Как владельцы тайм-кафе спасали бизнес: три решения и немного удачи

Когда Павел Карпов стал совладельцем тайм-кафе, бизнес был на грани закрытия — в кассе оставалось всего 60 тысяч рублей. Как удалось справиться с кризисом, герой рассказывает в статье.

В 2019 году я руководил отделом по работе с клиентами в охранном агентстве, где и познакомился с Русланом. Параллельно с запуском кафе он работал в найме — менеджером по продажам. Это было нужно, чтобы хватало денег на жизнь.

Бизнес-опыта у меня не было. Я с 7-го по 11‑й класс учился в Москве в Суворовском училище, потом еще 5 лет в Военно-космической академии имени А. Ф. Можайского в Санкт-Петербурге. В 2017 году, в 22 года, ушел из армии и переехал в Самару. Сначала был менеджером по продажам, а потом возглавил отдел по работе с клиентами.

Я всегда хотел свое дело. Проходил онлайн-курсы и читал книги по менеджменту — у меня в библиотеке где-то 300 книг. Но пока идей не было.

Мы с Русланом подружились на работе и часто созванивались. Он делился проблемами с тайм-кафе. Я помогал, чем мог: подсказывал, что пишут по этому поводу в книгах и как такие вопросы решали там, где я работал.

Весной 2020 года Руслан с партнером рассорились, и тот вышел из бизнеса. Тогда Руслан предложил мне занять его место, а я согласился.

Тайм-кафе от обычного кафе отличается механикой для гостей. Если упростить, то в обычных кафе можно сидеть сколько угодно, и это будет бесплатно. А в тайм-кафе — наоборот, гость платит за каждый час. Отсюда и название формата — «тайм», время. Все остальное уже зависит от самого кафе.

Расскажу, как работают наши тайм-кафе.

В тайм-кафе гости платят только за время пребывания. Для хорошего отдыха мы бесплатно предоставляем чай, кофе, печенье. У нас нельзя купить еду или напиток за деньги, поэтому к нам можно прийти с любимыми снеками.

У нас две точки в Самаре. В каждой есть зоны отдыха, у них одинаковый набор: диван, стол, телевизоры 4к, приставки — PS5 и PS4 Pro. Есть еще ВИП-комнаты — там примерно все то же самое, только они закрытые плюс телевизор большего диаметра и встроенный кондиционер. Туда можно забуриться компанией и отдыхать.

С зонами отдыха все просто. Чем их больше, тем больше кафе сможет заработать. В первой точке у нас 16 зон обычных и одна ВИП-комната. Во второй — 18 зон, в том числе две ВИП-комнаты. Я считаю, что это оптимально для площадей, которые мы арендуем — 350 квадратных метров.

Услуги тайм-кафе Dungeon, ноябрь 2022 года

Структура дохода тайм-кафе Dungeon, по итогам октября 2022

Вторая проблема — внешняя. Я зашел в бизнес в марте 2020, и как раз в это время начался локдаун из-за коронавируса, поэтому пришлось закрыться. Три месяца мы просто не работали.

Мы открылись в июне 2020 года, в самый несезон. Нас это почти добило — на счете в банке оставалось всего 60 000 ₽.

Я расскажу, как справлялись с кризисом на примере 2020—2021 годов, но наш опыт может подойти к любому кризису.

Когда я присоединился к Руслану, в кафе был хаос: кто как хотел, так и выполнял свои обязанности. Сотрудники постоянно опаздывали на работу. Не было регламентов. Старожилы, кто уже работал в тайм-кафе, относились к нам с Русланом, как к неопытным парнишкам с улицы. Приходилось слышать: «Мы и так все знаем», «Мы все делаем, что нужно». Нас это не устраивало.

Как только открылись после локдауна, в июне 2022 года, взяли курс на системность. Вот что сделали.

Сказали сотрудникам приходить в кафе за 15 минут до начала рабочего дня. У меня большой армейский опыт. От нас всегда требовали приезжать на построение заранее, поэтому я решил, что это будет полезно и нам.

