Не надо сличать срок в договоре, дату реальной оплаты и поставки: как помогает валютный ассистент
У одной компании — ошибка в коде платежа в документах для валюты. Вторая рисковала получить штраф за срыв сроков сдачи документов. Но все закончилось хорошо. Рассказываем, как валютные ассистенты помогают со сложными задачами.
Валютный ассистент нашел ошибку и сэкономил компании 120 000 ₽
В компании нет специалиста по валютному контролю. Дилер детских товаров закупается в основном у зарубежных поставщиков, поэтому просто так перевести деньги нельзя. Сначала бизнес проходит валютный контроль, и только потом деньги оказываются на счете партнера.
Валютный контроль — целый процесс. Если коротко, то компания готовит и сдает документы по каждой оплате — не важно, это она переводит деньги или платят ей. В какие сроки сдавать документы и какие именно, зависит от сделки, суммы и других критериев. Валютный контроль проводит банк, а требования и критерии зафиксированы в законе.
У дилера не было возможности нанять специалиста для оформления валютных документов, и компания поручила эту задачу бухгалтеру. Чтобы оформить все без ошибок, нужно разбираться в тонкостях валютного законодательства. Это непросто, и даже опытные специалисты могут ошибаться.
Какое-то время все было в порядке: закупщики оформляли поставки, а бухгалтер занимался платежами и документами. Валютный контроль казался не таким уж и сложным процессом. Пока дилер не решил закупить сразу большую партию.
Сотрудник, которому поручили оформлять валютные платежи, не учел одно из требований. Наступает день икс. Компания оплатила поставку, получила заказ, он прошел растаможивание. Оставалось отправить документы для валютного контроля в банк и забрать товар. Бухгалтер загрузил скан контракта и документы по платежу в личный кабинет. Оказалось, этого недостаточно.
В работе с валютой есть правило: если сумма поставки больше 6 млн рублей, у бизнеса появляется дополнительный этап, прежде чем он пройдет валютный контроль. Он называется «поставить контракт на учет». Поставка, о которой речь, как раз попадает под этот критерий.
Что помогло. Накануне поставки компания начала работать с валютным ассистентом Т-Банк Бизнеса. Это специалист, который разбирается в валютном законодательстве и в индивидуальном формате работает с каждым клиентом.
Когда бухгалтер подала документы, ассистент их проверила и заметила, что не хватает специальной справки — СПД, и в этот же день сказала об этом бухгалтеру. На этом проблемы не заканчивались.
По закону на прохождение валютного контроля у компании 15 дней, и большая часть срока уже прошла. На подготовку справки оставалось три дня. Заполнить ее с нуля, да еще когда основной работы может хватить на троих, очень сложно. Чтобы клиент не рисковал деньгами, ассистент взяла на себя оформление СПД.
Вот что сделала валютный ассистент:
- проанализировала контракт и документы по платежу;
- заполнила справку с учетом информации из контракта;
- договорилась о консультации с бухгалтером;
- провела консультацию по Зуму. Во время беседы ассистент расшарила экран и показала, как заполнять подобные справки.
Дилер успел подать документы вовремя и избежала штрафа 120 000 ₽. Такая помощь — не разовая акция, а постоянная поддержка. Теперь бухгалтер может задать вопрос в чате и попросить помощи по любой задаче, которая связана с валютными платежами.
Валютный ассистент напоминает, когда нужно прислать документы
Компания то и дело опаздывает с документами, потому что много платежей с разными датами. Компания организует промышленные поставки, в основном угля из месторождений в Сибири, на предприятия в Россию и за рубеж. Одни из подрядчиков — международные транспортные компании: они предоставляют суда, специальную технику и команду для погрузки и доставки грузов.
При расчете с зарубежными партнерами компания проходит валютный контроль, это обязательное требование для платежей с нерезидентами. Поэтому пропустить его нельзя.
В валютном контроле много правил — например, сроки подачи документов. Допустим, компания перевела деньги партнеру за доставку и за этот платеж банк ждет отчетности. И вот тут начинаются сложности.
Если у бизнеса пара платежей в месяц, проследить, в какие сроки и какие документы нужно передать, посильно. Другое дело, если таких платежей десятки.
Компания работает по предоплате: переводит аванс, получает услугу, оплачивает остаток. Выходит, только за одну поставку приходится отчитываться минимум дважды, а их обычно несколько десятков в месяц.
График платежей по поставкам почти всегда разный, поэтому приходится еще следить, за какой платеж в какой срок отчитываться. А если поставка переносится, то отчетные документы тоже сдаются позже. И это все нужно как-то учитывать и не пропускать сроки. Если задержаться хоть с одним документом на один платеж, компанию ждет штраф до 120 000 ₽.
Не все партнеры готовы к требованиям валютного законодательства в России, поэтому могут задерживать документы или делать в них ошибки. Сроки — не единственная трудность. Все дело в валютном законодательстве стран. Компания столкнулась с тем, что части документов просто нет в других странах. Например, не везде есть такое понятие, как акты. А если и есть, то в нем нет данных, которые требует наше законодательство.
Чтобы избежать нарушений, компании приходится дергать партнеров: то нужно напоминание, то разъяснение требований и много чего еще.
Что помогло. У компании был рублевый счет в Т-Банк Бизнесе. Когда она узнала, что часть проблем можно просто передать валютному ассистенту и забыть о них, она перевела валютные сделки в Т-Банк.
Примеры задач, которые взял на себя валютный ассистент:
- отслеживает, в какие сроки и по какому платежу нужно передать документы. Когда дедлайн приближается, напоминает об этом. Поэтому компании не надо сличать, какой срок прописан в договоре, когда в реальности заплатили, когда получили услугу и в какую дату теперь отчитываться;
- помогает чуть проще получать документы от партнеров. Например, составил и согласовал с юристом условие: компания вправе потребовать вернуть часть аванса, если партнер сорвал сроки поставки и передачи закрывающих документов.
С момента, как компания перевела расчеты с зарубежными партнерами в Т-Банк Бизнес, ей помогает валютный ассистент. Он отвечает на вопросы, следит за сроками, проверяет, что все нужные документы правильно оформлены и сданы.
Кто в вашей компании занимается валютным контролем?