Как составить график отпусков на 2025 год
График отпусков нужен и сотрудникам, и работодателю. Он гарантирует, что все смогут отдохнуть, а работа не остановится и несколько взаимозаменяемых специалистов не уйдут в отпуск одновременно. Документ обязательный, за его отсутствие может быть штраф.
Рассказываем, как составить график отпусков, что нужно учесть и какие категории сотрудников могут идти в отпуск вне очереди.
Общие правила составления графика отпусков
Работодатели обязаны предоставлять сотрудникам ежегодный оплачиваемый отпуск — не менее 28 календарных дней в год. Очередность отдыха устанавливается графиком отпусков. Его обязаны составлять и вести все работодатели, независимо от численности сотрудников.
Исключение — микропредприятия, которые заключили с работниками типовые трудовые договоры. К микропредприятиям относятся компании, у которых среднесписочная численность сотрудников не более 15 человек и доход до 120 млн рублей за предыдущий календарный год. Проверить статус можно в реестре налоговой службы.
Микропредприятия могут заменить график на письменное соглашение между работодателем и сотрудником. Это подойдет тем, у кого до трех сотрудников, остальным проще составить один график.
График отпусков составляют на каждый календарный год. Утвердить его нужно за две недели до начала года. Например, срок утверждения графика на 2025 — до 17 декабря включительно.
Вновь созданные компании и ИП могут не составлять график отпусков на текущий год. В первый год работы сотрудники пойдут в отпуск не по графику, а по заявлениям спустя 6 месяцев работы. На будущий год оформить график нужно так же, как и всем работодателям.
Оформить график можно по унифицированной или по собственной форме.
Унифицированная форма графика отпусков № Т-7 утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.
Собственная форма должна содержать обязательные реквизиты. Если сведений в ней будет меньше, у контролирующих органов могут появиться вопросы. Например, если указать дату начала отпуска, но не указать продолжительность в днях. При использовании собственной формы сверяйтесь с информацией, которую отражают в унифицированной форме.
График отпусков можно вести как на бумаге, так и электронно. Чтобы ознакомить сотрудников с электронным графиком, у работодателя должен быть введен электронный кадровый документооборот.
Каких сотрудников нужно включать в график
Не всех сотрудников включают в график отпусков.
Включают в график сотрудников, с которыми заключены трудовые договоры на момент составления графика отпусков, в том числе:
- внутренних и внешних совместителей. Внутренних указывают дважды по обеим должностям. Внешним совместителям планируют отпуск на это же время, что и на основной работе. Для этого работодатель может попросить совместителя представить выписку из графика отпусков или справку с основного места работы;
- сотрудников в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, а также тех, кто только планирует с 2025 года уйти в эти отпуска;
- сотрудников, которые на длительном больничном или в отпуске без сохранения зарплаты. Они могут появиться на работе в любое время. Даже если период отсутствия не входит в стаж для отпуска, у работника могут остаться неиспользованные дни отпуска за прошлые периоды, которые тоже нужно отразить в графике.
Если сотрудник ранее авансом полностью использовал ежегодный оплачиваемый отпуск, его тоже нужно включить в график. При этом графы «Дата отпуска» оставить пустыми, а в графе «Примечание» указать, что сотрудник уже использовал дни отпуска за рабочий год.
В график отпусков нужно вносить и сотрудников, с которыми в течение следующего рабочего года будут расторгнуты трудовые договоры. Даже если работника планируют уволить в январе.
Не включают в график отпусков сотрудников, с которыми заключили трудовой договор на срок до шести месяцев.
Как составить график отпусков: пошаговый план
Алгоритм составления графика отпусков такой.
Шаг 1. Соберите пожелания по датам отпусков. Как это сделать — рассказали в предыдущем разделе.
Шаг 2. Составьте проект графика отпусков. Когда будете переносить в проект графика пожелания сотрудников, следите, чтобы предполагаемые даты отпуска у сотрудников одного подразделения не пересекались. Если обнаружите совпадение, предложите сотрудникам изменить даты отпуска.
Шаг 3. Подпишите и утвердите график. Если у вас есть профсоюз, сначала график отпусков нужно отправить ему. В течение пяти рабочих дней со дня получения проекта профсоюз обязан направить свое мотивированное мнение. Если нужна дополнительная консультация, профсоюз возьмет еще три дня.
