В трудовой книжке указывают сведения о работнике, например о приеме на работу, переводе на другую должность или увольнении.
Проверить трудовые книжки может трудовая инспекция.
Какую трудовую книжку заводить при приеме на работу
С 1 января 2021 года сотрудникам, которые впервые устраиваются на работу, бумажные трудовые книжки не заводят. Такие работники автоматически переходят на электронные трудовые.
Но в законе нет такого термина — электронная трудовая книжка. Работодатель передает информацию о сотрудниках в ПФР. Там эта информация хранится в базе данных, из нее в любой момент можно сделать выписку и получить все сведения о трудовом стаже человека. Эта выписка — и есть электронная трудовая книжка работника, или ЭТК.
Если сотрудник давно работает по бумажной трудовой и не отказался от нее — надо продолжать вести ее параллельно с электронной и вносить изменения в обе версии.
Если кандидат устраивается на работу с бумажной трудовой, но хочет от нее отказаться, его нужно сначала принять по старым правилам, а потом оформить электронную:
- Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую.
- Сообщить о приеме формой СЗВ-ТД в пенсионный фонд.
- Взять с работника заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.
- Внести в бумажную трудовую запись о переходе на электронную книжку и выдать ее на руки работнику.
- Направить в ПФР еще одну СЗВ-ТД со сведениями о подаче заявления об отказе от бумажной трудовой.
По закону сотрудник имеет право в любое время отказаться от бумажной трудовой.
Если в 2022 году работодатель не перешел на электронные трудовые, а ведет только бумажные и не представляет сведения в ПФР, ему грозит штраф:
- для ИП и малых предприятий — до 5000 ₽;
- для средних и крупных компаний — до 50 000 ₽.
Это максимальные цифры. Какой именно штраф назначить, решает трудинспектор. Возможно, сумма будет меньше, или он и вовсе обойдется предупреждением.
Как оформлять и вести трудовую книжку
Трудовая оформляется в течение пяти рабочих дней со дня приема сотрудника на работу. Оформлением трудовой книжки занимается отдел кадров или другое уполномоченное лицо в компании.
Бумажную трудовую книжку уже почти не используют. Но если у ваших сотрудников она все еще есть, ее нужно правильно заполнить. Например, нельзя использовать сокращения, а даты нужно писать только арабскими цифрами. Про ведение трудовых книжек мы подробно рассказали в статье.
С электронной трудовой все несколько иначе. По факту работодатель не ведет ее, как бумажную. Сведения о трудовой деятельности работников хранятся в базе пенсионного фонда. Если в электронную книжку нужно внести изменения, например, когда сотрудника приняли на работу или уволили, работодатель также обязан отчитаться перед ПФР, направив туда форму СЗВ-ТД.
Форму сдают по каждому сотруднику, с которым заключен трудовой договор. Сдавать ее нужно в следующие сроки:
- в случае приема на работу и увольнения сотрудника или приостановки трудового договора с ним в связи с мобилизацией — не позднее следующего рабочего дня;
- в остальных случаях — до 15-го числа следующего месяца.
За несданную СЗВ-ТД или ошибки в ней директор или ответственный сотрудник может получить штраф от 300 до 500 ₽.
Реальные предприниматели делятся опытом
- «Найдем инвестора — он отберет компанию». Сооснователь Restik о том, почему не получал прибыль четыре года
- С какими сложностями сталкиваются предприниматели: шесть историй
- «Терпела до последнего, а потом разом прощалась»: 4 истории про ошибки в найме
- Как остановить текучку кадров и справиться с внутренним кризисом в компании. Опыт Фикуса
- «Переключение контекста — одна из самых дорогих операций в голове». Герман Гаврилов об основах управления
Что делать, если сотрудник потерял бумажную трудовую книжку
Если сотрудник потерял или испортил бумажную трудовую книжку, ему нужно оформить дубликат. Для этого работнику нужно написать заявление, а работодатель должен выдать дубликат в течение 15 дней. Но есть нюансы:
- Если работник не переходил на электронную трудовую и потерял бумажный экземпляр книжки, ему нужно оформить бумажный дубликат.
- Если работник потерял бумажную трудовую, но хочет перейти на электронную, выдавать дубликат необязательно. В этом случае сотрудник может сразу написать заявление о переходе на ЭТК.
В новой бумажной трудовой книжке работника на титульном листе сверху нужно написать «Дубликат». Чтобы заполнить остальные страницы, работодателю понадобятся сведения о предыдущих местах работы сотрудника. Узнать их можно, например, из электронной версии книжки или экземпляров трудовых договоров, которые предоставит работник. Вносить данные со слов работника в дубликат нельзя.
Что важно запомнить
- Трудовая книжка — это документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
- Бумажные трудовые книжки перестали оформлять с 2021 года, но только для тех, кто впервые устроился на работу. Если у сотрудника бумажная трудовая, работодатель обязан вести ее параллельно с электронной.
- Сотрудник может в любой момент отказаться от бумажной книжки. Для этого ему нужно написать заявление о переходе на электронную трудовую.
- При утере бумажной трудовой книжки работодатель должен оформить сотруднику бумажный дубликат. Но если работник потерял бумажную трудовую и хочет перейти на электронную, выдавать дубликат не обязательно — можно сразу перейти на электронную версию.
