Нужно ли составлять акт при работе с самозанятыми?
Читатель Кирилл спрашивает: «Прочел на сайте налоговой, что при работе с самозанятыми нужно составлять акт выполненных работ, но в письме налоговой службы от 20.02.2019 № СД-4-3/2899@ сказано, что чека достаточно. Что делать?»
Акт выполненных работ нужен не всегда
Мы написали в налоговую службу и выяснили, что акт пригодится компаниям и ИП для подстраховки в нестандартных ситуациях:
- самозанятый получает аванс;
- работа выполняется в несколько этапов;
- из договора неясно, что именно делает самозанятый;
- самозанятый аннулировал чек;
- самозанятый выполнил работу некачественно.
Самозанятый получает аванс. Выплату самозанятому можно включить в расходы в день, когда он завершил работу или оказал услугу — эту дату подтверждает акт. Зачесть аванс отдельно в другой день нельзя.
Работа выполняется в несколько этапов. Вознаграждение самозанятого зависит от объема выполненной работы или оказанной услуги. Акт фиксирует, количество задач, которые самозанятый выполнил за конкретный период — например, сколько статей написал за месяц или сколько раз он оказал курьерские услуги за неделю.
Работы или услуги сформулированы в договоре размыто. Например, в виде работ указано «юридическое сопровождение» или «маркетинг и реклама в интернете». В акте самозанятый детализирует, что именно он сделал, чтобы у заказчика и налоговой не было сомнений в реальности работ или услуг.
Нужно аннулировать чек. Если заказчик перечислил лишнее, он может попросить самозанятого аннулировать чек и сделать возврат. Чтобы не возникло вопросов к обеим сторонам во время налоговой проверки, нужно составить акт сослаться на него при отмене чека.
Если чек аннулируют из-за того, что в нем была ошибка, акт поможет сторонам подстраховаться: в нем есть данные об исполнителе, виде работ и дате их выполнения.
Самозанятый выполнил работу некачественно и заказчик уменьшает цену работы или услуги. Если самозанятый сорвал сроки или испортил арендованное оборудование и заказчик из-за этого уменьшил его вознаграждение, акт послужит доказательством в суде, что работа выполнена некачественно.
Обычно акт о выполнении работ подписывают с самозанятым при приемке работы: заказчик сам решает, нужен ли такой документ. Закон не обязывает составлять его в каждом случае. Если заказчик хочет работать с актом, нужно попросить, чтобы самозанятый его составил — это обязанность исполнителя.
Как подтвердить расходы
Чтобы подтвердить расходы, компании и ИП должны получить чек от самозанятого.
Но даже если исполнитель выдал компании чек при расчете, а потом его аннулировал и не вернул деньги, расходы все равно можно учесть — главное, чтобы сумма выплаты, данные заказчика и наименование работ или услуг в чеке, который выдал самозанятый, совпадали с договором.
Акт нужен для подстраховки: например, когда самозанятый получает аванс, дату расходов определяют именно по дате акта, а не чека на аванс.
Сервис для выплат самозанятым от Т-Банк формирует чеки за исполнителей, чтобы у вас всегда были правильные закрывающие документы.
Вопрос эксперту
Задайте любой вопрос про бизнес. Например, о налогах, найме работников, оформлении сертификатов на товары или работе на маркетплейсах. Ответ пришлем на вашу почту. Самыми частыми вопросами и ответами на них делимся в Бизнес-секретах в разделе «Вопросы-ответы».
А как вы работаете: подстраховываетесь актом или обходитесь чеком?