Электронные больничные: инструкция для работодателя
Когда сотрудник заболел, получил травму или ушел в декрет, он может взять больничный и получать пособие. Для выплат ему нужно оформить электронный листок нетрудоспособности.
Разбираемся, как работодателю заполнить свою часть электронного больничного и отправить ее в Социальный фонд России — СФР.
Что такое электронный больничный лист
Электронный лист нетрудоспособности, или ЭЛН, заполняют и хранят в сети, а для работы с ним нужны специальные программы.
Чтобы работать с ЭЛН, понадобится квалифицированная электронная подпись. Сотрудники могут уточнять сведения об электронных листках нетрудоспособности и информацию о сумме назначенного им пособия в личном кабинете на сайте СФР или на Госуслугах.
Зачем нужны электронные больничные
Электронный больничный лист создали, чтобы упростить работу врачам, работодателям и СФР. К тому же это удобно еще и работнику: не надо носить везде бумажный документ.
Работодателю тоже удобно: к системе легко подключиться, а работа с ней отнимает минимум времени. К тому же электронные больничные нельзя подделать. Соответственно, не придется возвращать деньги фонду, как это бывало с бумажными листками.
Кроме скорости, для работника есть еще один плюс: он может в любой момент узнать, какая выплата ему положена. А фонду проще контролировать листки нетрудоспособности.
Как любые электронные документы, электронные больничные не нужно распечатывать и хранить, и их невозможно потерять или испортить.
Как устроена работа с электронным листком нетрудоспособности
Больничный лист позволяет работнику получить выплату по болезни, травме или в связи с материнством. По закону первые три дня болезни или травмы оплачивает работодатель, остальные дни — СФР. Если заболел член семьи, например ребенок сотрудника, фонд оплатит пособие начиная с первого дня.
Ниже рассмотрим схему, как компания, сотрудник, врач и СФР работают с электронным больничным.
Сотрудник обращается за помощью в медицинское учреждение, там ему открывают больничный лист.
Врач оформляет ЭЛН на первом приеме заболевшего работника. Заполняет свою часть листка в электронной системе СФР: вводит Ф. И. О. и дату рождения работника, сроки и код нетрудоспособности. Еще указывает название медучреждения, Ф. И. О и специальность врача. В конце заверяет ЭЛН квалифицированной электронной подписью.
Работодатель. Номер ЭЛН сотрудник узнает в личном кабинете на сайте СФР и сообщает работодателю, чтобы обосновать причину отсутствия на работе.
После оформления ЭЛН работодатель выплачивает работнику пособие за три первых дня больничного вместе с ближайшим авансом или зарплатой.
Социальный фонд России рассчитывает и выплачивает пособие по ЭЛН работнику. Если каких-то сведений не хватает — запрашивает их у работодателя. Ответить надо в срок до трех рабочих дней. Выплаты по больничному должны поступить на карту работника максимум через 10 рабочих дней после оформления всех документов.
Как передать сведения о застрахованных лицах в СФР
Правила, по которым нужно передать сведения о застрахованных лицах, утверждены постановлением правительства. Чтобы получать пособие, сотрудник должен в момент трудоустройства сообщить работодателю:
- личные данные;
- как он хочет получать пособие — например, на банковский счет.
Работодатель должен передать эту информацию в СФР в течение трех рабочих дней с момента получения. Для этого он заполняет форму «Сведения о застрахованном лице».
Как начать работу с электронными больничными
Любая компания или ИП могут работать с больничными в электронном виде. Для этого нужно зарегистрироваться в системе соцстрахования и получить квалифицированную электронную подпись, если ее еще нет.
Подключиться к системе электронного документооборота СФР. Это делают через программное обеспечение оператора ЭДО — бумажные документы не нужны. Например, если пользуетесь 1C, можно подключиться к ЭДО СФР через 1C-Отчетность.
Зарегистрироваться в системе. Для регистрации и входа в кабинет страхователя нужна учетная запись компании или ИП на портале госуслуг. Поэтому сначала зарегистрируйтесь там и подтвердите ее с помощью электронной подписи. Если уже зарегистрированы, можете сразу заходить в личный кабинет страхователя на сайте СФР.
Получить из СФР предзаполненный ЭЛН, проверить его и отправить обратно. СФР одновременно высылает работодателю:
- уведомление о том, что ЭЛН закрыт;
- предзаполненный ЭЛН;
- если нужно — запрос на предоставление данных, которых не хватает в ЭЛН.
Дозаполнить ЭЛН, подписать его и отправить в СФР нужно не позднее трех рабочих дней с момента получения этих материалов.
Распечатывать и хранить электронные больничные не нужно — все есть в системе СФР.
Как СФР контролирует работу с электронными больничными в 2024 году
СФР внимательно следит за достоверностью и полнотой данных, которые получает от работодателей. Например, фонд может устроить перекрестный запрос сведений в налоговой или других госорганах.
Работодатель может получить штрафы:
- за отказ в передаче документов — 200 ₽ за каждый документ;
- за передачу неверных данных — 20% от переплаты пособия, но не меньше 1000 и не больше 5000 ₽;
- за передачу сведений с опозданием — 5000 ₽.
Если фонд получит от работодателя неверные данные и назначит излишние суммы пособия сотруднику, возмещать деньги фонду будет работодатель.
Что нужно для работы с электронным больничным
- Получить квалифицированную электронную подпись, если ее не было.
- Зарегистрироваться на портале госуслуг и на сайте СФР.
- Подключиться к системе ЭДО СФР.
- Передать в СФР сведения о своих работниках через форму «Сведения о застрахованном лице».
- Отслеживать ЭЛН, которые СФР направляет работодателю, проверять и подписывать их в течение трех дней после получения.
У вас были трудности при внедрении электронных больничных? Поделитесь опытом в комментариях.