явление: руководители хотят видеть всю информацию в одном месте — от начальной идеи до конечного финансового результата и мониторинга после завершения проекта. Прозрачность в этом процессе остается очень востребованной.
Важной возможностью, которую предоставляют цифровые инструменты бережливого производства, является не только визуализация big data, но и создание электронного архива. Любой проект генерирует огромное количество данных и информации. Как же систематизировать это хранение? Как, реализовав инициативу на одном заводе, передать информацию на другой? Современные инструменты позволяют создавать структурированный электронный архив с возможностью самостоятельно задать формат структуризации, сохранить их как шаблоны или быстро изменить.
Оценка экономического эффекта. В эффективном управлении бизнесом критически важным является понимание каждого проекта и его влияние на показатели бизнеса. Важно понимать эффект от каждого проекта на различных этапах его реализации и иметь индикаторы на «приборной панели», на основании которых следует своевременно прекратить нерентабельные проекты.
Современные цифровые инструменты бережливого производства позволяют:
- анализировать проекты в различных аспектах и временных рамках;
- вовремя замечать, где возникают проблемы;
- определять проекты, которые приносят убыток и требуют прекращения;
- узнавать, чему стоит уделить больше внимания, чтобы ускорить достижение положительных результатов.
Тренды в цифровизации бережливого производства
Внедрение культуры бережливого производства на уровне линейного персонала. Нужно уделять больше внимания сбору бережливых инициатив со стороны фронтлайна. Причем важно не просто собирать, но и анализировать услышанное и своевременно реагировать на обозначенные проблемные области. Важно формировать открытую культуру коммуникации.
Будущее — за многоплатформенными решениями. Компании устают от зоопарка инструментов. Сейчас бизнесу важно, что будет в наполнении платформы, будет ли она закрывать несколько бизнес-потребностей в рамках единого окна, обеспечивает ли она необходимый уровень безопасности, как идет управление интеграциями.
Скорость сбора релевантных данных о деятельности бизнеса. Огромное количество данных, которое генерируется сегодня, будет так или иначе требовать от нас более качественного планирования проектов по непрерывным улучшениям, более качественной работы с метриками, формирования и оценки KPI. Нужно уметь качественно работать с данными и на основании их анализа принимать взвешенные управленческие решения.
Инструменты для сквозной оценки от подачи инициативы до конечного результата. Сегодня многие компании используют специализированную систему проектного управления. Однако зачастую она никак не связана с фабрикой идей. Либо же наоборот — есть система подачи предложений и улучшений, но дальше отслеживание движения по этим инициативам отсутствует. Будущее — за ИТ-инструментами, которые предлагают комбинацию фабрики идей и проектного управления.
Хотите рассказать о своем бизнесе или поделиться экспертизой?
В рубрике «Блоги компаний» вы можете бесплатно публиковать статьи о своем бизнесе. Публикации помогут укрепить ваш личный бренд или привлечь внимание партнеров, клиентов, инвесторов.
О чем можно рассказать?
- Обо всем, с чем вы столкнулись лично, например, вышли на новый рынок, нашли неочевидный канал сбыта или придумали, как увеличить продажи в несезон.
- О работе с инструментами, сервисами или технологиями для бизнеса.
Для помощи в подготовке статьи мы сделали телеграм-бот. В нем — рекомендации по содержанию статьи и инструкции по ее оформлению. Следуйте инструкциям, пишите статьи и отправляйте готовые тексты так же в чат-бот.
После короткой проверки ваш материал выходит на сайте Бизнес-секретов, а лучшие статьи мы отправляем на главную страницу медиа.
Ждем ваших историй!
Какие плюсы цифрового проектного офиса близки вам? Расскажите в комментариях.