Трудовая книжка
В трудовой книжке указывают сведения о работнике, например о приеме на работу, переводе на другую должность или увольнении.
Проверить трудовые книжки может трудовая инспекция.
Какую трудовую книжку заводить при приеме на работу
С 1 января 2021 года сотрудникам, которые впервые устраиваются на работу, бумажные трудовые книжки не заводят. Такие работники автоматически переходят на электронные трудовые.
Но в законе нет такого термина — электронная трудовая книжка. Работодатель передает информацию о сотрудниках в ПФР. Там эта информация хранится в базе данных, из нее в любой момент можно сделать выписку и получить все сведения о трудовом стаже человека. Эта выписка — и есть электронная трудовая книжка работника, или ЭТК.
Если сотрудник давно работает по бумажной трудовой и не отказался от нее — надо продолжать вести ее параллельно с электронной и вносить изменения в обе версии.
Если кандидат устраивается на работу с бумажной трудовой, но хочет от нее отказаться, его нужно сначала принять по старым правилам, а потом оформить электронную:
- Внести запись о приеме на работу в бумажную трудовую.
- Сообщить о приеме формой СЗВ-ТД в пенсионный фонд.
- Взять с работника заявление об отказе от бумажной трудовой книжки.
- Внести в бумажную трудовую запись о переходе на электронную книжку и выдать ее на руки работнику.
- Направить в ПФР еще одну СЗВ-ТД со сведениями о подаче заявления об отказе от бумажной трудовой.
По закону сотрудник имеет право в любое время отказаться от бумажной трудовой.
Если в 2022 году работодатель не перешел на электронные трудовые, а ведет только бумажные и не представляет сведения в ПФР, ему грозит штраф:
- для ИП и малых предприятий — до 5000 ₽;
- для средних и крупных компаний — до 50 000 ₽.
Это максимальные цифры. Какой именно штраф назначить, решает трудинспектор. Возможно, сумма будет меньше, или он и вовсе обойдется предупреждением.
Как оформлять и вести трудовую книжку
Трудовая оформляется в течение пяти рабочих дней со дня приема сотрудника на работу. Оформлением трудовой книжки занимается отдел кадров или другое уполномоченное лицо в компании.
Бумажную трудовую книжку уже почти не используют. Но если у ваших сотрудников она все еще есть, ее нужно правильно заполнить. Например, нельзя использовать сокращения, а даты нужно писать только арабскими цифрами. Про ведение трудовых книжек мы подробно рассказали в статье.
С электронной трудовой все несколько иначе. По факту работодатель не ведет ее, как бумажную. Сведения о трудовой деятельности работников хранятся в базе пенсионного фонда. Если в электронную книжку нужно внести изменения, например, когда сотрудника приняли на работу или уволили, работодатель также обязан отчитаться перед ПФР, направив туда форму СЗВ-ТД.
Форму сдают по каждому сотруднику, с которым заключен трудовой договор. Сдавать ее нужно в следующие сроки:
- в случае приема на работу и увольнения сотрудника или приостановки трудового договора с ним в связи с мобилизацией — не позднее следующего рабочего дня;
- в остальных случаях — до 15-го числа следующего месяца.
За несданную СЗВ-ТД или ошибки в ней директор или ответственный сотрудник может получить штраф от 300 до 500 ₽.
Что делать, если сотрудник потерял бумажную трудовую книжку
Если сотрудник потерял или испортил бумажную трудовую книжку, ему нужно оформить дубликат. Для этого работнику нужно написать заявление, а работодатель должен выдать дубликат в течение 15 дней. Но есть нюансы:
- Если работник не переходил на электронную трудовую и потерял бумажный экземпляр книжки, ему нужно оформить бумажный дубликат.
- Если работник потерял бумажную трудовую, но хочет перейти на электронную, выдавать дубликат необязательно. В этом случае сотрудник может сразу написать заявление о переходе на ЭТК.
В новой бумажной трудовой книжке работника на титульном листе сверху нужно написать «Дубликат». Чтобы заполнить остальные страницы, работодателю понадобятся сведения о предыдущих местах работы сотрудника. Узнать их можно, например, из электронной версии книжки или экземпляров трудовых договоров, которые предоставит работник. Вносить данные со слов работника в дубликат нельзя.
Что важно запомнить
- Трудовая книжка — это документ о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.
- Бумажные трудовые книжки перестали оформлять с 2021 года, но только для тех, кто впервые устроился на работу. Если у сотрудника бумажная трудовая, работодатель обязан вести ее параллельно с электронной.
- Сотрудник может в любой момент отказаться от бумажной книжки. Для этого ему нужно написать заявление о переходе на электронную трудовую.
- При утере бумажной трудовой книжки работодатель должен оформить сотруднику бумажный дубликат. Но если работник потерял бумажную трудовую и хочет перейти на электронную, выдавать дубликат не обязательно — можно сразу перейти на электронную версию.
