Автоматизированное рабочее место

28 ноября 2024

Редактор: Артем Суровцев

Когда работодатель подключает к рабочему месту сотрудника интернет и телефон, устанавливает принтер и сканер для работы с документами — это называется автоматизацией рабочего места.

В статье расскажем, зачем нужны автоматизированные рабочие места, какие виды бывают, какие преимущества и недостатки для бизнеса они несут.

Что такое автоматизированное рабочее место

Автоматизированное рабочее место, АРМ, — рабочее место, которое оборудовано компьютерной и офисной техникой, программным обеспечением — ПО — и средствами автоматизации: серверами и рабочими станциями.

Например, рабочее место кассира в супермаркете. На нем есть сканер штрихкодов, кассовый аппарат с фискальным накопителем, ПО для учета продаж, терминал для безналичной оплаты.

АРМ создают, чтобы автоматизировать рутинные рабочие процессы, повысить производительность труда и уменьшить вероятность ошибок. Например, автоматизированное рабочее место кладовщика может включать компьютер, приложения для складского учета и электронной подписи документов, сканер для оцифровки входящих документов, принтер для печати исходящих, мониторы и камеры для наблюдения за складом.

Зачем нужно АРМ

Автоматизированное рабочее место выполняет такие задачи бизнеса:

ускоряет выполнение рабочих задач — АРМ автоматизирует рабочие процессы, и сотрудники выполняют их быстрее. Например, АРМ бухгалтера должно включать ПО для автоматического расчета налогов, зарплат и составления отчетности;
повышает точность выполнения работ — АРМ перекладывает часть процессов на компьютеры, программное обеспечение или оборудование. Например, АРМ проектировщика может автоматически рассчитывать нагрузки для проекта;
улучшает эргономику для сотрудника — рабочее место становится удобным с доступом к рабочим инструментам. Например, у кассира на рабочем месте должен быть аппарат для счета денег, который подключен к компьютеру и передает в него сведения автоматически;
позволяет вести централизованный учет — АРМ фиксирует рабочие процессы и объединяет их в общую базу данных. Например, АРМ сотрудника службы поддержки должно автоматически записывать звонки клиентов и сохранять их в базу данных для дальнейшей обработки;
объединяет разные системы бизнеса — сотрудник получает доступ ко всем нужным системам. Например, дизайнер мебели сохраняет готовый проект и передает его в работу. Система учета резервирует нужные материалы на складе, а если их нет, создает заявку на закупку;
снижает затраты бизнеса — АРМ помогает выполнять быстрее рабочие задачи, поэтому сотрудники могут сделать больше в течение рабочего времени. Например, системный администратор с помощью специального ПО может удаленно решать проблемы сотрудников со своего рабочего места. Он не тратит время на перемещение по офису и обрабатывает больше заявок в течение дня.

Дальше расскажем, какие виды АРМ бывают, какие преимущества и недостатки у них есть.

Какие виды автоматизированных рабочих мест бывают

АРМ разделяют по:

сфере применения;
функциональным возможностям;
уровню автоматизации;
степени интеграции;
типу используемого оборудования.

По сфере применения АРМ бывают:

производственные — для бизнеса, связанного с выпуском продукции. Например, АРМ сборщика мебели заказывает со склада нужные материалы на весь рабочий день;
экономические — для автоматизации бухгалтерского, налогового или управленческого учета. Например, АРМ бухгалтера напоминает о сроках сдачи отчета и автоматически заполняет нужную форму;
научные — для автоматизации исследований, моделирования и расчетов. Например, АРМ конструктора-проектировщика автоматически рассчитывает аэродинамику каждой новой детали;
медицинские — для обработки данных о пациентах и их лечении. Например, АРМ медсестры сохраняет результаты исследований в электронную медицинскую карту и, если нужно, передает их лечащему врачу и в страховую компанию;
учебные — для оптимизации процесса обучения. Например, оценки студентов автоматически попадают в электронную ведомость, формируют средний балл и рейтинг успеваемости.

По функциональным возможностям выделяют такие виды АРМ:

однофункциональные — решают одну конкретную задачу. Например, расчет зарплаты;
многофункциональные — решают несколько задач. Например, расчет зарплаты, налогов и формирование отчетности.

