Онбординг: как удержать новых сотрудников и побороть текучку

Уже год безработица в России обновляет исторические минимумы, а компании массово жалуются на нехватку сотрудников. В таких условиях бизнесу особенно важно бороться с текучкой кадров, ведь новых работников искать все сложнее. Строить долгосрочные отношения с хорошими специалистами помогает онбординг — помощь компании в знакомстве сотрудников с рабочими задачами и корпоративной культурой.

По наблюдениям экспертов, чаще всего сотрудники жалуются на хаотичный процесс погружения в работу и недостаток информации, несовпадение обещаний с реальностью и отсутствие обратной связи от руководства.

В компаниях, где новички проходят грамотный онбординг, риск появления этих проблем падает до нуля. Такие работодатели знают, зачем нанимают сотрудника, и продумывают четкий план действий, чтобы помочь ему как можно быстрее показать хороший результат. Новому специалисту рассказывают, чего ждут от него и чего ему ждать от компании, знакомят с продуктами, коллективом, регламентами и правилами. В итоге новичок вступает в должность без стресса и сразу становится продуктивным — потому что работает с удовольствием.

Разобраться в вопросе онбординга нам помогли HR-эксперты лидеров российского рынка:

Эксперты рассказали, как наладить комфортное сотрудничество со специалистом с первых дней работы.

Снижает количество ошибок. Если полноценно погрузить сотрудника в его задачи и процессы компании, он будет допускать меньше ошибок в первые месяцы работы, считает Остановская. А чем меньше недочетов в работе новичка, тем меньше затрат на их исправление.

Сплочает коллектив. Когда новый сотрудник ощущает поддержку коллег и руководства, он чувствует себя увереннее и спокойнее и быстрее становится полноценной частью коллектива, отметила Остановская. Кроме того, если новичок понимает свою ценность в компании, он быстрее вовлекается в общие задачи и заинтересован в высоком результате своей работы — согласно исследованию BambooHR, о такой тенденции заявили 89% опрошенных специалистов.

Соискатели поделились, что онбординг в первую очередь помогает им быстрее сориентироваться, какими задачами придется заниматься на новом месте, — так ответили 60%. Еще 13% ответили, что онбординг нужен, чтобы чувствовать себя комфортнее, а 10% — чтобы тратить меньше времени на понимание структуры компании.

Эксперты советуют проводить онбординг в три этапа:

Кроме того, во время собеседований важно поделиться с кандидатом информацией о корпоративной культуре, подходах к управлению и целевых показателях сотрудников, считает Мясникова. Расскажите о графике, дресс-коде, в каких мессенджерах общаетесь, включать ли камеру во время созвонов, общаться на «ты» или на «вы».

Во время планирования определите, кто будет курировать процесс онбординга: готовить ресурсы и материалы для обучения, получать обратную связь от сотрудника и вносить изменения в план в случае необходимости, говорит Игнатова. Часто к онбордингу новичков привлекают более опытных коллег, которые давно работают в компании — их еще называют бадди, а в небольших компаниях роль наставника может взять на себя сам руководитель.

Первый рабочий день. Этот этап закладывает основу для успешной адаптации. Во-первых, постарайтесь обеспечить максимально быстрый и комфортный процесс оформления документов, говорит Алексеева. Во-вторых, не следует сразу заваливать новичка рабочими задачами — лучше провести приветственную встречу с HR-менеджером или руководителем, сделать экскурсию по офису, познакомить с коллегами и основными рабочими инструментами и системами, советует Игнатова.

Рассказать все важное за один день не получится, поэтому лучше обеспечить сотруднику удобный и беспрерывный доступ ко всей полезной информации в виде базы данных, отмечает Остановская. Там новичок сможет найти контакты коллег и инструкции по корпоративным процессам, посмотреть, как устроен офис и куда сходить на обед. База данных — незаменимая вещь в компании, которая полезна как новичкам, так и давним сотрудникам компании, говорит эксперт. Роль такой базы может выполнять как специальный корпоративный портал, так и папка в гугл-документах.

Сегодня работодатели все чаще используют для этих целей простой и бюджетный инструмент — чат-боты, например HR Messenger, рассказала Остановская. Он помогает рассылать новым сотрудникам все необходимые файлы и ссылки для погружения в рабочие процессы и отвечает на часто задаваемые вопросы.

Испытательный срок должен быть нацелен не только на оценку способностей новичка, но и на его более глубокое знакомство с задачами, руководителем, коллегами и рабочей средой в целом, отмечает Алексеева.

Обычно этап онбординга заканчивается после трех месяцев испытательного срока — принято считать, что к этому времени и сотрудник, и компания уже присмотрелись друг к другу и приняли осознанное решение, продолжать ли дальнейшую работу вместе или нет, рассказала Алексеева. Но на этом процесс интеграции сотрудника в компании не заканчивается, отмечает она. Онбординг — лишь первая, ознакомительная часть, и за ним следует еще две важных фазы: погружение новичка в работу и развитие до самостоятельного полноценного работника. В HR-терминологии их принято называть индукция и адаптация.

По опыту эксперта и данным глубинных интервью с сотрудниками, прохождение всех трех этапов может продолжаться до шести месяцев или даже года. Успешным завершением адаптации может считаться тот момент, когда человек способен самостоятельно справляться с задачами и находить нужные ресурсы и ответы внутри компании, пояснила Алексеева.

Если вы внедрили в компании систему онбординга и хотите оценить ее эффективность, лучшими инструментами для этого будут опросы самих сотрудников и измерение специальных KPI, рассказала Игнатова. Собирать отзывы можно через анонимные опросы или личные интервью. Для таких опросов можно использовать те же чат-боты, которые помогают с погружением в рабочие процессы на этапе онбординга, отметила Остановская.

Например, работнику можно задать такие вопросы:

В качестве ключевых показателей эффективности эксперты советуют измерять следующие метрики:

Если работу новичка можно измерить количественно, для оценки эффективности онбординга можно также смотреть на факт и скорость достижения таргетных планов, советует Мясникова.