Как рассчитать отпускные
За время ежегодного отпуска сотруднику положены отпускные, которые выплачивает работодатель. Сумма отпускных не равна зарплате, бухгалтер рассчитывает их по другим правилам. Подготовили пошаговую инструкцию для расчета отпускных с примерами.
Правила расчета отпускных
На основной ежегодный оплачиваемый отпуск могут рассчитывать все работники. Работодатель должен оплатить время отдыха, такая выплата называется «отпускные».
Чтобы рассчитать сумму отпускных, нужно определить:
- Продолжительность расчетного периода.
- Заработок сотрудника за расчетный период.
- Средний дневной заработок.
- Итоговую сумму отпускных.
Рассмотрим подробно по шагам, как рассчитываются отпускные.
Шаг 1. Определяем продолжительность расчетного периода для отпускных
По каким правилам определять расчетный период, зависит от того, сколько отработал сотрудник у работодателя: больше года или меньше.
Сотрудник отработал больше года. Расчетный период для отпускных — 12 месяцев, предшествующие месяцу отпуска.
Первый рабочий день Марины Соколовой — 22 мая 2022 года. Марина берет отпуск с 10 июля 2024 года. Расчетный период — 12 календарных месяцев, предшествующие июлю, — с 1 июля 2023 по 30 июня 2024.
Точно так же определяют расчетный период, когда отпуск начинается в одном году, а заканчивается в другом. Например, если бы отпуск Соколовой был с 29 декабря 2023 года по 16 января 2024 года, за расчетный период взяли бы дни с 1 декабря 2022 по 30 ноября 2023.
Сотрудник отработал меньше года. Значит, расчетный период — все отработанное время. Например, Николая Старовойтова приняли на работу 10 марта 2024 года, а с 15 сентября 2024 года он идет в отпуск. Значит, расчетный период — с 10 марта по 31 августа 2024.
Какие дни исключают из расчетного периода: примеры
Из расчетного периода надо исключить дни, когда сотрудник:
- получал средний заработок, например был в командировке или в оплачиваемом отпуске. Исключение — перерывы для кормления ребенка;
- болел;
- был в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком до полутора лет;
- был в отпуске за свой счет;
- использовал дополнительные оплаченные выходные для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- был в простое по вине работодателя или по причинам, не зависящим от сторон трудового договора. Например, из-за отключения электричества или забастовки, хотя в ней не участвовал;
- был освобожден от работы с полным, частичным сохранением зарплаты или без оплаты.
Рассмотрим на примере, какие выплаты включать в расчет.
Инженер Артем Гладышев работает в ООО «Веселые ребята» три года. С 14 ноября 2024 года уходит в отпуск.
У Гладышева есть такие периоды, которые нужно исключить:
— с 1 по 22 августа 2024 года — командировка;
— с 23 по 31 августа 2024 года — отпуск без сохранения зарплаты по семейным обстоятельствам.
Расчетный период для начисления отпускных — с 1 ноября 2023 по 31 октября 2024. Из этого периода нужно исключить дни командировки и отпуска за свой счет. Получается, весь август 2024 года не учитываем.
Другой пример, если в расчетном периоде человек болел.
Менеджер Юлия Васнецова работает в ООО «Стелс» два года. С 7 февраля 2024 уходит в отпуск. Она болела:
— с 24 по 29 декабря 2023 года;
— с 11 по 18 января 2024 года.
Расчетный период Васнецовой — с 1 февраля 2023 по 31 января 2024. Из него исключаем время, когда Юлия болела. А вот праздничные нерабочие дни с 1 по 8 января входят в расчетный период.
Бывает, что весь расчетный период состоит из времени, которое нужно исключить, — например, в случае отпуска по уходу за ребенком до 1,5 лет. Тогда берут предшествующий период, равный расчетному: 12 месяцев до всех исключаемых периодов.
Антонина Спиридонова работает в ООО «Атмосфера» четыре года, уходит в отпуск 14 ноября 2024.
У Спиридоновой есть такие исключаемые периоды:
— с 7 марта по 24 июля 2023 года — отпуск по беременности и родам;
— с 25 июля 2023 года по 13 ноября 2024 года — отпуск по уходу за ребенком до полутора лет.
По общему правилу расчетный период для Антонины — с 1 ноября 2023 по 31 октября 2024. Но он полностью состоит из времени, которое нужно исключить. Поэтому при расчете отпускных берут дни с 1 марта 2022 года по 28 февраля 2023 года — 12 месяцев, предшествующие месяцу ухода в отпуск по беременности и родам.
Еще один частный случай — нужно исключить все дни в расчетном периоде, а в предшествующем периоде человек попросту не работал в компании или у ИП. Тогда в расчет берут дни, отработанные в месяце, в котором сотрудник уходит в отпуск, — до даты начала отдыха.