Сначала, когда я предложил приходить раньше рабочего дня, я толком не мог объяснить, зачем это делать: просто так привык. А в итоге оказалось, что это классное решение: за 15 минут сотрудники как раз успевают включить приставки и музыку, проверить, хватает ли туалетной бумаги и напитков, заряжены ли геймпады.

Разработали чек-листы. Я считаю, что все, что ты можешь измерить, ты можешь контролировать. Чтобы было проще отследить, что делают сотрудники, мы с Русланом разработали для них чек-листы.

Стали платить вдвое больше рынка. Мы знаем, какая зарплата в других тайм-кафе в Самаре, и платим вдвое больше.

На мой взгляд, когда человек не закрывает свои базовые потребности зарплатой, он относится к работе как к временной. Например, начинает «левачить». Может забить кальян гостю и не положить деньги в кассу, забрать эти 800 ₽ себе. Как мы это отследим? У нас стоят камеры, но нет времени просматривать записи каждый день и убеждаться, что никто не присвоил деньги. Я уверен, что, когда сотрудник получает достойную зарплату, ему не приходится на идти на такое.

С начала 2021 года сотрудники в среднем зарабатывают 50 000—60 000 ₽ в месяц. Мало где в Самаре 20-летний парень сможет столько получать. Тем более что требований у нас немного: уметь включать приставки и быть вежливым с клиентами.

За год, к лету 2021 года, ребята сильно поменялись. Те, кого не устраивали регламенты, ушли. Но остальные соблюдают регламенты и подходят к работе более ответственно.

На октябрь 2022 года ситуация такая: если мы выкладываем вакансию, то закрываем ее за три часа. Часто наши новички — бывшие клиенты. Они приходят в тайм-кафе поиграть, узнают, какие тут условия работы, и тоже хотят к нам устроиться.

В 2020 году мы платили за аренду 120 000 ₽ в месяц. Это средняя цена по рынку, но в локдаун 2020 года нам пришлось закрыться на три месяца — с марта по июнь. Мы ничего не зарабатывали, поэтому денег на аренду не было.

Когда стало понятно, что мы не вытянем аренду, я написал арендодателю письмо с просьбой снизить размер платежа. Специально просил скидку чуть больше: снизить оплату до 40 000 ₽. Владелец помещения согласился на 60 000 ₽ — так мы нашли компромисс. По моему опыту, чем бизнес меньше, тем более он лоялен к клиентам — вот и арендодатель подтвердил это правило.

В итоге арендодатель дал нам скидку с марта до августа. Пять месяцев 2020 года платили за аренду не 120 000 ₽, а 60 000 ₽ в месяц. Так мы сэкономили 300 000 ₽.

Сократили расходы на обслуживание посетителей. Например, покупали только одну игру — это FIFA. Мы проанализировали, что из всех игр гости в 80% выбирают FIFA — значит, она должна быть у нас железобетонно. А другие не покупали.

Временно убрали бонусы сотрудникам. До пандемии у нас была система мотивации для администраторов и игроведов. Если кафе достигало плана по обороту, все получали премии. С марта 2020 года мы убрали бонусы на полгода, чтобы сэкономить. Сотрудники отреагировали спокойно: все понимали ситуацию. Через полгода бонусы вернулись.

Лучше анализировали бизнес-показатели. Приведу пример. Гости приходят в кафе порубиться в приставку, и сотрудники тоже любят поиграть. Как-то мы увидели по отчетам, что одна игровая зона приносит меньше всего денег. Оказалось, что сотрудники не сажали туда гостей, а включали там приставку и играли сами. Мы сказали им, что так не пойдет, и они перестали. Так мы увеличили оборот.

Когда Руслан и его партнер открывали бизнес, заходили с ценника ниже рыночного. В 2019 году в Самаре безлимит в тайм-кафе стоил 300 ₽ в будни, 350 ₽ в выходные. А у нас он стоил меньше — 250 ₽ в будни и 300 ₽ в выходные.

Мы проанализировали наш оборот и поняли, что с такими ценами нам не стать сетью тайм-кафе, они были слишком низкими. Плюс нас смущало, что у нас цены ниже, чем у конкурентов, а приставки и сервис, на наш взгляд, лучше.

