Если работодателю нужен сотрудник в штат, он должен подписать с ним трудовой договор. Рассказываем, когда нужен трудовой договор и как его составить.
Что такое трудовой договор, кому и зачем он нужен
Трудовой договор — это соглашение между работником и работодателем. Первый обязуется выполнять перечисленные в договоре рабочие обязанности, а второй — предоставить условия для работы и платить сотруднику зарплату.
Стороны трудового договора:
- сотрудник — физическое лицо;
- работодатель, обычно компания или ИП.
Такой договор составляют, когда сотрудника нужно нанять на постоянную или временную работу по графику и под контролем работодателя.
ИТ-компании нужен программист 1С. Специалист по кадрам находит подходящего кандидата, и они договариваются, что тот будет работать по графику 5/2 с 08:00 до 17:00. Зарплата — 100 000 ₽, выплачивается два раза в месяц. После согласования условий они подписывают трудовой договор, и программист приступает к работе.
Работать без трудового договора незаконно. Если об этом узнает трудовая инспекция, работодателя могут наказать. За первое нарушение штраф для должностных лиц — до 20 000 ₽, для ИП и малых предприятий — до 10 000 ₽, для компаний — до 100 000 ₽ за каждый незаключенный договор. За повторный проступок накажут строже.
Хранение трудового договора. Договоры, которые составили до 1 января 2003 года, хранят 75 лет, а те, что позже, — 50 лет.
Какие есть виды трудовых договоров
В законе два вида трудовых договоров: бессрочный и срочный. Мы уже подробно рассказывали об этом в отдельной статье. Тут кратко напомним, в чем разница между ними.
Бессрочный трудовой договор действует, пока любая из сторон не захочет его расторгнуть. Сделать это может как сам сотрудник, например уйти работать в другую компанию, так и работодатель — по предусмотренным законом причинам, к примеру уволить работника за прогул. Иногда бессрочный договор расторгают по основаниям, не зависящим от его сторон, например, если работника призвали в армию на срочную службу.
Срочный трудовой договор заключают на определенное время и в случаях из ТК РФ. Общее правило: стороны должны быть согласны работать по срочному договору.
Компании и ИП, у которых меньше 35 сотрудников, могут заключать срочные трудовые договоры без ограничений. Для розничной торговли и бытового обслуживания это число меньше — до 20 сотрудников.
Если у бизнеса больше работников, для заключения срочного договора должно выполняться одно из условий:
- сотрудник нужен для заведомо временной работы, например уборки урожая;
- работник относится к определенной категории, например он пенсионер или студент очной формы обучения.
Минимального срока заключения срочного трудового договора нет. Максимальный — 5 лет. По желанию сторон срочный договор можно перезаключить или превратить в бессрочный.
Строительная компания заключила срочный договор с электриком на 3 года — пока строится дом. Срок сдачи дома сдвинули на год и договор с электриком продлили еще на год.
Чтобы срочный договор стал бессрочным, достаточно его не расторгать. Если срок подошел к концу, а работник продолжает трудиться, договор становится бессрочным. Дополнительные документы оформлять не нужно.
Если надо переделать договор в бессрочный раньше, чем закончится срок его действия, достаточно подписать дополнительное соглашение с сотрудником. В пункте о сроке действия договора нужно заменить формулировку: «Трудовой договор заключен на неопределенный срок».
Порядок заключения
По закону трудовой договор с работником должен быть в электронном или бумажном виде в двух экземплярах — по одному каждой стороне. На обоих экземплярах работник и работодатель должны поставить подписи. Причем на экземпляре работодателя сотрудник подписывается дважды: как сторона договора и в том, что он получил свой экземпляр.
Если сотрудника допустили к работе без трудового договора, документ надо подписать в течение трех рабочих дней. Так бывает, если помощь сотрудника нужна срочно. Например, у компании уволился единственный курьер, и она нанимает нового, который сразу начинает развозить заказы, а работодатель тем временем готовит документы.
Содержание трудового договора
Рассказываем, что должно быть в трудовом договоре с работником.
Информация о сторонах. В начале договора указывают только наименования сторон, а в конце — их остальные данные. Какую информацию прописывают в договоре:
- ФИО работника, его паспортные данные и адрес;
- для работодателей-компаний — наименование организации, ИНН, КПП, ОГРН и адрес;
- для работодателей-ИП — ФИО, паспортные данные, ИНН, ОГРНИП и адрес;
- ФИО и должность представителя работодателя, который заключает трудовой договор, например кадрового специалиста;
- информация о документе, который наделил представителя соответствующими полномочиями. Например, о доверенности.