Заполненный график заверяет своей подписью руководитель кадровой службы, а если ее нет — другой сотрудник, например главный бухгалтер. Если график отпусков составили по форме № Т-7, утверждать такой документ отдельным приказом не нужно. Руководитель должен поставить дату и подпись на грифе утверждения в правом верхнем углу документа.
Если форму графика разработали самостоятельно и в ней нет грифа утверждения, такой график утверждают приказом руководителя.
Шаг 4. Ознакомить сотрудников с графиком. Это обязательно нужно сделать по закону.
Хранить график отпусков нужно три года.
Как знакомить работников с новым графиком
Работодатель не обязан учитывать мнение сотрудников при составлении графика отпусков. Исключение — отдельные категории сотрудников, которые имеют право пойти в отпуск вне графика.
Но лучше пожелания сотрудников учитывать, иначе возможны конфликты. Сделать это можно так:
- Если у работодателя не много сотрудников, например до 10 человек, можно разослать уведомления с просьбой предоставить пожелания по датам отпуска.
- Если у работодателя несколько подразделений, можно передать руководителям таблицу с графиком отпусков. Руководители сами соберут пожелания по своим сотрудникам, оценят, устраивают ли эти даты с точки зрения рабочего процесса, и передадут согласованный по датам проект.
Чтобы ознакомить работников с графиком отпусков, есть два способа:
- Дополнить форму № Т-7 или форму, которую разработали сами, двумя дополнительными графами. В одной из них сотрудники распишутся в том, что им известна дата начала отпуска, а в другой — укажут дату ознакомления с графиком.
- Приложить к графику отпусков лист ознакомления, в котором каждый сотрудник укажет дату прочтения документа и поставит свою подпись.
Если сотрудник отказывается подписывать график отпусков, нужно составить об этом акт.
Работникам лучше напомнить правила предоставления отпусков. Например, если они планируют делить отпуск на части, одна из частей должна быть не менее 14 дней. Еще одно правило — нельзя брать отпуск только на выходные дни. Все, что работодателю нужно знать об отпусках, — собрали в отдельной статье.
Изменение графика отпусков
График отпусков — локальный нормативный акт для работодателя и для работника. Вносить в него изменения нужно по соглашению сторон. Изменить график могут по таким причинам:
- по желанию работника;
- по болезни;
- из-за производственной необходимости;
- при найме новых сотрудников.
Перенос по желанию работника. Если сотрудник хочет перенести отпуск, он пишет заявление, а работодатель, если согласен, его подписывает. После этого составляют приказ о переносе отпуска. В нем указывают причину и срок.
Перенос по болезни. Если работник предоставил больничный лист, который попадает на даты отпуска, это основание для переноса. Сотрудник пишет заявление, работодатель — составляет приказ о переносе.
Перенос из-за производственной необходимости. Работодатель с письменного согласия сотрудника может перенести его отпуск или отозвать человека до окончания отпуска. В этом случае тоже составляется приказ о переносе.
При найме новых сотрудников. Если после начала года в штате появляются новые сотрудники, заново утверждать график отпусков не нужно. Достаточно составить дополнительную форму и приложить ее к основному графику.
Ответственность за отсутствие графика отпусков
За несоблюдение графика отпусков и за его отсутствие может быть штраф:
- для руководителей, ИП и малых предприятий — от 1 000 до 5 000 ₽;
- для средних и крупных компаний — от 30 000 до 50 000 ₽.
Если изменения графика оформлены по закону, с заявлениями и приказами, то штрафа за несоблюдение графика не будет.
Главное
- График отпусков составляют и утверждают не позже чем за 14 дней до нового календарного года.
- График обязаны составлять и вести все работодатели, кроме микропредприятий.
- В график включают всех сотрудников, работающих по трудовому договору, в том числе совместителей, сотрудников в отпуске по уходу за ребенком и на длительном больничном.
- Работодатель обязан учитывать пожелания по датам отпусков только некоторых категорий сотрудников, например несовершеннолетних, родителей, которые воспитывают ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет.
- За несоблюдение графика отпусков и за его отсутствие может быть штраф.
Вы составляете график отпусков? Как решаете вопросы, если кто-то не хочет идти в отпуск по графику?