Как провести аттестацию сотрудников
Аттестация помогает работодателю решить, продолжит ли сотрудник работать в компании или с ним стоит расстаться. Если неправильно провести аттестацию, сотрудник сможет оспорить ее результаты.
Что такое аттестация сотрудников
Понятия «аттестация» нет в ТК РФ. На практике аттестация — это периодическая проверка сотрудника на соответствие занимаемой должности. Работодатель проводит квалификационный экзамен. Это может быть письменное тестирование или устное собеседование. По его результатам работодатель оценивает, обладает ли сотрудник нужными знаниями и навыками.
Если аттестация пройдена успешно, сотрудник продолжает работать или может претендовать на повышение в должности или зарплате. При провале сотрудника можно понизить в должности или уволить.
Какой бывает аттестация
Аттестация может быть:
- обязательной;
- проводимой по инициативе работодателя.
Обязательную аттестацию проводят не по всем должностям, а только по тем, для которых она закреплена в законодательстве для каждой отрасли. Например, такую проверку должны регулярно проходить сотрудники авиации, медперсонал, педагоги.
Аттестация по инициативе работодателя. Условия проведения такой аттестации работников нужно прописать в локальном нормативном акте. Проводить ее можно по любым категориям сотрудников. Некоторых из них работодатель должен освободить от экзамена:
- беременных женщин;
- женщин с детьми в возрасте до трех лет;
- одиноких матерей, которые воспитывают ребенка в возрасте до 14 лет или ребенка-инвалида до 18 лет;
- отцов, воспитывающих без матери ребенка до 14 лет (ребенка-инвалида до 18 лет), либо опекунов и попечителей таких детей;
- родителей (опекунов, попечителей) — единственных кормильцев ребенка до трех лет в семье, где трое и более детей до 14 лет, либо ребенка-инвалида до 18 лет, если другой родитель не работает;
- сотрудников, у которых маленький трудовой стаж, например меньше одного года, поэтому у них нет нужного производственного опыта.
Если же сотрудник из списка пройдет аттестацию и окажется, что он не соответствует занимаемой должности, уволить его нельзя, это незаконно.
Как подготовиться к аттестации
Перед началом аттестации на соответствие занимаемой должности нужно свериться с обязанностями сотрудников. Затем продумать порядок проведения экзамена и назначить аттестационную комиссию.
Проверить должностные обязанности. Общие требования прописывают в трудовом договоре, а детали — в должностной инструкции. Если в случае спора у компании не окажется документа, в котором прописаны должностные обязанности сотрудника, суд может признать результаты аттестации недействительными.
Также без четких критериев оценки нельзя сделать вывод, соответствует ли сотрудник занимаемой должности.
Выбрать способ аттестации. Уровень знаний и навыков сотрудников можно проверить так:
- теоретические знания — тесты и экзамены;
- практические — проверка с использованием чек-листа, моделирование ситуаций, в которых сотрудник показывает наличие или отсутствие проверяемых навыков, деловые игры или интервью.
Определиться с периодичностью аттестации. Ее нужно будет зафиксировать в положении об аттестации.
Обычно сотрудников аттестуют через равные промежутки времени. Например, рядовых сотрудников можно аттестовать раз в полгода, а руководителей — реже, раз в год.
Еще бывают внеплановые переаттестации. Каждый работодатель самостоятельно решает, проводить их или нет. Обычно для них нужен определенный повод — его прописывают в положении об аттестации. Например, резко упали показатели бизнеса или сменилось руководство.
Назначить аттестационную комиссию. Она будет оценивать результаты экзамена.
Комиссию назначает руководитель приказом. Состав аттестационной комиссии может быть любым. Обычно в нее входят руководители отделов, сотрудники отдела кадров.
Если в организации есть профсоюз, его представителя тоже нужно включить в состав комиссии.
Порядок проведения аттестации работников
В законодательстве нет единого нормативного акта, в котором прописаны правила проверки знаний и навыков. Рекомендуем проводить аттестацию работников так:
- утвердить положение об аттестации;
- издать приказ и утвердить состав аттестационной комиссии;
- уведомить сотрудников;
- провести аттестацию;
- подвести итоги.
Утвердить положение об аттестации. Это локальный нормативный акт компании. Требований к его содержанию нет, работодатель разрабатывает документ самостоятельно.
В положении об аттестации на соответствие занимаемой должности могут быть такие разделы:
- общие нормы: цели аттестации, в какой форме проводится, как часто;
- категории сотрудников, чьи знания и навыки будут проверять;
- виды аттестации: очередная, внеочередная;
- порядок проведения аттестации;
- решения, принимаемые по результатам проверки.
Когда руководитель утвердит положение, с ним нужно ознакомить под подпись всех сотрудников: тех, кто уже работает в компании и кого только принимают на работу.
Издать приказ о проведении аттестации. В него обычно включают:
- место и график проведения аттестации;
- список сотрудников, которые должны пройти тестирование;
- состав аттестационной комиссии.
Сообщить сотрудникам. Это можно сделать письменно, например через руководителя отдела. В трудовом кодексе не описано, как нужно сообщать, поэтому составить уведомление можно в любой удобной форме. Главное, чтобы у работодателя была отметка, что сотрудник знает о предстоящей аттестации. Например, подпись сотрудника на уведомлении.
Подвести итоги аттестации. По результатам аттестации комиссия делает вывод, соответствует ли сотрудник занимаемой должности. Свое решение комиссия должна прописать в аттестационном листе или протоколе и ознакомить с ним сотрудника под подпись. Аттестационный лист и протокол тоже составляются в свободной форме.
Сведения о результатах проведенной аттестации нужно включить в личную карточку сотрудника, если она есть. Если он плохо справился с письменными заданиями, рекомендуем приложить к протоколу эти результаты. Они могут пригодиться, если сотрудник решит обжаловать решение комиссии.
Затем комиссия передает результаты руководителю или другому сотруднику, ответственному за аттестацию. Он уже самостоятельно решает, что с ними делать.
Планируете ли вы проводить аттестацию или, может, уже провели? Поделитесь опытом в комментариях.