Например, Илья Агулов работает в компании с 13 марта 2024 года:
- с первого же дня и по 30 августа Илью отправили в командировку;
- с 1 по 30 сентября он ушел в учебный отпуск;
- с 1 по 30 октября Агулова снова отправили в командировку.
С 24 ноября 2024 года Илья решил взять отпуск, директор был не против. Тогда его расчетный период будет с 1 по 23 ноября 2024 года.
Шаг 2. Определяем заработок сотрудника за расчетный период
Чтобы рассчитать заработок, нужно определить, какие выплаты учитываются за это время, а какие — нет.
Выплаты, которые нужно учитывать, — это деньги, которые платят за труд. К ним относят:
- зарплата, которую начислили за отработанное время;
- гонорары, авторские вознаграждения;
- надбавки и доплаты — например, за выслугу лет, совмещение профессий;
- компенсации, связанные с режимом работы и условиями труда. Это районные коэффициенты и процентные надбавки к зарплате, доплаты за работу во вредных и тяжелых условиях труда, в ночное время, при многосменном режиме, в выходные и праздничные дни и сверхурочно;
- премии и другие поощрительные выплаты. Но тут есть особенности, о них — дальше.
При расчете отпускных нужно учесть премии — годовые, полугодовые, квартальные, ежемесячные, разовые. Но только в том случае, если они отвечают одновременно двум условиям:
- Выплачиваются за труд. Например, премия за выполнение плана.
- Предусмотрены трудовым договором или локальным нормативным актом организации, например положением об оплате труда.
Другие виды премий — например, к юбилею, за выслугу лет или ко дню рождения компании — не учитывают при расчете.
Если в расчетном периоде отработаны не все дни, полностью учитывайте только премии, начисленные с учетом отработанного времени. Остальные премии — пропорционально отработанному времени.
Выплаты, которые нужно исключить. Это суммы, начисленные за такие периоды:
- за сотрудником сохраняли средний заработок — например, во время командировки или оплачиваемого отпуска. Исключение — перерывы для кормления ребенка;
- сотрудник получал больничное пособие или пособие по беременности и родам;
- сотруднику предоставлялись дополнительные оплачиваемые выходные дни для ухода за детьми-инвалидами и инвалидами с детства;
- сотрудник не работал из-за простоя по вине бизнеса или по причинам, не зависящим от сторон трудового договора, например из-за приостановки деятельности компании или ИП;
- сотрудник не участвовал в забастовке, но из-за нее не мог работать.
Еще при расчете отпускных не учитывают выплаты социального характера и те, что не связаны с оплатой труда. Например, материальную помощь, оплату питания, проезда, обучения, коммунальных услуг, отдыха.
Разберем на примере.
Сергей Котов работает в ООО «Ладога» с 1 марта 2024 года. С 1 по 14 июля 2024 года Сергей берет отпуск. Расчетный период — с 1 марта по 30 июня 2024.
С 14 по 18 апреля он был в командировке. Общая сумма выплат за расчетный период — 275 000 ₽. Командировочные — 5000 ₽. Командировочные в расчет не берем.
Дальше переходим к следующему шагу — рассчитаем средний заработок для отпускных.
Шаг 3. Считаем средний дневной заработок для отпускных
Чтобы определить средний дневной заработок, надо учитывать, отработал сотрудник расчетный период полностью или нет. Третья ситуация — у человека вообще нет отработанных дней.
Расчетный период отработан полностью. Средний дневной заработок определяют по формуле:
29,3 — среднемесячное число календарных дней. Это фиксированное значение.
Расчетный период отработан не полностью. Средний дневной заработок рассчитывают по такой формуле:
Число календарных дней в не полностью отработанном календарном месяце определяют так:
С 15 июня 2024 года Матвей Волков идет в отпуск. Расчетный период для начисления отпускных — с 1 июня 2022 по 31 мая 2024.
С 24 по 26 мая 2024 года Матвей болел. Его заработок в расчетном периоде за минусом пособия по болезни — 448 000 ₽.
Считаем календарные дни для начисления отпускных:
— в полностью отработанных месяцах: 11 мес. × 29,3 = 322,3 д.;
— в мае: 28 д. / 31 д. × 29,3 = 26,46 д.
Средний дневной заработок Матвея: 448 000 ₽ / (322,3 д. + 26,46 д.) = 1284,55₽/д.
Нет отработанных дней. Это ситуация, когда расчетный период полностью состоит из исключаемых дней и сдвинуть его некуда. Тогда среднедневной заработок определяют из оклада:
Рассмотрим на примере. Евгений Сидоров работает в ООО «Альфа» с 1 марта 2024 года. Его оклад — 52 000 ₽. С 1 марта до 31 мая Сидоров был в командировке. С 1 по 11 июня идет в ежегодный оплачиваемый отпуск.
Расчетный период — с 1 марта по 31 мая, он полностью состоит из исключаемого времени. Сдвинуть расчетный период некуда, раньше Сидоров не работал в ООО «Альфа».