Место работы, населенный пункт, где сотрудник будет выполнять рабочие обязанности. Например, Республика Татарстан, город Казань. Если заключаете договор с удаленным сотрудником, который сам выбирает место работы, подойдет такая формулировка: «Место выполнения трудовой функции работник определяет самостоятельно».
Трудовая функция работника. В этом пункте прописывают общие обязанности сотрудника без детализации. Например, для бухгалтера по оплате труда — считать зарплату и сдавать отчетность за работников.
В дополнение к трудовому договору утверждают должностную инструкцию, в которой подробно расписывают, что конкретно делает работник. В трудовом договоре ставят отсылку на инструкцию и знакомят с ней при подписании договора.
Дата начала работы. Если договор бессрочный, нужна только дата, с которой сотрудник приступает к работе.
Для срочного трудового договора нужно указать дату начала работы и срок действия документа. Также в таком договоре нужно обозначить основание, по которому его заключают.
Условия оплаты труда. В этом пункте указывают только оклад сотрудника. Если работодатель выплачивает премии или материальную помощь, их прописывают в других документах. Например, в положении об оплате труда, а из договора ссылаются на него.
Режим рабочего времени и времени отдыха. Указывают, если режим отличается от того, что закреплен в правилах внутреннего трудового распорядка, ПВТР. Например, по правилам график работы для всех с 09:00 до 18:00, а сотрудник работает с 08:00 до 17:00. Если же он работает как все, в трудовом договоре достаточно сослаться на ПВТР.
В трудовой договор можно добавить дополнительные условия. Например, указать конкретное рабочее место или структурное подразделение, информацию об испытательном сроке. Главное, чтобы эти условия не ухудшали права работника по ТК РФ.
Трудовой договор составляют самостоятельно или используют образцы. Вы можете скачать типовую форму с сайта Бизнес-секретов и изменить ее под себя.
Рассылка: как вести бизнес в России
Каждую неделю присылаем самые важные новости бизнеса, разборы законов и инструкции, которые помогут вести свое дело
Какие пункты нельзя включать в трудовой договор
В трудовом договоре не должно быть условий, которые противоречат законодательству.
Например, запрещены условия:
- о выплате заработной платы раз в месяц — по закону ее выдают минимум раз в полмесяца;
- о назначении работнику на время испытательного срока должностного оклада или тарифной ставки меньше, чем это предусмотрено по должности в штатном расписании;
- об испытательном сроке работника, если ему по закону нельзя такой устанавливать: например, женщине с ребенком до полутора лет, несовершеннолетнему работнику, сотруднику, принятому в порядке перевода от другого работодателя;
- об испытательном сроке дольше, чем это прописано в ТК РФ. Обычный максимальный срок — 3 месяца, а для высших руководящих должностей — 6;
- об отпуске меньшей продолжительности, чем по трудовому кодексу. Стандартный отпуск за полностью отработанный рабочий год — 28 календарных дней;
- о запрете работать у конкурентов и открывать собственный бизнес в такой же отрасли после увольнения;
- о штрафах за дисциплинарные проступки.
Если трудовая инспекция проверит работодателя и обнаружит такие условия в трудовом договоре, то выпишет штраф: должностному лицу — от 10 000 до 20 000 ₽, малому предприятию и ИП — от 5 000 до 10 000 ₽, средней и крупной компании — от 50 000 до 100 000 ₽.
Какие документы нужны для оформления трудового договора
Прежде чем составлять трудовой договор с сотрудником, нужно запросить у него документы:
- паспорт;
- бумажную трудовую книжку, если есть, или сведения о трудовой деятельности по форме СТД-Р;
- СНИЛС;
- документы воинского учета: приписное свидетельство, военный билет или выданная взамен него справка — для военнообязанных;
- диплом, если он обязателен для работы, например, когда трудоустраивается врач.
Еще могут понадобиться справки об отсутствии судимости или отсутствии административного наказания за употребление наркотиков. Например, первая справка нужна для работы в такси, а вторая — для сотрудников охраны.
Также работодатель вправе запросить у сотрудника дополнительные документы, нужные для работы. Например, у программиста 1С могут попросить сертификат о сдаче экзамена на знание программы.
Какие есть особенности в трудовых договорах
Если сотрудник работает не в офисе или, например, совмещает две работы, эти нюансы нужно отразить в трудовом договоре. Перечислим примеры таких ситуаций.
