Протокол
Протоколы могут составлять и госорганы, например фиксировать в них административные правонарушения. Но в этой статье разберем только то значение слова «протокол», которое используют в бизнесе.
Для чего нужен протокол
Протоколы составляют, чтобы зафиксировать, как проходило обсуждение важных для бизнеса вопросов, какие решения приняли, в какие сроки их нужно выполнить и кто за это отвечает.
Например, на годовом общем собрании участники компании решают, как распределить прибыль за прошлый год. Чтобы после собрания не возникло разногласий, секретарь записывает в протоколе ход обсуждения и окончательное решение, к которому пришли.
Виды протоколов
Протоколы бывают краткими, полными и стенографическими.
Краткий протокол. В нем записывают только вопросы заседания и принятые решения.
Полный протокол. В нем записывают вопросы заседания, ход обсуждения, выступления и мнения всех участников, принятые решения.
Стенографический протокол. В нем фиксируют все, что происходило на собрании. Дословно записывают все высказывания участников.
Например, состоялось совещание, на котором решали, как распределять прибыль компании. Если секретарь запишет в протоколе только принятое решение, это будет краткий протокол. Если зафиксирует еще и выступление каждого учредителя, протокол будет полным. Если секретарь дословно запишет все совещание, это будет стенографический протокол.
Кто должен оформлять протокол
Чаще всего протоколы оформляет секретарь или помощник руководителя. Если такого сотрудника на предприятии нет, можно назначить ответственного перед началом совещания.
Сотрудник, которого выбрали для оформления протокола, должен понимать свои задачи и знать тип протокола, который нужно вести. Другие участники совещания в любой момент могут ознакомиться с протоколом и попросить внести какие-то изменения.
Как составить протокол
Протокол составляют на основании диктофонной, рукописной или видеозаписи, которую ведет секретарь.
В государственном стандарте есть рекомендации, какие реквизиты нужно указывать:
- полное название компании;
- имена и должности участников обсуждения;
- название документа, например «протокол совещания»;
- дату обсуждения;
- номер протокола;
- город, в котором составлен протокол;
- подписи председателя и секретаря.
Кроме обязательных реквизитов есть рекомендации по оформлению самого протокола. Документ должен состоять из двух частей: вводной и основной.
В вводной части указывают фамилии участников и повестку — список вопросов, которые рассматривают на заседании.
Обязательно пишут, кто председатель и секретарь заседания. Если на собрании больше 15 человек, во вводной части указывают количество участников и подкалывают к протоколу полный список с фамилиями.
В основной части фиксируют ход обсуждения. В полном протоколе подробно записывают все, что происходило, в кратком — только вопросы заседания и принятые по ним решения.
Как составить выписку из протокола
Выписка из протокола — это документ, в котором пишут результат обсуждения конкретного вопроса.
В протоколе собрания указаны три вопроса и решения по ним. Руководство хочет рассказать сотрудникам только об одном решении — что в этом году часть прибыли направили на премию. Остальные вопросы собрания конфиденциальны. Весь протокол показывать сотрудникам нельзя.
Чтобы официально уведомить персонал о принятом решении по премии, можно сделать выписку из протокола.
В выписке указывают те же реквизиты, что и в самом протоколе. Разница только в названии документа и в том, кто его подписывает.
Как правильно хранить протоколы
После собрания протокол должны завизировать все ответственные сотрудники. Если нужно, копии протокола выдаются всем подписантам. Четкого установленного законом регламента для этого нет.
Хранить протоколы нужно вместе с другими внутренними документами организации. Росархив устанавливает такие минимальные сроки хранения протоколов:
- для контрольных, ревизионных органов организации, собраний трудовых коллективов — постоянно;
- для совещаний у руководителя организации, собраний структурных подразделений организации — 5 лет;
- для общих собраний владельцев ценных бумаг, участников, пайщиков — от 5 до 15 лет.
Когда срок хранения протоколов завершится, их можно передать в архив или утилизировать.
Что нужно запомнить
- Протокол — это документ, в котором записывают, какие вопросы обсуждали и какие решения приняли на собраниях, конференциях и совещаниях.
- Протоколы бывают краткими, полными и стенографическими.
- В законе нет требований к оформлению протокола, но есть рекомендации в государственном стандарте.
- Вести протоколы может секретарь, помощник руководителя или сотрудник, которого назначат на эту роль.
- Чтобы зафиксировать результат по одному вопросу из повестки, можно оформить выписку из протокола.
- После совещания протоколы нужно визировать и хранить вместе с остальными документами организации.
- Срок хранения протокола регламентирован приказом Росархива и зависит от организации, уровня собрания и его целей.
