Внутренняя проверка финансовых документов компании
Внутренняя проверка финансовых документов компании
Некоторые владельцы компании — акционеры или участники — хотят держать руку на пульсе и следить за состоянием дел в бизнесе, непосредственно в них не вмешиваясь. Для этого они избирают независимую ревизионную комиссию или отдельного человека — ревизора, которые будут изнутри контролировать финансовую деятельность организации и проводить ревизии — проверки финансовых документов.
Рассказываем, что такое ревизия, какой она бывает и как проводится.
Что такое ревизия
Это внутренняя проверка годовых отчетов, бухгалтерских балансов и любой другой финансовой документации компании.
Ревизия бывает:
- плановая — обычно проводится по итогам деятельности фирмы за год;
- внеплановая — проводится в любое время по инициативе собственников компании или совета директоров.
Внеплановые проверки проводят, например, если грядет слияние, присоединение, разделение компании или налоговая проверка. А еще — если сотрудника, который занимается финансами, подозревают в хищении денег и надо разобраться.
Чем ревизия отличается от инвентаризации
Есть два способа сопоставить данные бухгалтерского учета с реальностью: ревизия и инвентаризация. Принципиальных отличия у этих проверок два.
В ходе ревизии проверяется только финансовая документация. При инвентаризации проверяют все активы компании, в том числе недвижимость, оборудование, товары, деньги, ценные бумаги, и ее обязательства, например долги по кредитам. Цель инвентаризации — убедиться, что реальное наличие активов совпадает с данными бухучета.
Ревизию проводят по желанию собственников компании. Если в уставе не прописаны положения о ревизии, ее можно не проводить, а инвентаризацию в ряде случаев фирма просто обязана провести. Например, перед составлением годового баланса, при смене материально ответственных лиц, при хищениях, пожарах или при закрытии компании.
Для чего нужна ревизия
Чаще всего компании проводят ревизию, чтобы:
- Объективно оценить финансовое состояние дел в компании и квалификацию бухгалтеров.
- Исключить злоупотребление положением со стороны некоторых сотрудников или даже целых отделов. Например, закупку товаров, оборудования или материалов по ценам гораздо выше рыночных в обмен на откат — незаконное вознаграждение от продавца за то, что сотрудник закупил товар именно у него и именно по такой цене.
- Подготовиться к проверке извне — налоговой или аудиторской: ревизия помогает обнаружить и исправить слабые места в бухучете компании.
Какой бы ни была цель, участники компании не участвуют в ревизии лично. Из списка предложенных кандидатов они избирают проверяющих — ревизора или ревизионную комиссию — и согласуют результаты проверки.
Как назначают ревизора или ревизионную комиссию
Ревизионная комиссия и ревизор — это люди, которые проводят проверку. В течение проверки они имеют право:
- требовать от руководства компании представить документы о финансово-хозяйственной деятельности организации;
- запрашивать у членов совета директоров, директора и работников компании устные и письменные пояснения о тех или иных показателях в финансовой отчетности;
- требовать созыва внеочередного общего собрания акционеров или участников.
Членом ревизионной комиссии или ревизором может быть любой человек. Главное — он не должен входить в руководящий состав организации. То есть членом комиссии не может быть генеральный директор компании или член совета директоров. Дополнительные требования к членам комиссии, например образование и квалификацию, можно прописать в уставе компании.
Участники ООО могут избрать одного проверяющего — ревизора — или целую комиссию. А у акционеров АО такого выбора нет: если в акционерном обществе нет собственного отдела по внутреннему аудиту и контролю, ревизию может проводить только ревизионная комиссия.
В зависимости от формы собственности компании различается порядок создания комиссии.
Ревизионная комиссия АО. Публичные общества — чьи акции свободно торгуются на рынке ценных бумаг — могут создать ревизионную комиссию, только если в уставе прямо сказано, что ее нужно создать.
Непубличные АО могут избирать членов комиссии, если это не запрещено уставом.
Ревизионная комиссия ООО. ООО могут создавать комиссию, только если это предусмотрено уставом. То есть в уставе должно быть написано примерно следующее: «13.1. Для контроля за финансово-хозяйственной деятельностью Общества создается ревизионная комиссия».
Кандидатов в члены комиссии предлагают акционеры или участники ООО. На основе их предложений составляются списки кандидатов.
Из этих списков на общем собрании акционеров или участников простым большинством голосов избирается ревизионная комиссия. В АО она создается сроком на год. Для ООО такой срок ничем не установлен, поэтому можно закрепить его в уставе. Обычно в ООО ревизионная комиссия тоже избирается на календарный год, чтобы избежать злоупотребления положением со стороны ревизоров.
Количество членов комиссии может быть любым, ограничений в законе нет. Точное количество прописывают в уставе, но рекомендуем установить нечетное число. Это позволит избежать ситуаций, когда по какому-то вопросу комиссия поровну голосует за и против.
Как проводится ревизия
Процедура ревизии в АО или ООО на уровне законодательства ничем не утверждена. Компании сами должны разработать и утвердить на общем собрании или на совете директоров подробный порядок работы комиссии. Обычно для этого составляют положение о ревизионной комиссии. Вот что в нем прописывают.
Как созываются заседания комиссии. Кто может требовать их проведения, кто подготавливает и кто уведомляет членов комиссии о заседаниях.
Как проходят заседания. Где будут проводить заседания, сколько членов комиссии должно прийти, чтобы заседание считалось законным, и сколько голосов нужно, чтобы принять решение.
Как работать с протоколом заседания. Кто ведет и подписывает протокол, какие сведения нужно в нем отражать.
Как строится работа ревизионной комиссии. В какой срок ей нужно представить для проверки годовые отчеты и балансы; сколько времени отводится комиссии на составление заключения и кто его подписывает.
Между организацией и членами комиссии возникают гражданско-правовые отношения, поэтому при желании можно закрепить в документе, какую ответственность несут члены ревизионной комиссии. Например, что они обязаны возместить вред, который возник по их вине.
Что важно запомнить
- Ревизия — это внутренняя проверка финансовой отчетности компании.
- В отличие от инвентаризации ревизия — не обязательная процедура.
- Ревизия помогает владельцам бизнеса оценить финансовое состояние дел в компании, уровень квалификации ее бухгалтеров, а также выявить факты злоупотреблений со стороны сотрудников.
- Ревизию проводит специальная ревизионная комиссия или специальный человек — ревизор.
- Порядок проведения ревизии компания должна разработать и утвердить сама.
