Как перевести сотрудника на неполное рабочее время
Перевод на неполное рабочее время может понадобиться как сотруднику, так и работодателю. Например, если сотруднику теперь нужно ухаживать за ребенком — это законный повод начать работать меньше 40 часов в неделю. У работодателя тоже есть легальная возможность в некоторых случаях перевести сотрудника на частичную занятость, даже если он против.
В статье разбираем, какие есть законные причины у сотрудников и работодателей для перехода на частичную занятость, как правильно оформить такой перевод и какие нюансы в документах нужно учесть.
Что такое неполное рабочее время
По закону нормальная продолжительность рабочего времени при полной занятости — 40 часов в неделю. Типичный пример — пятидневка с восьмичасовым рабочим днем.
По желанию работодатель и работник могут договориться о трудоустройстве на неполное рабочее время — это когда сотрудник работает меньше 40 часов в неделю. В таком случае работник получает зарплату не за полную ставку, а за ту часть времени, что отработал. Например, студент вечернего отделения работает в ИТ-компании на пятидневке с 09:00 до 14:00, а оставшуюся часть дня учится.
Бывают случаи, когда работник изначально трудоустраивается на полное рабочее время, но потом в таком режиме трудиться не может. Тогда перевод на частичную занятость становится подходящим вариантом, чтобы сотрудник выполнял необходимую работу.
То же самое для работодателя: если у него есть легальные причины, чтобы перевести сотрудников на полставки, — это может стать выходом, чтобы удержать сотрудников.
Перевести сотрудника на неполное время можно как по инициативе работодателя, так и по инициативе самого сотрудника.
По инициативе работодателя. Если у работодателя меняются организационные и технологические условия труда и это может повлечь массовые увольнения работников, ему разрешается временно установить им неполное рабочее время. Например, на предприятии уменьшилось количество заказов, и, чтобы не увольнять сотрудников, работодатель на три месяца вводит режим неполного рабочего времени.
Максимальный срок, на который работодатель может ввести такой режим работы, — шесть месяцев. Минимального срока нет, можно хоть на день.
Если сотрудник отказывается принимать новые условия работы, сначала попробуйте договориться. Например, предложите другие имеющиеся вакансии.
Если работник не согласен переходить на неполное рабочее время, работодатель может его уволить по сокращению со всеми положенными в этом случае выплатами.
Сотруднице по выходе из декрета установили неполное рабочее время, она пошла в суд и проиграла
Ситуация. Женщина работала в компании инженером и находилась в отпуске по уходу за ребенком до 19 декабря 2016 года. 15 ноября 2016 года работодатель уведомил сотрудников, что в связи с уменьшением объемов производства с 15 января по 15 июля 2017 года на предприятии установят четырехдневную рабочую неделю. Когда сотрудница вышла из отпуска, она не согласилась с новым графиком, и ее сократили. Женщина не согласилась с увольнением и пошла в суд.
Аргументы. В суде работница утверждала, что ее уволили незаконно, поэтому требует восстановить ее в должности и взыскать с работодателя 247 057 ₽. Работодатель считал, что все сделал по закону: сотрудницу письменно уведомили об изменениях, а когда она отказалась, предупредили о сокращении за два месяца. Другие должности сотруднице не предложили, потому что вакансий в ее городе не было, и подтвердили это штатным расписанием.
Решение. Суд признал увольнение законным, потому что работодатель имеет право вводить режим неполного рабочего времени сроком до полугода, если это предотвратит массовое увольнение персонала. Главное, заранее уведомить сотрудников об изменениях в графике и в случае их отказа предупредить о сокращении за два месяца, что работодатель и сделал. Сотруднице в выплатах отказали.
По инициативе работника. Законом предусмотрены случаи, когда работник может перейти на неполное рабочее время, а работодатель не имеет права отказать.
Перейти на неполное рабочее время может:
- беременная женщина;
- родитель ребенка до 14 лет, если таким правом не воспользовался другой родитель;
- родитель ребенка-инвалида до 18 лет, если таким правом не воспользовался другой родитель;
- сотрудник, который ухаживает за больным родственником по медицинскому заключению.
