Как заполнить доверенность на получение товара и ТМЦ?
Читатель Иван спрашивает: «Занимаюсь установкой холодильного оборудования. Хочу поручить сотруднику забрать сплит-систему у продавца. Как правильно оформить доверенность?»
На кого компания или ИП может выписать доверенность
Получить товар у продавца может только представитель ИП или компании-покупателя, например менеджер, начальник отдела закупок, экспедитор. Их полномочия должны быть подтверждены доверенностью. Если ее не оформить, в случае мошенничества будет трудно доказать в суде, что представитель получил товар.
Доверенность не нужна только самому ИП или руководителю компании, который действует на основании устава.
В законодательстве не прописан круг лиц, которые могут получить доверенность. Это значит, что оформить ее могут как на имя сотрудника, так и на человека, который не состоит в штате.
По какой форме составлять доверенность
Доверенность на получение товара или товарно-материальных ценностей — ТМЦ — можно составить по удобному вам образцу:
- в свободной форме;
- по форме М-2 или М-2а.
Дополнительно можно указать в договоре поставки, кто будет забирать товар и на основании какой доверенности.
В унифицированных формах М-2 или М-2а много полей, поэтому их заполнять не всегда удобно, а проще составить доверенность самостоятельно. К тому же, если у компании или ИП много контрагентов, придется оформлять унифицированную доверенность для каждого. Доверенность же в произвольной форме можно выписать один раз на одного сотрудника, и по ней он сможет получать товар у разных поставщиков.
Доверенность в свободной форме. В доверенности указывают дату выдачи, данные о лице, которое доверенность выдает, Ф. И. О. и паспортные данные представителя и его полномочия. Подписывает доверенность ИП, руководитель компании или человек, у которого есть право выдавать такие доверенности по уставу компании. Он называется «доверитель».
Доверенность по форме М-2 или М-2а. Форму М-2 используют, если она привычнее или это требование договора с контрагентом. При ее получении сотрудник должен расписаться в отрывной части документа, которая остается у компании или ИП.
Если используется форма доверенности на получение товара М-2а, заводят книгу учета выданных доверенностей, где сотрудник расписывается в их получении.
Пример заполнения доверенности на получение ТМЦ по форме М-2:
На какой срок выдается доверенность
В статье 186 ГК РФ нет максимального срока действия доверенности, поэтому можно установить любой. По умолчанию, если в доверенности не указан срок ее действия, она сохраняет силу год со дня выдачи.
Доверенности по формам № М-2 и М-2а по рекомендации Госкомстата выдают на срок до 15 дней. Если товары закупают регулярно, доверенность можно оформить на месяц.
Как составить доверенность
Пошаговый план, как подготовить доверенность:
- выбрать форму доверенности;
- указать нужные реквизиты;
- прописать полномочия представителя;
- удостоверить доверенность.
Выбрать форму доверенности. Можно выписать доверенность любым способом, который удобен для вас и контрагента.
Доверенность можно оформлять в электронном виде, если это предусматривает договор. Если в нем нет таких условий, контрагент может не принять электронный документ, поэтому доверенность лучше выдавать на бумаге.
Указать нужные реквизиты. К ним относятся:
- дата выдачи документа;
- сведения о доверителе и представителе;
- подпись доверителя.
Эти реквизиты обязательны по закону, без них доверенность недействительна. Остальные реквизиты указывают по усмотрению.
Прописать полномочия представителя. Представителю можно выдать генеральную доверенность или доверенность с ограниченными полномочиями.
По генеральной доверенности представитель сможет совершать любые юридические действия. Например, представлять интересы доверителя в налоговой, заключать договоры и регистрировать права. Чаще всего генеральную доверенность выдают главному бухгалтеру, заместителям директора и руководителям подразделений — тем, кому директор или ИП доверяет больше всего.
Удостоверить доверенность. Доверенность подписывает ИП, директор или другой человек, который вправе ее выдавать, например главный бухгалтер.
Если ИП доверяет кому-то открыть счет в банке или представлять интересы в налоговой, доверенность нужно заверить нотариально. Если же доверенность дает право подписывать первичные документы или заключать договоры с контрагентом, нотариальное заверение не нужно.
Ставить печать не обязательно. Но если она есть, лучше поставить. Доверенность без печати может вызвать сомнения у контрагента.
Как вести учет доверенностей
Учет выданных доверенностей можно вести в специальном журнале. В нем делают отметку о выдаче доверенности и присваивают ей номер. Форму журнала нужно разработать самостоятельно и утвердить приказом руководителя или ИП.
Передают представителю доверенность под подпись в журнале учета доверенностей. Электронную доверенность направляют представителю письмом с подтверждением получения.
Рассылка: как вести бизнес в России
Каждую неделю присылаем самые важные новости бизнеса, разборы законов и инструкции, которые помогут вести свое дело
Вопрос эксперту
Задайте любой вопрос про бизнес. Например, о налогах, найме работников, оформлении сертификатов на товары или работе на маркетплейсах. Ответ пришлем на вашу почту. Самыми частыми вопросами и ответами на них делимся в Бизнес-секретах в разделе «Вопросы-ответы».
Какие есть сложности в оформлении доверенностей?