Акты сверки взаиморасчетов с контрагентами помогают выяснить, кто кому и сколько должен, или убедиться, что долгов нет
Виктор Подгорский
Эксперт по праву
Акты сверки взаиморасчетов с контрагентами помогают выяснить, кто кому и сколько должен, или убедиться, что долгов нет
Виктор Подгорский
Эксперт по праву
Компании обязаны проводить сверку взаиморасчетов с контрагентами раз в год, во время ежегодной инвентаризации. Но сверки проводятся и добровольно, по инициативе любой из сторон договора.
Зачем нужен акт сверки
Когда компании и ИП долго работают вместе, им нужно отслеживать движение денег, работ, товаров и услуг. Одна из главных задач регулярных сверок друг с другом — обнаружить просроченные и безнадежные долги, чтобы их вовремя взыскать или просто списать.
Обычно сверку по действующим договорам проводят в конце отчетного периода, например в последний день года, чтобы правильно заполнить бухгалтерский баланс. Также можно запросить сверку, когда истек договор с контрагентом или закончился один из этапов работ по договору.
Если контрагент не платит долг, а вторая сторона сразу не обратилась в суд, то через три года истечет срок исковой давности и ничего взыскать не получится. Акт сверки может продлить срок для взыскания. Например, с возникновения задолженности прошло 2,5 года. Если контрагенты подписали акт сверки, то срок обнуляется и у кредитора снова появляется три года для взыскания.
Если одному из контрагентов придется обращаться в суд, акт сверки нужно приложить к договору и другим платежным документам. Тогда подписанный акт дополнительно доказывает суду существование долга и его размер.
Как оформить акт сверки
Акт сверки — это таблица со списком хозяйственных операций: отгрузок, поставок, платежей. Его составляют на основании данных из учетных программ, а также документов: накладных, счетов-фактур, актов выполненных работ. Правую часть заполняют данными инициатора сверки, левую — контрагента.
Чаще всего инициатор сверки сам заполняет обе части документа, распечатывает акт в двух экземплярах и подписывает. Право подписывать акты имеет директор или сотрудник с доверенностью, в которой прописано право признавать долги компании. Можно дополнительно заверить акт печатью, если она есть у организации.
Единой формы для акта сверки не существует. Его можно взять из учетной программы, например 1С, составить в Excel или гугл-таблицах.
Удобно воспользоваться шаблоном, который предлагают учетные программы. ИП и компании с расчетным счетом в Тинькофф Бизнесе могут создать акт сверки за пару кликов в личном кабинете.
Получив акт, контрагент сверяет его со своими данными, и если разногласий нет, то подписывает и отправляет один экземпляр обратно, а другой оставляет у себя. На этом работа по сверке заканчивается.
Акт можно направить и через систему электронного документооборота, заверив квалифицированной электронной подписью, или просто с почтового ящика. Каким образом стороны обмениваются электронными документами, с какого адреса их отправляют и какой подписью заверяют, обычно прописывают в договоре.
Бывает так, что конечные суммы у контрагентов разные. Это может случиться из-за ошибки в учете, когда внесли не все документы. В этом случае стороны начинают вторую сверку, запрашивают недостающие документы и выясняют, где ошибка. Если вторая сторона не признает долг, можно составить досудебную претензию. Если и это не помогло — обратиться в суд.
Главное
- Акт сверки составляют компании и ИП, чтобы обнаружить просроченные либо безнадежные долги. Первые надо попытаться взыскать, вторые — списать.
- Сверку инициирует один из контрагентов в любое время. Также компании обязаны раз в год проводить сверки в рамках инвентаризации перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
- Подписанный акт сверки означает, что контрагент признал долг, и дополняет другие юридические доказательства задолженности в суде.
- Подписанный акт сверки обнуляет срок исковой давности. Как только сторона признает задолженность и подтверждает это подписью, срок начинает отсчитываться заново.
Подписка на новое в Бизнес-секретах
Подборки материалов о том, как вести бизнес в России: советы юристов и бухгалтеров, опыт владельцев бизнеса, разборы нового в законах, приглашения на вебинары с экспертами.
Подписываясь, вы соглашаетесь с политикой конфиденциальности