По уровню автоматизации могут быть такие виды автоматизированных рабочих мест:

ручные — пользователь сам вводит все данные и делает расчеты. Например, АРМ кладовщика с компьютером и ПО для учета остатков;
полуавтоматические — автоматизирована только часть задач. Например, данные с измерительных приборов попадают в отчет автоматически, но создать документ и сохранить его нужно вручную;
автоматические — автоматизировано большинство задач. Например, данные из электронных накладных автоматически попадают в систему учета, пользователь лишь контролирует работу системы.

По степени интеграции АРМ бывают:

автономные — АРМ не связано с общей базой данных, то есть у него нет доступа к интернету или сети предприятия. Например, компьютер на АРМ бухгалтера малого бизнеса;
интегрированные — АРМ связано с другими системами бизнеса, есть доступ к общим базам данных или выход в интернет. Например, АРМ кладовщика, которое сохраняет накладные в общую систему учета предприятия.

АРМ делят и по другим признакам, например по типу оборудования или требованию к квалификации пользователей.

Как работает автоматизированное рабочее место

АРМ автоматизирует не все бизнес-процессы, а лишь некоторые. То есть рутинные рабочие операции автоматически выполняет техника, а человек выполняет часть ручных операций.

Например, данные из системы учета формируют отчет, но бухгалтер должен сам подписать его и отправить. Или данные из электронной накладной автоматически попадают в систему учета, но кладовщик должен самостоятельно проконтролировать поступление товара, сверить количество на складе с заявленным.

Как эффективно управлять командой

Преимущества и недостатки АРМ

Автоматизированное рабочее место дает бизнесу преимущества:

повышает производительность труда — сотрудники быстрее выполняют работу;
делает работу проще и удобнее — АРМ может выполнять сложные расчеты или обрабатывать большие массивы данных за сотрудника;
снижает влияние человеческого фактора — автоматический ввод данных, заполнение документов и отчетов снижают вероятность ошибок;
экономит ресурсы — АРМ может выполнять некоторые задачи автоматически, а сотрудник в рабочее время сможет выполнить другую работу;
подстраивается под разные процессы — АРМ может обновлять формы отчетов при изменениях законодательства или добавлять новые базы данных.

У автоматизированного рабочего места есть недостатки:

высокая стоимость внедрения и обслуживания — на старте бизнеса или для небольших предприятий создавать АРМ может быть дорого;
адаптация сотрудников — при появлении нового ПО и оборудования нужно обучить сотрудников и проконтролировать их;
зависимость от технологий — ПО в АРМ может сломаться или производитель может запретить работать с ним из-за санкций, это на время замедлит или остановит бизнес-процессы;
риск потерять данные — данные бизнеса могут стать известны злоумышленникам, если не защитить канал связи.

Нужно взвесить все преимущества и недостатки АРМ для конкретного бизнеса и после этого принимать решение о внедрении.

Примеры АРМ в России

В основном автоматизацию рабочих мест могут позволить себе крупный бизнес или государственные структуры, так как это сложный и дорогой процесс.

Примеры АРМ в России: МФЦ и сервис «Электронный дневник».

Автоматизированное рабочее место в МФЦ. У сотрудников есть доступ к базам данных разных служб и ведомств. Они могут зарегистрировать обращения, проверить статус документов, оформить и выдать справки, а также взаимодействовать с другими госорганами через электронные системы. Это ускоряет процесс обслуживания, уменьшает количество ошибок, улучшает взаимодействие между государственными структурами и гражданами.

Сервис «Электронный дневник» автоматизирует работу учителя. «Электронный дневник» позволяет вести журнал успеваемости, проставлять оценки, записывать домашние задания, комментировать успехи и трудности учеников. Через сервис можно отслеживать посещаемость и строить отчеты об успеваемости. Это упрощает контроль за учебным процессом.

Что важно запомнить

АРМ — набор оборудования, периферии, программ и сервисов на рабочем месте сотрудника, которые упрощают и ускоряют его работу.
Автоматизированные рабочие места повышают точность расчетов, улучшают эргономику для сотрудника, позволяют вести централизованный учет, объединяют разные системы бизнеса, снижают его затраты.
АРМ делят по сфере применения, функциональным возможностям, уровню автоматизации, степени интеграции, типу используемого оборудования.
Часто у АРМ есть недостатки: высокая стоимость внедрения и обслуживания, дополнительная адаптация сотрудников, зависимость от технологий, риск потерять данные.