Онбординг: как удержать новых сотрудников и побороть текучку
Уже год безработица в России обновляет исторические минимумы, а компании массово жалуются на нехватку сотрудников. В таких условиях бизнесу особенно важно бороться с текучкой кадров, ведь новых работников искать все сложнее. Строить долгосрочные отношения с хорошими специалистами помогает онбординг — помощь компании в знакомстве сотрудников с рабочими задачами и корпоративной культурой.
Хорошее первое впечатление действительно важно — исследования показывают, что почти четверть новичков решают покинуть компанию еще до окончания испытательного срока.
По наблюдениям экспертов, чаще всего сотрудники жалуются на хаотичный процесс погружения в работу и недостаток информации, несовпадение обещаний с реальностью и отсутствие обратной связи от руководства.
В компаниях, где новички проходят грамотный онбординг, риск появления этих проблем падает до нуля. Такие работодатели знают, зачем нанимают сотрудника, и продумывают четкий план действий, чтобы помочь ему как можно быстрее показать хороший результат. Новому специалисту рассказывают, чего ждут от него и чего ему ждать от компании, знакомят с продуктами, коллективом, регламентами и правилами. В итоге новичок вступает в должность без стресса и сразу становится продуктивным — потому что работает с удовольствием.
Разобраться в вопросе онбординга нам помогли HR-эксперты лидеров российского рынка:
- Ольга Мясникова — руководитель направления адаптации Т-Банка.
- Мария Игнатова — руководитель направления маркетинговых исследований платформы онлайн-рекрутинга hh.ru.
- Александра Остановская — HR-директор вертикалей цифровой платформы «Авито».
- Кристина Алексеева — консультант по внедрению человекоцентричной культуры в бизнесе Invisible Force, экс Культура Инноваций — компании, специализирующейся на консалтинге и обучении в области HR.
Эксперты рассказали, как наладить комфортное сотрудничество со специалистом с первых дней работы.
Что онбординг дает бизнесу
Бизнесу выгодно эффективно интегрировать новых сотрудников в компанию сразу по нескольким причинам. Вот с какими проблемами помогает онбординг.
Снижает текучку кадров. Чем проще и комфортнее процесс адаптации для сотрудника, тем выше шансы, что он останется в компании, объясняет Алексеева. Это не только делает работу компании более прогнозируемой и стабильной, но и экономит деньги и время на повторный наем и адаптацию сотрудников. Качественный онбординг также влияет на репутацию работодателя и лояльность сотрудника — в результате специалисты не уносят с собой ценные знания и навыки и сохраняют опыт в коллективе, отметила Мясникова. По данным опроса американской компании BambooHR, сотрудники, которые прошли эффективный онбординг, в 18 раз чаще чувствуют себя преданными своему работодателю по сравнению с теми, кто оказался недоволен процессом адаптации в компании.
«Я знаю случаи, когда люди не возвращались на работу после обеда в первый день. Это был не линейный персонал, а белые воротнички уровня среднего менеджмента. Такое случается, если компания некорректно транслирует, чего ожидает от сотрудника. Тогда разрыв между ожиданиями и реальностью оказывается слишком большим и человек быстро принимает решение уйти».
'/%3e%3c/mask%3e%3cg%20mask='url(%23mask0_5565_163449)'%3e%3cpath%20d='M14%2014h36v36H14V14Z'%20fill='%23404754'/%3e%3c/g%3e%3cdefs%3e%3clinearGradient%20id='paint0_linear_5565_163449'%20x1='33.8409'%20y1='15.5'%20x2='32'%20y2='31.4545'%20gradientUnits='userSpaceOnUse'%3e%3cstop/%3e%3cstop%20offset='1'%20stop-opacity='.5'/%3e%3c/linearGradient%3e%3c/defs%3e%3c/svg%3e)
Кристина Алексеева
Консультант Invisible Force, экс Культура Инноваций по внедрению человекоцентричной культуры в бизнесе
Повышает продуктивность работников. Чем структурированнее и понятнее организован процесс знакомства с компанией, тем быстрее сотрудник выходит на целевую продуктивность и начинает самостоятельное выполнение задач, для которых его нанимали, говорит Алексеева. Тем самым он требует меньше внимания от руководителя и коллег и быстрее окупает затраты на его наем. Это напрямую влияет на финансовое состояние компании: ученые из Каролинского института в Швеции выяснили, что компании с эффективными программами онбординга получают в среднем в 2,5 раза больше выручки и в 1,9 раза больше прибыли, чем предприятия, не уделяющие внимания адаптации сотрудников в компании.
Снижает количество ошибок. Если полноценно погрузить сотрудника в его задачи и процессы компании, он будет допускать меньше ошибок в первые месяцы работы, считает Остановская. А чем меньше недочетов в работе новичка, тем меньше затрат на их исправление.