Значит, средний дневной заработок определяется из оклада Евгения: 52 000 ₽ / 29,3 = 1774,74 ₽.
Шаг 4. Рассчитываем итоговую сумму отпускных
Когда проделали все шаги выше, отпускные считают по формуле:
Разберем сразу на примерах.
Первый пример. С 12 мая 2024 года Олег Тихонов идет в основной оплачиваемый отпуск на 28 календарных дней.
Расчетный период — с 1 мая 2023 по 30 апреля 2024. Он отработан полностью, исключаемых дней нет. За расчетный период Олегу начислили 670 000 ₽.
Средний дневной заработок Тихонова: 670 000 ₽ / 12 мес. / 29,3 д./мес =
Итоговая сумма отпускных: 1905,57 ₽/д. × 28 д. = 53 356,1 ₽.
Второй пример. Рассмотрим еще вариант, когда сотрудница берет ежегодный отпуск сразу после отпуска по уходу за ребенком.
Ольга Дмитриева пять лет работает в компании «Дачные истории». С 17 апреля 2024 года идет в основной оплачиваемый отпуск на 15 календарных дней.
Исключаемые периоды у Дмитриевой:
- с 7 марта по 24 июля 2023 — отпуск по беременности и родам;
- с 25 июля 2023 по 15 апреля 2024 — отпуск по уходу за ребенком.
Стандартный расчетный период — с 1 апреля 2023 по 31 марта 2024. Но он полностью состоит из времени, которое нужно исключить. Поэтому берем расчетный период с 1 марта 2022 года по 28 февраля 2023 года.
Заработок Дмитриевой за это время — 799 400 ₽. У нее нет периодов и доходов, исключаемых из расчета.
Средний дневной заработок: 799 400 ₽ / 12 мес. / 29,3 д./мес = 2273,61 ₽/д.
Итоговая сумма отпускных сотрудницы: 2273,61 ₽/д. × 15 д. = 34 104,15 ₽.
Рассылка для бухгалтеров
Важные новости, разборы законов и советы для бухгалтеров, которые хотят упростить себе работу и больше зарабатывать. Отправляем раз в две недели
Налоги и взносы при выплате отпускных
Со всей суммы отпускных нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
Страховые взносы нужно начислить в месяце исчисления отпускных. Например, сотрудник уходит в отпуск с 1 июля, а отпускные ему начислены в июне. Значит, отпускные войдут в облагаемую базу по страховым взносам в июне.
Взносы в налоговую нужно перечислять ежемесячно до 28-го числа месяца, следующего за отчетным. Если 28‑е число выпадает на выходной, крайний срок — следующий рабочий день.
НДФЛ удерживают в день выплаты отпускных наличными или на карту сотрудника.
Уплатить НДФЛ нужно:
- до 28-го числа текущего месяца — за период с 23-го числа предыдущего месяца по 22‑е число текущего месяца;
- до 5 числа следующего месяца — за период с 23-го по последнее число текущего месяца;
- до 28 января — за период с 1 по 22 января;
- не позднее последнего рабочего дня календарного года — за период с 23 по 31 декабря.
Компании на ОСН могут учесть отпускные в налоговых расходах. Взносы включают в расходы ежемесячно — по мере начисления. Если отпуск приходится на разные месяцы, то отпускные распределяют пропорционально количеству дней отпуска в каждом месяце.
А компании и ИП на УСН «Доходы минус расходы» учитывают отпускные в расходах на дату их выплаты, а взносы — на дату перечисления в бюджет.
Бухгалтерский учет отпускных
ИП не обязаны вести бухучет, поэтому могут пропустить этот раздел.
В бухгалтерском учете отпускные отражают в зависимости от того, создает компания резерв на оплату отпусков или нет. Он нужен для равномерного распределения расходов на выплату отпускных, компенсаций за неиспользованный отпуск и страховых взносов с них.
Резерв обязаны создавать все компании, кроме тех, что ведут упрощенный бухучет. Например, это субъекты малого предпринимательства.
Дальше разберем, как начисляются отпускные в бухгалтерском учете в зависимости от резерва.
Главное
- Работодатель обязан оплатить сотруднику ежегодный отпуск, такая выплата называется «отпускные».
- Расчетный период для отпускных — 12 месяцев, если сотрудник отработал больше года у одного работодателя. Если же человек работает меньше года, расчетный период — время, которое он отработал до отпуска.
- Некоторые периоды исключают из расчетного периода для отпускных. Например, когда сотрудник был на больничном, в учебном отпуске или брал отгулы за свой счет.
- Не все выплаты попадут в расчетный период. Учитывают зарплаты и премии. Не учитывают больничные, матпомощь, оплату питания.
- С суммы отпускных нужно удержать НДФЛ и начислить страховые взносы.
Какие у вас есть сложности с расчетом отпускных?