Необязательный реквизит компании или ИП
Необязательный реквизит компании или ИП
До 2015 года компании должны были заверять все документы печатью — округлой формы, с юридическим адресом и полным названием компании. Компании, основанные после 2015 года, могут обходиться без печати или оформить ее на свой вкус. От ИП печать не требовали и не требуют — все по желанию.
В статье расскажем, какие бывают печати и какие материалы и оснастку лучше выбрать.
Где ставят печать
По закону компаниям больше не нужно заверять печатью все документы. Вот примеры бумаг, на которых она больше не нужна:
- акт о несчастном случае на производстве;
- документы для налоговой;
- доверенность;
- журнал учета проверок;
- решения об эмиссии ценных бумаг;
- копии учредительных документов, аудиторского заключения;
- выписки по счету;
- печать при увольнении работника в трудовой книжке;
- первичная документация;
- заявка на участие в тендере по госзаказу;
- платежные документы.
В остальных случаях компании ставят печать, чтобы подчеркнуть индивидуальность и обозначить свой товарный знак. А еще с ней солиднее: некоторые контрагенты могут подумать, что ООО без печати — ненадежный партнер.
Печать ставят в нижней части листа рядом с подписью руководителя или уполномоченного лица. Обычно оттиск проставляют в конце всего документа, но можно и на каждом листе.
Печать могут использовать только уполномоченные лица. Другие сотрудники могут получить ее на время под расписку.
Чем печать отличается от штампа
Штамп содержит минимум информации, его можно ставить в любом месте документа. Им подтверждают:
- степень подготовки документа («получено», «оплачено», «аннулировано»);
- справочные сведения компании (название, адрес, номер телефона, банковские реквизиты, ИНН);
- дату подготовки документации.
Штамп не влияет на юридическую силу документов, в отличие от печати. Его используют для экономии времени сотрудников бухгалтерии и делопроизводства.
Разновидности печатей
Печати различают по виду бизнеса, который ее использует.
Для ИП и организаций. Печать на документах ИП и компании — дань традиции. Она показывает надежность владельца бизнеса и подлинность бумаг. Вот что на них указывают:
| Печать ИП | Печать ООО |
|---|---|
| «ИП» | «Общество с ограниченной ответственностью» или «Акционерное общество» |
| Ф. И. О. предпринимателя | Название компании |
| Регион постановки на учет | Регион постановки на учет |
| ИНН | ИНН |
| ОГРНИП | ОГРН |
Можно добавить свой логотип или товарный знак. Использовать занятые товарные знаки и государственные элементы символики, например герб России, нельзя.
Для медицинских учреждений. У медорганизаций обычно два вида печатей:
- Врачебная — личная печать врача. На оттиске должно быть слово «врач», Ф. И. О. и специализация доктора. Такой печатью заверяют справки, медзаключения и другие врачебные документы.
- Печать клиники — с названием организации и регистрационным номером. Ей заверяют больничные листы и внутренние документы медучреждения.
Для государственных и муниципальных учреждений. На таких печатях изображен государственный герб, наименование организации, местонахождение, номер регистрации и городского реестра печатей.
Из чего делают печати
Есть четыре вида печатей по материалу и способу нанесения оттиска:
- резиновые;
- полимерные;
- металлические, их еще называют сургучными;
- красконаполненная, или флэш-печать.
Резина. Чтобы сделать такую печать, на лист резины наносят рисунок лазерной гравировкой. Это дорого, но такой способ позволяет изготавливать детальные рисунки.
Фотополимер. Это состав, который становится твердым под ультрафиолетом. Оттиск распечатывают на 3D-принтере и ждут, пока затвердеет состав. Полимерная печать недорогая и износостойкая — подойдет, если нужно часто заверять документы.
Металл. Металлические печати изготавливают из латуни или алюминия, рисунок наносят лазером. Такими оттисками опечатывают двери или украшают пригласительные. Чтобы поставить печать, нужно растопить сургуч, налить его на поверхность, прижать печатью и подождать, пока сплав остынет. Этот процесс занимает много времени и потому не подходит, когда нужно работать оперативно.
Пористая резина. Флэш-печать — водостойкая печать без подушки для чернил. Ее изготавливают из пористой резины, которая постепенно впитывает чернила внутри корпуса. Рисунок оттиска может состоять из шести цветов, можно даже использовать ультрафиолетовые краски. Информацию на печати видно только под определенным светом. Такая печать дорого стоит и долго изготавливается.
Какая бывает оснастка печати
Оснастка — это корпус печати. От нее зависит долговечность и удобство использования. Оснастка бывает двух видов:
- Ручная — деревянная или пластиковая ручка. В комплекте с ней обычно идет подушка для чернил. Это традиционный недорогой вариант.
- Автоматическая — пластиковая коробочка. Штемпельная подушка находится в корпусе печати. Благодаря одинаковой силе нажатия на корпус отметка всегда будет нанесена на бумагу равномерно. Этот вариант стоит дороже.
Клише печати с ручной оснасткой нужно постоянно промакивать в подушке. Это неудобно, если необходимо заверить много документов. Для частой работы с бумагами подойдет автоматическая оснастка.
Как компании отказаться от печати
Если в уставе было прописано, что ставить печать обязательно, — нужно внести в него изменения. Порядок такой же, как при смене названия и других изменениях.
Если в уставе слов про печать нет, достаточно отправить контрагентам уведомление о том, что вы больше ее не используете.
Печать нельзя выбрасывать, иначе мошенники могут ее обнаружить и использовать для налоговых преступлений, фиктивных сделок и договоров. Если организация решила перестать пользоваться печатью, она должна собрать специальную комиссию, которая приведет клише в нерабочее состояние и составит акт утилизации. В нем фиксируется место и причина уничтожения, а также способ ликвидации.
Главное в статье
- Печать подтверждает правомерность документа. В отличие от штампа она обладает юридической силой.
- С 2015 года печать — это не обязательный реквизит. Можно обходиться без нее.
- Доступ к печати имеют уполномоченные лица. Остальные сотрудники получают ее под роспись.
- Печати изготавливают из резины, металла, полимеров и пористой резины. Для удобства применяют изделия с автоматической оснасткой.
- Ненужную печать нельзя просто выкинуть. Ее может кто-то найти и навредить вашей компании.