Сплочает коллектив. Когда новый сотрудник ощущает поддержку коллег и руководства, он чувствует себя увереннее и спокойнее и быстрее становится полноценной частью коллектива, отметила Остановская. Кроме того, если новичок понимает свою ценность в компании, он быстрее вовлекается в общие задачи и заинтересован в высоком результате своей работы — согласно исследованию BambooHR, о такой тенденции заявили 89% опрошенных специалистов.
На вопрос, что дает компании онбординг, российские работодатели чаще всего отвечали так:
- новые сотрудники совершают меньше грубых ошибок в работе — 67%;
- текучесть кадров снизилась — 63%;
- хаоса в работе стало меньше — 45%;
- атмосфера в коллективе стала лучше — 46%;
- бизнес-процессы в компании стали эффективнее — 41%.
Соискатели поделились, что онбординг в первую очередь помогает им быстрее сориентироваться, какими задачами придется заниматься на новом месте, — так ответили 60%. Еще 13% ответили, что онбординг нужен, чтобы чувствовать себя комфортнее, а 10% — чтобы тратить меньше времени на понимание структуры компании.
В последние годы российские компании все чаще внедряют онбординг из-за растущего дефицита кадров. Если в конце 2021 года безработица в России была на уровне 4,3%, по итогам августа 2024 года показатель упал до 2,4%. Самая сильная конкуренция идет за соискателей среди рабочего персонала, в сфере продаж и обслуживания клиентов, производства и сервисного обслуживания, строительства и транспорта. По данным опроса hh.ru, сейчас онбординг существует уже в 57% компаний — причем более трети из них внедрили программу в последние три года.
Как грамотно адаптировать новых сотрудников
Эксперты советуют проводить онбординг в три этапа:
- Подготовка новичка к выходу на работу — пребординг.
- Первый рабочий день.
- Испытательный срок.
Пребординг. Новичок формирует мнение о компании еще до выхода на работу, поэтому важно создать правильное первое впечатление, уже начиная со взаимодействия новичка с рекрутментом, рассказала Мясникова. Чтобы снизить риск увольнений в первые дни после найма, во время собеседований дайте кандидатам ясное представление о том, чего ждать на новом месте работы, советует эксперт. Для этого руководитель должен предварительно найти ответы на три ключевых вопроса:
- зачем он нанимает сотрудника;
- какие задачи хочет ему передать;
- по каким критериям будет оценивать успешность онбординга.
Кроме того, во время собеседований важно поделиться с кандидатом информацией о корпоративной культуре, подходах к управлению и целевых показателях сотрудников, считает Мясникова. Расскажите о графике, дресс-коде, в каких мессенджерах общаетесь, включать ли камеру во время созвонов, общаться на «ты» или на «вы».
Готовясь к приходу новичка, продуймате план онбординга в соответствии с его текущими навыками и знаниями, советует Игнатова. Для каждого этапа адаптации обозначьте временные рамки, чтобы легче было оценить его эффективность. Например, за первые две недели вы ждете от сотрудника выполнения пяти заказов при поддержке наставника, а через два месяца рассчитываете, что он возьмется за свой первый проект.
Во время планирования определите, кто будет курировать процесс онбординга: готовить ресурсы и материалы для обучения, получать обратную связь от сотрудника и вносить изменения в план в случае необходимости, говорит Игнатова. Часто к онбордингу новичков привлекают более опытных коллег, которые давно работают в компании — их еще называют бадди, а в небольших компаниях роль наставника может взять на себя сам руководитель.
Первый рабочий день. Этот этап закладывает основу для успешной адаптации. Во-первых, постарайтесь обеспечить максимально быстрый и комфортный процесс оформления документов, говорит Алексеева. Во-вторых, не следует сразу заваливать новичка рабочими задачами — лучше провести приветственную встречу с HR-менеджером или руководителем, сделать экскурсию по офису, познакомить с коллегами и основными рабочими инструментами и системами, советует Игнатова.
Можно также составить план задач на первую неделю и обсудить обратную связь. Озвучьте сотруднику прозрачные KPI для прохождения испытательного срока, чтобы объем работы был для него прогнозируемым. Первый день на новой работе — это всегда волнительно, а эти шаги помогут снизить для новичка уровень стресса.
Рассказать все важное за один день не получится, поэтому лучше обеспечить сотруднику удобный и беспрерывный доступ ко всей полезной информации в виде базы данных, отмечает Остановская. Там новичок сможет найти контакты коллег и инструкции по корпоративным процессам, посмотреть, как устроен офис и куда сходить на обед. База данных — незаменимая вещь в компании, которая полезна как новичкам, так и давним сотрудникам компании, говорит эксперт. Роль такой базы может выполнять как специальный корпоративный портал, так и папка в гугл-документах.