Также трудиться неполное рабочее время может родитель, который находится в отпуске по уходу за ребенком до трех лет и хочет выйти на работу на частичную занятость.
Чтобы уйти на неполное время, сотрудник должен написать работодателю заявление и приложить подтверждающие документы. Например, копию свидетельства о рождении ребенка или справку от врача.
Законом не указан максимальный срок, на который сотрудник может уйти на неполное рабочее время, кроме случаев, когда он ограничен возрастом ребенка или беременностью. Например, если женщина перешла на неполный день из-за ребенка, она может работать неполное время, пока ему не исполнится 14 лет.
Как оформить и перевести сотрудника на неполное рабочее время и правильно оформить документы, расскажем дальше в статье.
Чем неполное рабочее время отличается от сокращенного
Для начала разберемся, в чем разница между неполным рабочим временем и сокращенным — в трудовом праве это разные понятия.
Сокращенное рабочее время — требование государства к работодателям для защиты некоторых категорий работников. Такие сотрудники не могут работать дольше, чем написано в законе:
- сотрудники в возрасте до 16 лет — рабочее время не больше 24 часов в неделю;
- сотрудники в возрасте от 16 до 18 лет — не больше 35 часов в неделю;
- инвалиды первой и второй групп — не больше 35 часов в неделю;
- при вредных условиях труда третьей или четвертой степени или опасных условиях труда — до 36 часов в неделю.
Работники вредных производств могут с их письменного согласия работать 40 часов в неделю, если это позволено межотраслевым соглашением и коллективным договором. Сотрудникам до 18 лет нельзя увеличивать рабочее время даже с их согласия.
За нарушение закона предусмотрены штрафы: для должностных лиц и ИП — до 5000 ₽, для компаний — до 50 000 ₽. За повторное нарушение накажут строже.
В остальных случаях сокращение рабочего времени — предмет договоренности сотрудника и работодателя. То есть по закону такая возможность есть, но пользоваться ей не обязательно.
Как перевести сотрудника на неполное рабочее время по его инициативе
Если есть веские причины, о которых мы говорили выше, сотрудник может перейти на неполное рабочее время. Расскажем о нюансах оформления документов.
Получить от сотрудника заявление о переводе. В нем сотрудник должен указать причину перевода, продолжительность неполного рабочего времени и приложить подтверждающие документы.
Если срок работы на таком режиме неизвестен, это также следует указать в заявлении. Подойдет формулировка «до устранения причины, которая вызвала такую необходимость».
Внести изменения в трудовой договор. Чтобы внести изменения в трудовой договор, нужно оформить к нему дополнительное соглашение. В нем указывают сведения о сторонах, новый режим работы и ставят подписи.
Утвержденной законом формы дополнительного соглашения нет, каждый работодатель использует свою.
Распечатать дополнительное соглашение нужно в двух экземплярах: работодателю и сотруднику. На каждом документе стороны должны поставить подписи. На экземпляре работодателя работник должен поставить подпись, что получил свой экземпляр соглашения.
Выпустить приказ. На основании заявления работодатель может выпустить приказ об установлении режима неполного рабочего времени.
Приказ пишут в свободной форме с указанием нового режима работы сотрудника и его продолжительности.
Как перевести сотрудника на неполное рабочее время по инициативе работодателя
Если инициатор перевода — работодатель, ему нужно подготовить необходимые документы и уведомить центр занятости.
Уведомить сотрудников. Сотрудники должны заранее знать, что работодатель планирует перевести их на неполное рабочее время. Для этого нужно составить уведомление с указанием причины, сроков, когда будет действовать новый график работы, и указать сам график. Компания должна уведомить сотрудников минимум за два месяца до начала действия нового рабочего времени. Для ИП минимального срока нет, но обычно уведомляют за две недели.
Нужно подготовить индивидуальное уведомление в двух экземплярах для каждого сотрудника, которого вы планируете перевести на частичную занятость: один остается у работника, другой у работодателя.
Составить дополнительное соглашение к трудовому договору и выпустить приказ. Этот пункт не отличается от аналогичного в случае, когда сотрудника переводят на частичную занятость по его инициативе.
