Ордер — это письменный приказ, распоряжение или предписание на получение, выдачу денег или проведение других операций. Например, если вы принимаете наличные в кассу организации, нужен приходный кассовый ордер, если выдаете деньги — расходный, а если банк списывает проценты по кредиту — банковский. Кроме того, в банках также используют платежный и мемориальный ордера.
В этой статье — главное о самых популярных видах ордера.
Платежный ордер
Платежный ордер — это документ, который банк оформляет для частичной оплаты долга или перевода денег со счета на счет по распоряжению получателя. Например, судебные приставы могут поручить банку списать со счета недобросовестного должника сумму, которая нужна для погашения штрафа ГИБДД. Об операции человек узнает только после списания денег.
Платежный ордер заполняют по установленной форме 0401066, при этом каждая организация может ставить на бланке собственные печати или штампы. Документ выпускают в бумажном или электронном виде.
В бланке указывают:
- номер документа;
- дату заполнения;
- вид платежа;
- сумму платежа;
- Ф. И. О. плательщика или название компании, ИНН, КПП, номер счета;
- название банка, его БИК, номер счета, ИНН и КПП.
На лицевой стороне, в правом верхнем углу отмечают факт частичной оплаты, а на обороте — порядковый номер платежа и остаток долга. Подписывать платежный ордер могут только сотрудники бухгалтерии.
Ордер оформляют в двух экземплярах. Если один потеряется, второй можно использовать для создания копий и выписок. Копию второго экземпляра прикладывают к выписке с лицевого счета плательщика.
Банк может выпустить платежный ордер без ведома клиента — например, по распоряжению Федеральной службы судебных приставов. В этом его отличие от платежного поручения, которое банк создает, если клиент лично поручает ему перевести деньги на другой счет.
Банковский ордер
Банковский ордер используют кредитные организации для проведения операций по счетам и депозитам. При этом плательщиком или получателем должен быть сам банк.
Ордер оформляют в бумажном или электронном виде по установленной форме 0401067. При этом банк может вносить в документ дополнительные реквизиты и определять порядок нумерации и подписания страниц ордера, если он не умещается на лист А4.
К ордеру обязательно прикладывают выписку из лицевого счета. В ней есть информация о балансе и всех финансовых операциях клиента, которые проводят или проводили в этом банке.
Подписать банковский ордер может только уполномоченное лицо, которое имеет право действовать от лица компании — руководитель или главный бухгалтер. Они отвечают за подлинность документа и его содержимого.
Мемориальный ордер
Мемориальный ордер — это внутренний банковский документ. По сути это журнал с таблицами, куда в хронологическом порядке заносят все внутренние бухгалтерские проводки, например по начислению зарплат, — это позволяет контролировать весь оборот организации по дебету и кредиту.
Документ составляют на основе накладных, счетов-фактур и других первичных документов, в которых нет реквизитов для бухгалтерской проводки, то есть не указаны дебет и кредит.
Мемориальный ордер заполняет бухгалтер банка. Он указывает:
- порядковый номер документа;
- дату заполнения;
- сумму платежа;
- ИНН плательщика, если получателем выступает юридическое лицо.
К мемориальному ордеру обязательно прикладывают все документы, которые послужили поводом для его оформления, а каждую бухгалтерскую проводку записывают в регистрационный журнал.
Кассовые ордера
Приходный кассовый ордер используют, когда организация или ИП принимает наличные деньги в кассу — например, когда получает оплату от клиента или контрагента. Такой ордер оформляет бухгалтер или кассир, если он выполняет обязанности бухгалтера.
Документ состоит из двух частей: самого ордера и квитанции — кассир заверяет ее печатью, подписывает и отдает тому, кто сдал наличные деньги в кассу. Квитанция содержит те же сведения, что и основная часть ордера.
Если к ордеру прикладывают документы, их номера и даты заполнения прописывают в графе «Приложение». После передачи денег кассир подтверждает передачу документов, ставит штамп «Получено» и указывает текущую дату.
Расходный кассовый. Этот ордер нужен, чтобы выдавать наличные из кассы, например, чтобы заплатить поставщику, выдать командировочные или сдать деньги в банк. Сокращенно его называют РКО, или «расходник».
Заполнять и подписывать ордер может сотрудник бухгалтерии, а если его нет — руководитель компании. Расходный кассовый ордер выписывают по каждой кассовой операции в одном экземпляре — на бумаге или в электронном виде. Заполненный документ остается в кассе, отдавать его получателю денег не нужно.
Все кассовые ордера регистрируют в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. А записи о принятых деньгах фиксируют в кассовой книге.
Если ИП или юрлицо не будет вести журнал регистрации или нарушит порядок оформления, ему грозит штраф — от 10 000 ₽.
Приходные и расходные кассовые ордера хранят пять лет после отчетного периода.
Что важно запомнить
- Платежный ордер могут оформить без ведома плательщика, например, когда нужно взыскать штраф ГИБДД.
- Банковский ордер используют для оформления кредита, если в качестве плательщика или получателя выступает сам банк.
- Мемориальный ордер нужен для учета операций, которые банк проводит по счетам клиента.
- Приходный кассовый ордер выписывают каждый раз, когда в кассу компании вносят наличные.
- Расходный кассовый ордер нужен, чтобы выдать деньги из кассы.
