Один день в счет отпуска: как оформить?
Читательница Александра спрашивает: «Сотрудник попросил оплачиваемый отгул по семейным обстоятельствам. Я, как руководитель, не против. Как предоставить дни в счет отпуска и правильно все оформить?»
Какими законами регулируется предоставление отгулов
Понятия «отгул» в трудовом кодексе нет. По закону сотрудник может взять на один день ежегодный оплачиваемый отпуск. Но всем привычнее называть такой день отдыха отгулом.
Если сотрудник использует отгул самовольно, его можно привлечь к дисциплинарной ответственности за прогул более четырех часов подряд или в течение всей рабочей смены: сделать замечание, выговор или даже уволить.
Иногда работодатель не вправе отказать сотруднику в отгуле: например, донорам, беременным, многодетным родителям.
В остальных случаях работодатель может не отпускать сотрудника, если день отдыха не указан в графике отпусков на текущий год.
Если же сотрудник хочет взять неоплачиваемый отгул, тут действуют правила предоставления отпусков за свой счет. Подробно разобрали их в отдельной статье. Дальше рассказываем только про оформление отгула в счет оплачиваемого отпуска.
Как оформить отгул
Отгул в счет отпуска оформляют как ежегодный оплачиваемый отпуск:
- сотрудник пишет заявление с просьбой об отгуле;
- работодатель издает приказ;
- работодатель отмечает день отгула в табеле учета рабочего времени.
Есть правило, что одна из частей отпуска не может быть меньше 14 календарных дней. Но если сотрудник уже взял отгулами 14 дней, больше ничего «в счет отпуска» ему предоставлять нельзя — он может отгулять только полные две недели.
Заявление на отгул. Сотрудник пишет заявление минимум за три полных календарных дня до начала отпуска. Более долгий срок можно установить в локальном нормативном акте. Главное для работодателя — успеть выдать отпускные за три календарных дня до даты отгула.
Заявление на выходной в счет отпуска составляют в произвольной форме. Обычно в него включают ФИО, должность, профессию или специальность сотрудника, дату составления и дату отгула. Также сотрудник должен подписать заявление.
Приказ оформляют, если отгул предоставляется в счет оплачиваемого отпуска. Если же это отгул в счет отработанного времени, например за работу в выходной день, приказ можно не составлять.
Обычно приказ на отгул составляют на том же бланке, что и приказ на длительный оплачиваемый отпуск, — по форме Т-6.
Отметка в табеле рабочего времени. Если работодатель использует форму табеля № Т-12 или Т-13 и предоставляет работнику отгул в счет ежегодного отпуска, этот день отмечают буквенным кодом «ОТ» или цифровым «09».
У работодателя может быть другая форма и коды. Тогда указывают свой код, который предусмотрен для такого случая.
Как оплатить отгул
Если работодатель предоставил отгул в счет отпуска, то обязан его оплатить средним заработком — отпускными за один день.
Оплачивают отгул минимум за три календарных дня до него. Если день выплаты совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем, нужно оплатить отгул в рабочий день накануне выходного.
Например, сотрудник Петров написал заявление на отгул в среду, отдохнуть хочет в понедельник. Значит, выплатить отпускные нужно в среду или четверг. Второй сотрудник, Нагибин, написал заявление в пятницу, отгул планирует взять во вторник. Оплатить один день отпуска ему нужно тоже в пятницу.
Рассылка: как вести бизнес в России
Каждую неделю присылаем самые важные новости бизнеса, разборы законов и инструкции, которые помогут вести свое дело
Вопрос эксперту
Задайте любой вопрос про бизнес. Например, о налогах, найме работников, оформлении сертификатов на товары или работе на маркетплейсах. Ответ пришлем на вашу почту. Самыми частыми вопросами и ответами на них делимся в Бизнес-секретах в разделе «Вопросы-ответы».
Оформляли ли сотрудникам отгул? Поделитесь, были ли какие-то сложности с этим?