В дополнительном соглашении к трудовому договору нужно указать причину, почему сотрудника переводят на неполное рабочее время, и на какой срок.
В приказе подтверждают информацию, о которой говорилось в уведомлении сотрудников.
Важно проконтролировать, чтобы сотрудники поставили подписи на каждом из документов.
Уведомить центр занятости. Если неполное рабочее время вводят по инициативе работодателя, он должен уведомить об этом центр занятости через личный кабинет на сайте «Работа России».
На уведомление центра занятости у работодателя есть три рабочих дня со дня принятия решения о переводе работников на частичную занятость. Легче всего это сделать параллельно с уведомлением сотрудников: ниже риск, что забудется.
Отметить неполное рабочее время в табеле учета. Частичную занятость по инициативе работодателя в табеле отмечают кодом НС или 25. Работодатель может сам разработать табель учета рабочего времени со своими обозначениями.
Как вернуть сотрудника на полное рабочее время
Разберем две ситуации: когда работник уходил на частичную занятость по своей инициативе и по инициативе работодателя. В них нужно действовать по-разному.
Работник перешел на неполное рабочее время по личным обстоятельствам. В этом случае он может вернуться на полное время в любой момент, а работодатель не вправе отказать. Сотруднику достаточно письменно уведомить работодателя в свободной форме. Срок, за который нужно предупредить о возвращении на полный день, в законе не указан.
После этого работодатель может подготовить приказ о переводе на полный день и должен подписать с работником дополнительное соглашение к трудовому договору.
Работодатель сам перевел сотрудников на неполное рабочее время. По закону максимальный срок, на который работодатель может перевести сотрудников на частичную занятость по своей инициативе, — шесть месяцев. Сотрудники начинают работать полное время со следующего дня, как только срок неполного времени закончился. То есть если неполное время было установлено с 1 по 31 июля, сотрудники возвращаются к работе с полной занятостью с 1 августа.
Бывают ситуации, когда у работодателя изменились обстоятельства и он хочет перевести сотрудника обратно на полный день раньше, чем планировал. Например, компания объявила для бухгалтеров неполное рабочее время с 1 июля по 31 октября. В начале августа руководство решило технические вопросы и готово вернуть бухгалтеров на полную загрузку.
В этом случае можно выпустить новый приказ с датой выхода сотрудников на полный рабочий день и обязательно заключить с работниками дополнительное соглашение к трудовому договору.
Гарантии сотруднику при неполном рабочем времени
Рассказываем, как платить зарплату, налоги, начислять страховые взносы, а также оплачивать отпуск и больничные, если перевели сотрудника на неполное время.
Оплата неполного рабочего времени. Сотрудник на неполном рабочем времени получает зарплату, соразмерную затраченному времени. Например, если за полный рабочий день менеджеру полагается зарплата 80 000 ₽, то за работу четыре часа в день он будет получать 40 000 ₽.
Налоги и страховые взносы. Работодатели должны платить НДФЛ и взносы за сотрудников так же, как и за обычных сотрудников на полной занятости. Сумма налогов и взносов рассчитывается с той оплаты, которую сотрудник получит в этом месяце соразмерно затраченному времени.
Отпуск. Неполная занятость никак не сказывается на длине отпуска сотрудника. Ему, как и всем, полагаются 28 календарных дней отдыха в году, которые он может брать частями или разом.
Больничные. Больничный сотрудника на полной ставке не может быть меньше МРОТ за полный календарный месяц болезни. За период работы на неполной ставке эту сумму нужно уменьшить пропорционально рабочему времени.
Оплачивается больничный, как и для обычных сотрудников: первые три дня — работодателем, остальные дни — СФР.
Если сотрудника переводят на полную занятость, зарплата соразмерно увеличивается, а больничные считают с учетом новой зарплаты.
Риски работодателя при неполной ставке
Если работодатель вводит неполное время, нужно следить, чтобы работники действительно работали меньше.
Компания установила 4-часовой рабочий день и сократила зарплату, но бухгалтер все равно работала 8 часов
Ситуация. Работодатель ввел 4-часовой рабочий день и сократил зарплату в два раза.