С июля 2020 года, после выхода из локдауна, мы подняли цены до рыночных. Например, по безлимитам на 50 ₽. Теперь они стоят 400 ₽ в будни, 450 ₽ в выходные.

Гости были рады, что у нас появились новые приставки, и это сразу отразилось на обороте: он увеличился примерно на 65 000 ₽ в месяц по одному кафе.

Еще для лучшего сервиса мы работаем над мелочами. Например, постоянно пополняем запас печенек. Для нас это совсем не дорого — в месяц тратим по 45 тысяч рублей.

Если в июне 2020 в кассе было 60 000 ₽, то к июлю 2021 года — уже 2 200 000 ₽, эту сумму мы накопили и отложили за время работы. Я считаю, что мы классно поработали. У нас это получилось в том числе потому, что мы не забирали себе прибыль, а копили ее, чтобы развивать бизнес.

Итак, у нас были деньги на второе тайм-кафе. Поскольку первое заведение Руслан с партнером открыли за 2 000 000 ₽, мы думали, что сможем открыть вторую точку за деньги, которые накопили. Но цены выросли, и бюджет поменялся.

В итоге на открытие кафе ушло около 3 500 000 ₽. Пришлось взять кредит на 1 400 000 ₽, потом мы закрыли его за 6 месяцев.

Затраты на открытие второго тайм-кафе, лето 2021, Самара

Я помешан на данных. Вот и для поисков помещения под второе кафе решил прибегнуть к данным, для этого купил в 2ГИС карту геозапросов за два года.

Мне пришел документ в Excel. В нем — красным цветом выделены места, где много запросов «тайм-кафе», «антикафе», зеленым — где мало. Всего в документе 400 тысяч строк, где прописаны долгота и широта запроса. По этим данным можно посмотреть конкретную точку на карте и сколько там запросов.

По точкам сделали тепловую карту запросов и, уже опираясь на эти данные, смотрели, в каком районе и в какие периоды наибольшая плотность запросов «тайм-кафе».

С помощью тепловой карты обнаружили помещение в 40 метрах от конкурента. Так мы нашли свое идеальное помещение.

Мы нашли отличное помещение, вот только ценник на аренду был 320 000 ₽ в месяц. Для рынка после ковида такая цена казалась нереально высокой. Но нам стало интересно, что же там такое за такие деньги, и поехали посмотреть.

Приехали на место, а помещение — топ! Конкурент — неподалеку в подвальном помещении, а нам предлагают помещение в ТЦ с черным витражным фасадом. Я подумал: если клиенты едут к конкуренту, то зайдут и к нам, когда увидят кафе рядом.

Рядом была удобная транспортная развязка. Нам это важно, потому что львиная доля клиентов приезжает на общественном транспорте или такси.

Но 320 000 ₽ — все еще дорого для нас. Повезло, что, когда мы приехали смотреть помещение, из него как раз съезжали предыдущие арендаторы. Мы спросили, почем у них была аренда. Оказалось, 260 000 ₽. Но у них были какие-то сложности с бизнесом, и они долго не платили владельцу, уезжали с долгами в 1 500 000 ₽.

Я подумал, что это хороший повод поторговаться с арендодателем, и предложил ему свою цену: 260 000 ₽ с обязательствами не допускать просрочек. Показал, что за первое помещение мы всегда платим вовремя — для этого сделал акт-сверку за весь период аренды первого помещения. Для владельца это было важным аргументом после проблем с предыдущим арендатором, и он согласился.

На октябрь 2022 обороты нашего второго кафе стабильно на 30—40% больше, чем первого. Думаю, это потому, что мы открылись вовремя и в удачном месте.

К октябрю 2022 года мы накопили 4 500 000 ₽ и собираемся открывать третье кафе. Конечно, ситуация в стране заставила нас сомневаться, стоит ли это делать. Но мы взвесили все за и против и решили рискнуть.

На это повлияли два фактора:

С тремя заведениями хотим делать за год оборот в 40 000 000 ₽. Это план-оптимум до конца 2023 года.