Как оказать материальную помощь сотруднику
По закону работодатель не обязан помогать работникам в связи с жизненными обстоятельствами, например по случаю свадьбы или рождения ребенка. Но может по желанию поддержать сотрудника деньгами, продуктами, медикаментами. Это называют материальной помощью. Как ее оформлять — работодатель тоже решает сам.
Рассмотрим особенности оформления, учета и налогообложения денежной матпомощи.
Что такое материальная помощь и когда ее выплачивают
Материальная помощь — это социальная выплата от работодателя для поддержки сотрудника в разных жизненных обстоятельствах. Например, матпомощь могут выдавать, когда у работника происходят такие события:
- чрезвычайные ситуации: пожар, наводнение, землетрясение, техногенная авария;
- тяжелое заболевание, операция, дорогостоящее лечение или покупка лекарств;
- свадьба;
- рождение ребенка;
- смерть родственника;
- выход на пенсию;
- юбилей.
Еще материальная помощь может быть регулярной, например к отпуску.
Обычно ее выплачивают деньгами. Для каждого основания устанавливают фиксированную сумму или диапазон: например, от 10 000 до 30 000 рублей при болезни, в зависимости от ее тяжести. Реже выдают в неденежной форме: продуктами, одеждой, медикаментами, собственной продукцией.
Может ли работник требовать матпомощь
Материальная помощь не обязательная выплата, ее устанавливает работодатель по своему желанию. Поэтому требовать матпомощи сотрудник не может.
Но если выплата прописана в локальном нормативном акте, ЛНА, или коллективном договоре — работодатель обязан выплатить деньги сотруднику при наступлении события.
Рассылка для бухгалтеров
Важные новости, разборы законов и советы для бухгалтеров, которые хотят упростить себе работу и больше зарабатывать. Отправляем раз в две недели
Выплачивать ли матпомощь родственникам умершего работника
Это тоже остается на усмотрение работодателя, закон к этому не обязывает.
Работодатель может определить круг лиц, которых считать членами семьи или близкими родственниками. Этот перечень нужно закрепить в ЛНА или коллективном договоре, как и другие условия получения матпомощи.
Работодатель должен выплатить зарплату умершего родственнику, который с ним совместно проживал, но это не считается матпомощью.
Какими документами оформляют выплату материальной помощи
Для выплаты помощи работодателю нужно:
- получить заявление;
- оформить приказ.
Получить заявление от работника или его родственника, если работник умер. Форма произвольная. К заявлению прикладывают документы, подтверждающие событие. Это могут быть:
- справка о чрезвычайном случае, справка о стоимости ущерба;
- счет на лечение, документы, подтверждающие диагноз и необходимость лечения, рецепты;
- свидетельство о заключении брака;
- свидетельство о рождении ребенка;
- свидетельство о смерти родственника.
Заявление на материальную помощь
Сотрудник может написать и подать работодателю заявление на материальную помощь. Работодатель вправе, но не обязан удовлетворить заявление.
Оформить приказ о выплате в свободной форме. В нем укажите:
- кому выплачивают деньги и на каком основании;
- из какого источника;
- суммы и сроки выплаты.
Когда матпомощь облагается НДФЛ
Иногда матпомощь не облагается НДФЛ, а иногда — облагается частично. Разберем три ситуации, когда:
- не начисляют НДФЛ;
- не начисляют НДФЛ в пределах 50 000 ₽;
- не начисляют НДФЛ в пределах 4 000 ₽.
Не начисляют НДФЛ. От налога освобождена вся матпомощь, которую выплатили:
- членам семьи умершего работника, включая бывшего сотрудника-пенсионера, — п. 8 ст. 217 НК РФ;
- работнику, включая бывшего и вышедшего на пенсию, в связи со смертью члена его семьи — п. 8 ст. 217 НК РФ;
- работнику или членам его семьи из-за чрезвычайной ситуации: пожара, наводнения, теракта — п. 46 ст. 217 НК РФ.
Не начисляют НДФЛ в пределах 50 000 ₽ на матпомощь:
- при рождении ребенка. Например, при рождении двойни каждый родитель может получить до 100 000 ₽ без уплаты НДФЛ;
- при установлении опеки над ребенком.
Выплату освобождают от НДФЛ, если выдали деньги в течение года после рождения или установления опеки.
У сотрудника Иванова родилась двойня. ООО «Орион» выдало ему матпомощь 200 000 ₽.
Бухгалтер удержал НДФЛ: (200 000 ₽ − 50 000 ₽ × 2) × 13% = 13 000 ₽.
Не начисляют НДФЛ в пределах 4 000 ₽ в год на матпомощь по другим основаниям. Например, на лечение, отпуск, юбилей, при вступлении в брак или разводе.