Работа по совместительству. Тогда в договоре пишут, что это работа по внешнему и внутреннему совместительству, и указывают график работы сотрудника: максимум четыре часа в день.
Неполное рабочее время. Нужно прописать это в трудовом договоре и указать график работы. Подойдет такая формулировка: «Сотруднику устанавливается неполное рабочее время с понедельника по четверг. Режим работы — с 08:00 до 16:00».
Работа на удаленке. В общих положениях трудового договора с удаленным сотрудником важно прописать, что работа — дистанционная. Можно указать такую формулировку: «Работник выполняет трудовую функцию дистанционно». Если сотрудник будет работать по своему графику, а не по принятому у работодателя, указывают: «Режим работы и времени отдыха работник определяет самостоятельно».
Предусмотрен испытательный срок. Испытательный срок для рядовых сотрудников можно устанавливать до трех месяцев, для руководителей — до полугода. Меньший срок устанавливать можно, дольше — нет.
Срок испытания нужно сразу прописать в трудовом договоре, иначе сотрудник считается принятым на работу без испытания. Вариант формулировки: «Работнику устанавливается испытательный срок 3 месяца».
Микропредприятия. Работодатель может утвердить правила внутреннего трудового распорядка, оплату труда, график и премию в локальных нормативных актах или включить эти условия в трудовой договор.
Работники государственных или муниципальных учреждений. Трудовые договоры с ними составляют по тем же правилам, что и с работниками коммерческих предприятий. Можно взять примерную форму договора, утвержденную правительством, и доработать под нужды конкретного учреждения.
Как изменить трудовой договор
Обычно внести изменения в трудовой договор можно только по письменному дополнительному соглашению сторон. Инициатором может быть любая из них или обе.
Типовой формы допсоглашения нет, поэтому его составляют в произвольной в двух экземплярах — по одному каждой стороне. На экземпляре работодателя сотрудник дополнительно расписывается в том, что получил документ.
В одностороннем порядке работодатель может изменить трудовой договор по двум причинам:
- меняется техника и технология производства, например работодатель внедряет новое оборудование, технические регламенты, из-за которых уменьшается или увеличивается нагрузка на сотрудника, меняются правила эксплуатации оборудования, совершенствуются рабочие места;
- реорганизовывается производство, например работодатель исключает какую-либо стадию производственного процесса: раньше упаковку продукции делали вручную, теперь это происходит автоматически, или вводит новые режимы труда, перераспределяет задачи между отделами.
Но трудовые обязанности сотрудника работодатель по своей инициативе менять не может. Например, если сотрудник по трудовому договору должен шлифовать детали, а работодатель хочет перевести его в лакокрасочный цех.
По каким причинам можно расторгнуть трудовой договор
Законом предусмотрено несколько оснований для расторжения трудового договора. Расскажем о наиболее популярных.
По соглашению сторон. Работодатель и сотрудник могут договориться расстаться на определенных условиях, например с выплатой сотруднику 2—3 окладов. Тогда надо подписать соглашение с сотрудником и уволить его хоть на следующий день, без отработки.
Истечение срока трудового договора. Этот пункт применим только к срочным договорам. Если срок закончился, а работодатель или работник не планируют его продлевать, стороны расходятся.
По инициативе работника. Такой вид увольнения еще называют «по собственному желанию». Например, если сотрудник нашел работу ближе к дому или с более высокой зарплатой. Тогда он пишет заявление работодателю минимум за 14 календарных дней до увольнения и по истечении этого срока уходит. Однако если работодатель согласен, сотрудник может уволиться и раньше.
По инициативе работодателя. Работодатель может уволить сотрудника, например, при ликвидации организации или если сотрудник нарушает трудовую дисциплину: часто опаздывает и грубит коллегам. Во втором случае главное — собрать доказательства проступка и правильно оформить документы. Иначе работник может подать в суд, восстановиться в должности и потребовать компенсации.
Сотрудника незаконно уволили, он обратился в суд и получил почти 200 000 ₽
Ситуация. Мужчина работал в компании исполнительным директором. 9 июля он подал заявление на увольнение по собственному желанию, а на следующий день ему сказали, что он уже уволен за прогул, который был 26 июня. Сотрудник с этим не согласился и обратился в суд.
Аргументы. Мужчина утверждал, что не прогуливал, а работал на объекте. Также ему не показали приказ об увольнении и в трудовой книжке указали неверную причину увольнения: «прогул» вместо «увольнение по собственному желанию».