Сегодня работодатели все чаще используют для этих целей простой и бюджетный инструмент — чат-боты, например HR Messenger, рассказала Остановская. Он помогает рассылать новым сотрудникам все необходимые файлы и ссылки для погружения в рабочие процессы и отвечает на часто задаваемые вопросы.
Испытательный срок. Этот этап не менее важен, чем остальные. Согласно опросам SuperJob, в среднем работники адаптируются к новой работе за два месяца, поэтому не стоит оставлять их в это время без поддержки и обратной связи.
Испытательный срок должен быть нацелен не только на оценку способностей новичка, но и на его более глубокое знакомство с задачами, руководителем, коллегами и рабочей средой в целом, отмечает Алексеева.
На этом этапе важна регулярная оценка промежуточных результатов онбординга, говорит Остановская. Установите временные интервалы, в которые будете спрашивать у сотрудника о его адаптации. Обратная связь позволит скорректировать план и сделать онбординг как можно более эффективным, говорит эксперт.
Обычно этап онбординга заканчивается после трех месяцев испытательного срока — принято считать, что к этому времени и сотрудник, и компания уже присмотрелись друг к другу и приняли осознанное решение, продолжать ли дальнейшую работу вместе или нет, рассказала Алексеева. Но на этом процесс интеграции сотрудника в компании не заканчивается, отмечает она. Онбординг — лишь первая, ознакомительная часть, и за ним следует еще две важных фазы: погружение новичка в работу и развитие до самостоятельного полноценного работника. В HR-терминологии их принято называть индукция и адаптация.
По опыту эксперта и данным глубинных интервью с сотрудниками, прохождение всех трех этапов может продолжаться до шести месяцев или даже года. Успешным завершением адаптации может считаться тот момент, когда человек способен самостоятельно справляться с задачами и находить нужные ресурсы и ответы внутри компании, пояснила Алексеева.
Как оценить, приносит ли онбординг результат
Если вы внедрили в компании систему онбординга и хотите оценить ее эффективность, лучшими инструментами для этого будут опросы самих сотрудников и измерение специальных KPI, рассказала Игнатова. Собирать отзывы можно через анонимные опросы или личные интервью. Для таких опросов можно использовать те же чат-боты, которые помогают с погружением в рабочие процессы на этапе онбординга, отметила Остановская.
Например, работнику можно задать такие вопросы:
- Как вы оцениваете свой опыт онбординга?
- Насколько понятна для вас корпоративная культура компании?
- Была ли поддержка наставников и коллег достаточной?
- Что в процессе онбординга вам понравилось, а что вы бы улучшили?
В качестве ключевых показателей эффективности эксперты советуют измерять следующие метрики:
- текучесть новых сотрудников — сколько работников ушло из компании в течение определенного периода, например трех месяцев, года;
- удовлетворенность адаптацией — насколько работники довольны процессом интеграции в компанию: обучением, условиями работы, отношениями с руководителем и коллегами;
- время выхода на полную продуктивность — за сколько времени новый сотрудник достигает оптимальной производительности;
- стоимость достижения им полной продуктивности — сколько компании стоило вывести сотрудника на оптимальную эффективность;
- порог удержания — через какой период времени после начала работы сотрудники обычно уходят из компании;
- процент завершения обучения — количество новичков, прошедших онбординг, разделенное на общее количество новых сотрудников.
Если работу новичка можно измерить количественно, для оценки эффективности онбординга можно также смотреть на факт и скорость достижения таргетных планов, советует Мясникова.
Главное
- Онбординг — это действия компании, нацеленные на знакомство сотрудника с рабочими задачами, коллективом и корпоративной культурой.
- Бизнесу выгодно выстраивать процесс онбординга — об этом говорят цифры. Чем больше внимания вы уделите знакомству новичка с компанией, тем быстрее он станет самостоятельно добиваться поставленных целей, совершая при этом минимум ошибок. В итоге текучка в компании снизится, а атмосфера в коллективе улучшится.
- Грамотный онбординг начинается еще до приема на работу. Во время собеседования важно честно рассказать о компании и о том, чего она ждет от сотрудников. Если кандидат вам нравится, продумайте план его обучения и назначьте ответственного за ход адаптации.
- В первый рабочий день обеспечьте быстрое оформление документов и посвятите время знакомству — с коллегами, офисом, задачами и рабочими инструментами. Пока сотрудник на испытательном сроке, не забывайте про него — оказывайте поддержку и регулярно просите обратную связь.
- Чтобы оценить эффективность онбординга, проводите опросы новичков и отслеживайте специальные KPI — например, насколько снизилась текучка, за какое время сотрудники выходят на оптимальную производительность и сколько из них завершают обучение.
А как вы помогаете сотрудникам освоиться на новом месте?