Ошибка. Бухгалтер не успевала за 4 часа выполнить весь объем работы, поэтому работала полный рабочий день. Сотрудница обратилась в суд, считая, что ее права нарушили.
Решение. Суд встал на сторону работника, компания выплатила зарплату за полный рабочий день и компенсацию морального вреда.
Апелляционное определение Саратовского областного суда от 25.04.2019 № 33-2970/2019
Когда сотрудница находится в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 года и выходит работать на неполный день, СФР продолжает ей платить пособие. Безопаснее всего сократить ее рабочий день минимум наполовину. Если урезать его, к примеру, на час, работница практически за одно и то же время будет получать пособие и зарплату. Социальный фонд может провести проверку, расценит это как обман и потребует от работодателя вернуть пособие.
Компания незначительно сократила рабочий день для сотрудниц в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 года, они получали и зарплату в полном размере, и пособие
Ситуация. В компании женщины вышли на работу во время отпуска по уходу за ребенком до 1,5 года. Руководство сократило рабочий день на час. Работницы продолжали получать пособия.
Ошибка. Социальный фонд провел выездную проверку и пришел к выводу, что это фиктивное сокращение рабочего дня. Тем более что зарплата женщин при 7-часовом рабочем дне оставалась такой же, как и при 8-часовом. Компания не согласилась с этим и обратилась в суд.
Решение. Суд встал на сторону Социального фонда и обязал компанию вернуть фонду 2 156 057 ₽.
Арбитражный суд Новосибирской области от 19.03.2019 № А45-34358/2018
Сотрудник, находясь в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 года, имеет право работать на условиях неполного рабочего времени, а работодатель обязан предоставить работу по занимаемой работником должности на требуемых им условиях. Отказать нельзя.
Сотрудник в отпуске по уходу за ребенком до 1,5 года хотел выйти на неполный рабочий день, но работодатель был против
Ситуация. Мужчина оформил отпуск по уходу за ребенком до 1,5 года, а потом решил выйти на работу и попросил 39 часов в неделю.
Ошибка. Руководитель не согласился и предложил выходить ежедневно на час. Работник подал в суд на работодателя.
Решение. Суд пояснил, что руководитель не прав. Если человек желает работать, ему надо дать возможность работать 20—24 часа в неделю в удобное время. Работодателя обязали выплатить компенсацию за моральный вред и деньги, которые мужчина потратил на юриста.
Апелляционное определение судебной коллегии по гражданским делам Республики Коми № 33-5580/2015
Еще налоговая следит, чтобы работодатели не злоупотребляли неполной ставкой. На неполной ставке работодатель платит сотруднику меньше и, следовательно, недоплачивает НДФЛ и страховые взносы.
Неполное рабочее время: главное
- Режим неполного рабочего времени — это когда сотрудник работает меньше 40 часов в неделю.
- Неполное рабочее время можно ввести по инициативе работника или работодателя.
- Неполное рабочее время часто путают с сокращенным. Переход на неполное рабочее время — право сотрудника или работодателя, которым можно пользоваться или нет. А сокращенное рабочее время — это установленное законом максимальное рабочее время для отдельных категорий работников. Если нарушить требования закона, можно получить штраф.
- Если работник просит перевести его на неполное рабочее время, уведомлять центр занятости не нужно. Если перевод по инициативе работодателя — нужно уведомить центр занятости по почте или через портал «Работа России».
- Работник имеет право вернуться с неполного рабочего времени на полную занятость. Для этого достаточно уведомить работодателя заявлением.
А в каких случаях вы переводили сотрудника на частичную занятость?
Нэлла, здравствуйте!
Вам надо обсудить этот вопрос с работодателем. Скорее всего, нужно будет написать еще одно заявление, в котором указать новый рабочий график.
Добрый вечер.
А если был установлен НРД с 8.30 до 12.00 и с 14.00 до 17.00, но обстоятельства по уходу за ребенком до 14лет изменились. Можно ли перейти на другое время? Например с 8.30 до 12.30 и с 14.30 до 17.30?