Работодатель заявил, что все законно, потому что 26 июня сотрудника не было на месте, трудился он накануне, 25 июня, до позднего вечера, а 26-го числа не вышел на работу. Однако в табеле учета рабочего времени не было отметки о прогуле, и за этот день ему выплатили зарплату. Также в документах нашли множество нарушений: сотруднику не выдали трудовой договор, не ознакомили с должностной инструкцией и другими локальными нормативными актами.
Решение. Суд постановил, что работника уволили незаконно, и приказал восстановить его в должности, выплатить зарплату за время вынужденного прогула и компенсацию морального вреда. Всего — 196 535,70 ₽.
Решение Нижнеломовского районного суда Пензенской области № 2-170/2019 от 20.06.2019
Увольнение в порядке перевода. Подойдет, когда сотрудник переходит от одного работодателя к другому по договоренности.
Изменение условий трудового договора. По этой причине можно расторгнуть договор, если у работодателя изменились технологические или организационные условия труда, которые не устраивают работника. Например, у компании выросло количество заказов, и вместо пятидневной рабочей недели по 8 часов вводят посменный график 2/2 по 12 часов.
Отказ от перевода по медицинским показаниям. Если работник больше не может трудиться на своей должности из-за болезни или инвалидности, работодатель должен перевести его на другую работу. При отказе сотрудника можно уволить.
У работника клеевого цеха обнаружили астму, и работодатель предлагает ему перейти в офис, где нет вредных условий труда. Если работник не хочет уходить с имеющегося места, его увольняют.
Отказ от перевода в другую местность. Если работодатель переезжает в другой населенный пункт, он может предложить сотруднику последовать за ним. Например, ранее компания работала в Казани, а теперь переезжает в Альметьевск. Если сотрудник не согласен работать на новом месте, его можно уволить.
По обстоятельствам, независящим от воли сторон. К ним относят, например, призыв сотрудника на срочную службу в армию или восстановление на работе сотрудника, который ранее был на этой должности.
Во втором случае сразу увольнять сотрудника нельзя. Сначала работодатель должен предложить любую другую вакантную должность, не обязательно аналогичную. Так, если раньше сотрудница была руководителем подразделения, ей могут предложить как другую руководящую должность, так и ниже по статусу. Если вакансий нет или они сотрудника не устраивают, его увольняют.
Нарушение при заключении трудового договора. Бывает, что трудовой договор оформили с ошибками или сотрудника приняли на работу незаконно. Например, трудоустроили водителя, который лишен водительских прав, но не сдал удостоверение в ГИБДД, или наняли человека, которому по состоянию здоровья нельзя работать на такой должности. Если ошибку нельзя исправить, нужно предложить другие вакансии, на которые сотрудник может подойти. Если их нет, трудовой договор расторгают.
Когда можно обойтись без трудового договора
Бывает, что работодателю нужна разовая услуга, а не сотрудник в штате. Например, нужно сделать сайт для компании или нанять рабочих, чтобы они сделали ремонт в офисе. Тогда можно оформить не трудовой договор, а договор гражданско-правового характера, ГПХ, — подряда или оказания услуг.
Приведем несколько примеров, когда обязателен трудовой договор, а когда можно оформить разовую сделку.
По договору ГПХ лучше не работать с постоянными сотрудниками. Если кто-то из них пожалуется в суд, договор могут переквалифицировать в трудовой, а работодателя оштрафуют: ИП или малое предприятие — от 10 000 до 20 000 ₽, среднюю или крупную компанию — от 50 000 до 100 000 ₽.
Главное
- Трудовой договор — это соглашение между сотрудником и работодателем.
- Предмет трудового договора: сотрудник обязуется выполнять перечисленные в договоре рабочие обязанности, а работодатель — предоставить условия для работы и платить сотруднику зарплату.
- Трудовой договор бывает бессрочный и срочный.
- Трудовой договор с работником должен быть в двух экземплярах — по одному экземпляру с подписями каждой стороне. Документ можно оформить в бумажном или электронном виде.
- Для оформления трудового договора нужны: паспорт; бумажная трудовая книжка, если есть, или форма СТД-Р; СНИЛС; документы воинского учета. Для некоторых должностей нужна справка о несудимости.
- Если работодателю нужна разовая услуга, а не сотрудник в штате, можно оформить договор ГПХ вместо трудового.
У вас есть сотрудники, которые работают по трудовому договору? В чем здесь плюсы перед оформлением по ГПХ?