Как использовать факсимильную подпись
Чтобы ускорить и упростить работу, можно визировать некоторые документы факсимильными подписями. Но использовать их разрешено только в некоторых случаях. В статье разберем, на какие документы можно ставить факсимиле и как это делать.
Что такое факсимиле
Факси́мильная подпись, или факси́миле, — оттиск печати, который воспроизводит подпись человека. Еще есть цифровой вариант факсимиле — картинка с изображением подписи, которую вставляют в электронные документы.
С помощью факсимиле можно визировать бумаги без участия человека, которому принадлежит подпись. Например, когда нужно быстро и сразу подписать несколько сотен почетных грамот, секретарь может их «проштамповать».
Когда можно использовать факсимиле
В законе нет единого списка документов, для которых можно использовать факсимильную подпись. Есть два варианта, когда документ можно подписать факсимиле:
- Это предусмотрено договором с контрагентом.
- Это предусмотрено внутренним документооборотом.
По договору с контрагентом. Соглашение об использовании факсимильной подписи можно оформить отдельно либо включить такое условие в текст основного договора. В любом случае нужно перечислить документы, для которых разрешено использовать факсимиле. Первичное соглашение нужно заверить собственноручно.
Для внутренних документов. Чтобы использовать факсимиле внутри компании, издают распоряжение или приказ руководителя, а также готовят соответствующее положение. В нем перечисляют случаи использования факсимильной подписи и указывают ответственного за ее хранение.
Перед этим нужно проверить, не запрещает ли закон использование факсимильной подписи на каких-либо из перечисленных документов. Например, по трудовому кодексу нельзя подписывать факсимиле кадровые документы: трудовые договоры, книжки, приказы.
Когда нельзя использовать факсимиле
Компании и ИП не доверяют факсимильным подписям, потому что штамп может изготовить и использовать кто угодно. Большинство деловых бумаг уполномоченные люди должны подписывать лично, а факсимиле используют для документов, которые не влекут серьезных последствий.
Использование факсимильной подписи запрещено:
- для первичных учетных документов: накладных, актов приема-сдачи и так далее;
- платежных и других документов, имеющих финансовые последствия;
- бухгалтерской отчетности, счетов-фактур, налоговых деклараций;
- кадровых документов;
- конкурсной, аукционной, тендерной информации;
- деклараций и сертификатов соответствия товара;
- доверенностей;
- заявлений;
- векселей.
Эти запреты содержатся в соответствующих законах и других нормативных актах, например в гражданском и налоговом кодексах, письмах Минфина и налоговой службы.
Контрагенты неправомерно подписывали счета-фактуры факсимиле, и суд взыскал с компании вычеты по НДС, пени и штраф
Ситуация. Налоговая доначислила ООО «Суворовские конфеты» НДС, пени и штраф за необоснованное возмещение налога по счетам-фактурам, подписанным факсимильными подписями. Общество подало апелляционную жалобу.
Аргументы. 169‑я статья налогового кодекса не предусматривает использование факсимиле на счетах-фактурах, товарных накладных и других документах, имеющих финансовые последствия. Вычеты по таким документам неправомерны.
Решение. Суд согласился с налоговой и сослался на постановление Президиума Высшего арбитражного суда, который в 2011 году выразил аналогичную позицию по подобному делу. Суд решил, что инспекция правомерно отказала в вычетах и доначислила НДС, пени и штраф.
Постановление Двадцатого Арбитражного суда от 05.10.2018 № А68-732/2017
Как изготовить факсимильный штамп
Факсимиле заказывают в организациях, которые делают печати и штампы.
Процесс изготовления штампа обычно занимает не больше суток и состоит из нескольких этапов:
- Сканирование и обработка подписи.
- Выбор оснастки.
- Изготовление клише.
- Сборка штампа.
Разберем подробнее.
Сначала заказчик передает исполнителю качественную подпись на бумаге или присылает ее скан по электронной почте. Специалисты обрабатывают изображение в графическом редакторе, чтобы оно было четким и равномерным.
Затем заказчик выбирает автоматическую или ручную оснастку, на которую будут крепить клише с подписью. Использование факсимиле на автоматической оснастке удобнее и позволяет делать более четкие оттиски, но такое устройство обойдется дороже ручного штампа.
Чтобы сохранить исходный масштаб и выбрать подходящий размер оснастки, при отправке скана нужно указать размеры оригинальной подписи в миллиметрах.
Специалисты делают электронный макет и на его основе изготавливают клише из резины или фотополимера.
Эксперты рекомендуют изготавливать клише из резины, потому что они:
- износоустойчивы, срок службы в 4—5 раз больше, чем у полимерных;
- позволяют добиться высокого разрешения для проработки мелких деталей;
- позволяют использовать штемпельную краску на любой основе: водной, спиртовой или масляной.
На завершающем этапе клише крепят на оснастку, и факсимиле готово. После изготовления его передают ответственному сотруднику заказчика, который будет хранить и использовать штамп.
Как отличить факсимиле от оригинальной подписи
Есть несколько очевидных отличий факсимильной и собственноручной подписей:
- Собственноручные подписи отличаются деталями: каждый раз человек использует разный размер, размах, наклон.
- Факсимильный росчерк не содержит мелких деталей и у него есть утолщения по краям.
- Факсимиле обычно однотонное, без пропусков и равномерно по степени нажатия на всей площади.
- Использование факсимиле оставляет на бумаге рельефный след от оснастки в виде прямоугольника, квадрата или круга.
Самый надежный метод проверить факсимиле в договоре — заказать экспертизу.
Главное
- Факсимиле — оттиск печати, воспроизводящий подпись человека.
- Факсимиле можно использовать по соглашению сторон или в соответствии с правилами документооборота внутри компании.
- Факсимиле нельзя использовать для документов, которые влекут серьезные финансовые или юридические последствия.
- Факсимиле заказывают в организациях, делающих печати и штампы.
- Эксперты рекомендуют заказывать для факсимиле резиновые клише на автоматической оснастке.
- Факсимильная подпись отличается от собственноручной деталями и присутствием рельефного следа на бумаге.
Планируете использовать факсимиле в бизнесе? Для каких документов?