Сколько раз платили матпомощь и по каким причинам — неважно: лимит в 4 000 ₽ единый для всех случаев внутри календарного года.
Сотрудница ООО «Орион» в течение года дважды получала материальную помощь:
— 3 000 ₽ — перед отпуском в мае;
— 3 000 ₽ — в конце августа во время сборов в школу несовершеннолетнего ребенка.
Необлагаемый лимит — 4 000 ₽. С первой выплаты НДФЛ не удерживают, так как она меньше 4 000 ₽.
Налоговая база при выплате второй матпомощи: 3 000 ₽ + 3 000 ₽ − 4 000 ₽ = 2 000 ₽. Удержали НДФЛ: 2 000 ₽ × 13% = 260 ₽.
Разберем еще один пример.
А вот матпомощь в октябре по причине смерти отца НДФЛ не облагается. То же с декабрьской матпомощью в связи с рождением ребенка: она уложилась в необлагаемый лимит 50 000 ₽.
Какие еще налоги и взносы надо платить с матпомощи
Материальная помощь работнику облагается:
- взносами по единому тарифу — п. 1 ст. 420 НК РФ;
- взносами на травматизм — п. 1 ст. 20.1 Закона от 24.07.1998 № 125-ФЗ.
Страховые взносы на всю матпомощь работнику или ее часть можно не начислять по тем же основаниям, что и для НДФЛ, — мы рассказали о них выше.
Если же получатель помощи — родственник сотрудника или вовсе посторонний человек, страховые взносы не начисляют.
Налог на прибыль. Материальную помощь не учитывают при расчете налога на прибыль — п. 23 ст. 270 НК РФ. А вот страховые взносы с матпомощи включают в расходы как обычно — письмо Минфина от 21.05.2021 № 03-03-06/1/38954.
НДС возникает, когда работодатель на ОСН выдает натуральную матпомощь, например продукты или медикаменты. Это признают реализацией и облагают НДС по общим правилам.
НДС, который предъявили поставщики при покупке продуктов или медикаментов, можно принять к вычету по счету-фактуре.
За счет каких денег выдают матпомощь
Размер, сроки и основания выплаты матпомощи устанавливает работодатель. Обычно ее выплачивают за счет собственных денег ИП и компании. Последняя может тратить на это текущие заработки либо нераспределенную прибыль — этого года или предыдущих лет.
Решение об использовании чистой прибыли принимает общее собрание учредителей или единственный участник:
- решение общего собрания нужно оформить протоколом;
- если участник один — письменным решением.
Решение участников не нужно, если матпомощь выплачивают из текущих денег, а нераспределенную прибыль не трогают.
Как учитывать матпомощь в бухгалтерском учете
Матпомощь работнику начисляют по кредиту счета 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям», а выплату — по дебету этого счета.
Сумму матпомощи включают в прочие расходы на дату издания приказа о ее выплате работнику. Страховые взносы и взносы на травматизм с матпомощи включают в прочие расходы датой начисления.
Если матпомощь выдают имуществом, оформляют такую проводку: Дебет 73 (76) Кредит 41 (10, 01).
Материальную помощь бывшему работнику отражают по кредиту счета 76 «Расчеты с прочими дебиторами и кредиторами», а выплату — по дебету этого счета. Сумму материальной помощи включают в прочие расходы на дату издания приказа о ее выплате.
Рассмотрим на примере. 9 февраля секретарь ООО «Орион» Е. В. Петрова написала заявление на имя руководителя с просьбой оказать ей первую в году материальную помощь к отпуску.
13 февраля руководитель издал приказ о выплате Петровой 6 000 ₽. В этот же день кассир компании выдал эту сумму из кассы.
Бухгалтер удержал НДФЛ с суммы сверх 4 000 ₽, то есть с 2 000 ₽.
НДФЛ с матпомощи Петровой: 2 000 ₽ × 13% = 260 ₽.
В налоговые расходы бухгалтер включил страховые взносы 600 ₽ + 4 ₽ = 604 ₽.
Главное
- Материальная помощь — добровольная выплата работодателя сотруднику в определенных жизненных ситуациях.
- Если матпомощь прописана в локальном нормативном акте или коллективном договоре, работодатель обязан ее выплатить при наступлении события.
- Выдать матпомощь можно не только деньгами, но и имуществом, например продуктами, медикаментами.
- Выплачивают ее по приказу директора на основании заявления работника.
- В некоторых ситуациях суммы матпомощи не облагаются НДФЛ, а в некоторых облагаются частично.
- Страховые взносы на матпомощь работникам начисляют почти всегда, за исключение отдельных ситуаций.
Какая материальная помощь у вас предусмотрена для сотрудников?