Как ИП отчитываться за сотрудников
ИП, как и компании, платят за своих сотрудников страховые взносы и удерживают из их доходов НДФЛ. Информацию об этом нужно заносить в отчетность. Рассказываем, как делать это правильно, куда подавать документы и в какие сроки.
Какие отчеты сдавать
ИП сдают за своих сотрудников и исполнителей по договорам ГПХ четыре отчета. Три из них — в налоговую, а один, состоящий из нескольких подразделов, — в Социальный фонд России.
Расчет по страховым взносам — РСВ в налоговую
Если в году у вас был хотя бы один сотрудник или исполнитель по договору ГПХ, раз в квартал нужно сдавать расчет по страховым взносам — РСВ.
Расчет сдают, даже если зарплату и взносы не начисляли. В расчет, помимо прочего, включают персонифицированные сведения о каждом получателе выплат. Отчет один на всех сотрудников.
Как подавать. Предприниматели подают РСВ в налоговую по месту регистрации. ИП может лично сдать расчет в налоговую, отправить ценным письмом с описью по почте или через систему электронного документооборота. Если у ИП больше десяти сотрудников, расчет можно подавать только в электронном виде.
Как заполнять.Мы написали подробную статью, как сделать это правильно.
Ответственность за несдачу. За нарушение срока сдачи расчета минимальный штраф — 1000 ₽. Его назначают, если РСВ нулевой или исчисленные в нем взносы уплачены вовремя. Иначе штраф — 5% от неуплаченной в срок суммы взносов за каждый полный или неполный месяц просрочки, но не более 30% этой суммы. Несдача отчетности более 20 дней от даты окончания срока ее подачи может стать основанием для блокировки операций по счету.
Расчет 6-НДФЛ в налоговую
НДФЛ — это налог на доходы физических лиц. Его нужно удерживать с зарплат сотрудников, с вознаграждений по договорам гражданско-правового характера и других доходов физлиц. Отчет один на всех сотрудников. В составе годового расчета надо заполнить также справки о доходах каждого получателя.
Как подавать. 6-НДФЛ можно подать лично, по почте с описью вложения или в электронном виде. Если у вас более десяти сотрудников, которые получали доходы, то остается только электронный вариант.
Как заполнять. В форму 6-НДФЛ заносят все доходы, с которых ИП исчислил НДФЛ. Если вы заплатили человеку один раз, расчет нужно сдавать весь год.
В январе 2023 года ИП заплатил переводчику без статуса самозанятого или ИП за подготовку документа. Больше в течение года предприниматель никому ничего не выплачивал. Однако ему все равно придется сдавать форму 6-НДФЛ четыре раза: за первый квартал 2023 года, полугодие, девять месяцев и год. В годовом расчете дополнительно должна быть справка о доходах переводчика.
Ответственность за несдачу. Штраф за не вовремя сданный 6-НДФЛ — 1000 ₽ за каждый полный или неполный месяц просрочки. За неверные сведения — штраф 500 ₽. Если не подавать отчетность более 20 дней с даты окончания срока ее подачи, налоговая может заблокировать операции по счету.
Персонифицированные сведения о физлицах в налоговую
Отчет подают все ИП с работниками или исполнителями по договорам ГПХ, которые в отчетном месяце выплачивали зарплату или вознаграждения. Отчет нужно подавать, если договор действует, но выплат не было. Например, когда сотрудник в отпуске без сохранения зарплаты. Отчет один на всех сотрудников.
Если у ИП нет наемных работников по трудовому договору или исполнителей по договору ГПХ, нулевой отчет по персонифицированным сведениям на самого ИП сдавать не надо.
Как подавать. ПСФ можно подать лично в налоговую, по почте с описью вложения или через систему электронного документооборота. Если у вас более десяти сотрудников или исполнителей, которые получали выплаты, подавать можно только в электронном виде.
Как заполнять. В отчете указывают информацию о работниках по трудовым и гражданско-правовым договорам. Если договор действует, работников нужно включать в форму, остальное неважно. В форме нужны ФИО сотрудников, ИНН и СНИЛС каждого, а если начисляли выплаты — их сумму.
Ответственность за несдачу. Отдельного штрафа за несдачу ПСФ, опоздание с отчетом или ошибки в нем нет. Поэтому за такие нарушения предпринимателя могут оштрафовать на 200 ₽ — за непредставление налоговой сведений для налогового контроля.
ЕФС-1 — в Социальный фонд России
Единую форму сведений — ЕФС-1 подают в социальный фонд — СФР.
Форма состоит из титульного листа и двух разделов. Титульный лист нужно заполнять каждый раз. Остальные разделы надо сдавать в разные сроки — в зависимости от того, за что бизнес отчитывается.
Подраздел 1.1 — сведения о трудовой деятельности. Особенность в том, что подавать форму нужно только при наступлении кадрового события: приеме на работу, переводе, увольнении, заключении договора ГПХ и ряда других. Если кадровых изменений не было, сдавать отчет не нужно.
Сроки представления подраздела — в таблице выше. Например, при приеме на работу или увольнении его нужно сдать не позднее следующего рабочего дня. А при постоянном переводе работника на другую должность — до 25-го числа следующего месяца.
Подраздел 1.2 —отчет об особом пенсионном стаже сотрудников, которые работают по трудовому договору или договору ГПХ. В него вносят дату приема или увольнения сотрудника, СНИЛС и отдельные периоды, которые влияют на расчет пенсии. Например, периоды нетрудоспособности, отпуска без сохранения зарплаты. Отчет один на всех сотрудников.
Отчет подают ежегодно — до 25 января года, следующего за отчетным.
Раздел 2 — информация о взносах на страхование от производственного травматизма, которые ИП отчисляет в СФР с зарплаты работников, занятых по трудовым договорам. Отчитываться нужно, даже если вы не начисляли зарплату и взносы, но у вас были работники по трудовым договорам. Расчет один на всех сотрудников.
Отчитываться нужно раз в квартал — до 25-го числа месяца, следующего за отчетным кварталом.
Как подавать. Отправлять части формы ЕФС-1 можно лично, письмом с описью или через оператора электронного документооборота. ИП с десятью сотрудниками или больше могут подавать отчет только в электронном виде.
Ответственность за несдачу. За нарушение срока сдачи подраздела 1.1 ЕФС-1 и за ошибки в нем ИП могут оштрафовать на 300—500 ₽. Если нарушения допущены по работнику на ГПД, дополнительный штраф — 500 ₽.
Если не представить ЕФС-1 с подразделом 1.2, можно получить штраф 500 ₽ за каждого работника, за которого ИП не отчитался вовремя или отчитался с ошибкой.
Штраф за непредставление раздела 2 ЕФС-1 или опоздание с ним — 5% от суммы взносов на травматизм к уплате за последние три месяца за каждый полный или неполный месяц просрочки. Но не более 30% указанной суммы и не менее 1000 ₽.
Отчет нужно было сдать 25 апреля, но ИП вспомнил о нем 5 мая. За первый квартал взносы на травматизм — 3000 ₽.
Штраф: 3000 × 5% × 1 месяц = 150 ₽. Это меньше минимального штрафа, поэтому заплатить придется 1000 ₽.
За несоблюдение порядка представления отчета в электронном виде будет штраф 200 ₽.
Жесть