Компания платила зарплату наличными: можно ли так делать и чем это грозит

Когда компании рассказывают о запросах со стороны банка, часто кажется, что они ничем не могли вызвать подозрения и делали все правильно. На деле часто оказывается иначе.

Чтобы стало понятнее, на что банк обращает внимание и как обезопасить себя от запроса документов, разберем случай из практики Тинькофф Бизнеса.

Ситуация: бюро переводов снимало много наличных

Наш клиент — ООО, бюро переводов. На первый взгляд, в работе компании не было особенностей:

Деньги приходили на счет за переводы текстов. Это соответствует видам деятельности, которые компания выбрала. Компания отчисляла налоги и переводила небольшие суммы на зарплату. По суммам налогов мы предположили, что в штате работает два сотрудника.

Два момента вызывали подозрение:

1. Компания часто снимала крупные суммы наличных.
2. Мы видели поступления на счет, примерно понимали объем работы. С таким количеством работы два человека точно не справились бы.

Больше всего нас заботили большие суммы наличных. Обычно ООО проводят безналичные расчеты, а для мелких расходов пользуются бизнес-картой. Поэтому бизнес мог вызвать интерес не только банка, но и Центробанка. И нам надо было выяснить ситуацию в компании и в любой момент дать ответ по запросу регулятора.

Компания могла снимать наличные на зарплату, но суммы не сходились

Мы предположили, что компания снимала деньги на выплату зарплаты, но суммы не сходились. Компания обналичивала практически все деньги, которые поступали на счет. При этом мы предположили, что в штате работают только два сотрудника.

По рекомендациям ЦБ в такой ситуации банк обязан проверить компанию и подтвердить, что это не фирма-однодневка.

Мы попросили клиента рассказать о его работе и прислать подтверждающие документы. Во время всей проверки клиент продолжал пользоваться счетом без ограничений.

В реальности: компания платила подрядчикам гонорары, но не платила НДФЛ

Как мы и думали, у клиента в штате официально работали два сотрудника: генеральный директор и бухгалтер. Зарплату они получали наличными, компания платила за них страховые взносы и перечисляла НДФЛ. Тут все в порядке.

Весь объем работы по переводам делали переводчики. Они оказывали услуги по договорам гражданско-правового характера, оплату получали наличными. По открытым базам налоговой мы проверили, что они не самозанятые и работают без ИП.

По закону компания должна была платить за этих подрядчиков НДФЛ. Но директор решил сделать иначе: он прописал в договорах, что они должны платить за себя НДФЛ сами. То есть за сотрудников в штате компания платила НДФЛ, а за подрядчиков — нет.

При этом по Налоговому кодексу компания выступает налоговым агентом, поэтому обязана исчислять, удерживать и платить НДФЛ за сотрудников и подрядчиков:

Простыми словами, если компания заплатила подрядчикам по гражданско-правовым договорам, то она должна перечислить НДФЛ в налоговую. Даже если в договорах с подрядчиками написано, что они платят НДФЛ сами.

Если компания не платит НДФЛ и просто снимает наличные, то для банка это выглядит обналичиванием. Так пользоваться деньгами на счете ООО не может. Даже если компания объяснит, что платит наличными зарплату, для банка и ЦБ это не аргумент. Должны быть подтверждающие документы, например перевод НДФЛ с этой зарплаты.

Рекомендации: доплатить НДФЛ

Мы объяснили клиенту, что по закону он должен уплачивать НДФЛ со своего счета, и порекомендовали:

1. Доплатить весь НДФЛ.
2. При необходимости взять переводчиков в штат и оформить зарплатный проект. Так он сможет переводить зарплату прямо со счета, одной кнопкой. Система сама рассчитает НДФЛ, сформирует платежку и отправит платеж в налоговую.
3. Работать с переводчиками в официальном статусе самозанятых: тогда они сами платят за себя налоги. Компания просто переводит деньги по договору на физлицо, а мы проверяем его через открытый реестр самозанятых. И вопросов не будет.

Наш клиент заплатил накопившийся НДФЛ и продолжает сотрудничать дальше.

Такая ситуация может коснуться компаний, которые работают с физлицами по договорам гражданско-правового характера, например с копирайтерами, фотографами, юристами-консультантами.