Как обеспечить стабильные цены и качество для государственных заказчиков: опыт «Виво Маркет»

Цена на сырьевые товары — это основная и самая весомая составляющая в общей стоимости услуги. Сегодня неустойчивая ситуация на рынке способствует колебанию цен на сырье и логистику, что влияет как на экономические показатели, так и на качество реализуемых проектов. Это заставляет компании, особенно те из них, кто поставляет товары государственным заказчикам, сосредоточиться на мерах по стабилизации цен.

В этой статье я расскажу о том, как поддерживать договорную цену на сырье в условиях нестабильности и поделюсь ценными инсайтами, в основе которых опыт и знания компании «Виво Маркет».

«Виво Маркет» — оператор питания и поставщик готовой продукции для социальных и коммерческих объектов в Волгограде. С 2016 года мы занимаемся организацией питания в государственных учреждениях, включая детские сады, школы, техникумы, больницы и ПНИ.

Первые три года мы сталкивались с рядом проблем, которые влияли на качество нашей работы:

Нас не устраивало такое положение дел, поэтому в 2019 году мы построили крупнейший в стране ПЛК (производственно-логистический комбинат социального питания), который поменял рабочие процессы.

У нас появилась возможность выстроить систему многоступенчатого контроля поставщиков, что позволило поставлять на объекты продукцию одинаково высокого качества. Также мы перевели первичную обработку сырья с кухни на ПЛК, поэтому учреждения стали работать с подготовленными продуктами. За счет того, что на кухне сократилась производственная площадь, в столовых появились новые посадочные места. Сегодня мы обеспечиваем готовыми блюдами 102 школы, 350 детских садов, 20 техникумов, 20 больниц и 15 школ-интернатов.

Одна из ключевых стратегий, которая обеспечит стабильность цен — заключение долгосрочных договоров с поставщиками на фиксированных условиях. Это даст вам гарантии для дальнейшего долгосрочного планирования по части переоборудования, ремонтов и, в целом, развития объектов. При инициировании договора обязательно включите в него эскалаторные оговорки — положения в контракте, которые позволят вам пересмотреть цены в зависимости от инфляции или изменений на рынке сырья.

При этом важно выработать подходящий именно вам способ регулярной оценки поставщиков. Мы в «Виво Маркет» действуем по стандартной схеме выбора, которая состоит из четырех этапов:

1 этап. Поиск поставщиков. Для этого используем системы Контур.Компас и поисковики (Сделки.ру, Supl.biz., Поставщики.ру), выбираем поставщиков на отраслевых выставках.

2 этап. Анализ надежности поставщиков. Мы не только изучаем сайт, но и сами собираем отзывы от клиентов и партнеров. Анализируем финансовое состояние поставщика, налоговые и юридические риски, информацию о нарушениях законодательства.

3 этап. Критерии выбора поставщика. Сначала мы оцениваем стоимость товара. Адекватная общая стоимость — важный фактор при принятии решения о сотрудничестве. Она складывается из цены за единицу товара или услуги, условий оплаты, скидок при оплате, отсрочек платежа, стоимости транспортировки, логистических расходов, затрат на техническое обслуживание и дополнительных услуг.

Также перед сбором коммерческих предложений мы составляем анкету для подрядчика, в которую заносим такие важные пункты, как:

Затем мы тестируем сырье в собственной лаборатории и проводим аудит, самостоятельно выезжая на площадку потенциального поставщика, чтобы проанализировать реальное состояние производства и документации. И только после всех этих процедур заключаем договор.

4 этап. Балльная оценка действующих поставщиков из ТОП-20. Во-первых, мы часто обновляем требования к поставщикам, так как в регуляторы постоянно вносят дополнения и изменения в стандарты безопасности и качества продукции. Во-вторых, всегда требуем от поставщика соблюдения регламентов и строго за этим следим.

Чтобы обеспечить полное соответствие закупаемого сырья требованиям СанПин и регламентам (ТР ТС) в части качества и безопасности, на предприятии внедрен двухэтапный процесс проверки нового сырья: сначала оцениваются его качество и органолептические (внешний вид, консистенция, цвет, запах, вкус) свойства, затем проверяется наличие разрешительной документации и корректность маркировки на товар.

Перед началом сотрудничества с подрядчиком мы устанавливаем порог допустимых недочетов: в случае, если поставщик допускает ряд грубых нарушений, мы вынуждены завершить с ним работу. Также топ-20 наших поставщиков оцениваются по внутренней балльной системе «Виво Маркет».

В целом, рекомендуем каждой компании самостоятельно выбирать критерии для оценки подрядчика, чтобы определить именно те требования, которые действительно важны и помогут сберечь ваши ресурсы.

Иногда целесообразно инвестировать в стратегически важных для вас исполнителей, чтобы обеспечить долгосрочную стабильность поставок. Это можно сделать с помощью:

Таким образом, поддержка ключевых поставщиков через авансы и сотрудничество в области качества не только способствует укреплению партнерских отношений, но и создает условия для более выгодных и устойчивых бизнес-процессов в долгосрочной перспективе. Такие инвестиции обеспечивают взаимную выгоду и минимизируют риски, связанные с нестабильностью поставок.

Несколько лет назад мы заметили, что некоторые поставщики, особенно те из них, кто предоставляет услуги высокого качества, отказывались от сотрудничества с «Виво Маркет», когда нам приходилось по несколько раз звонить им и срочно заказывать сырье. Это происходило потому, что ранее наши сотрудники на ПЛК самостоятельно прогнозировали недельный объем сырья, необходимый для производства готовой продукции. Сделать это с точностью до граммов было сложно, так как при планировании необходимо учитывать множество факторов.

Чтобы решить эту и ряд других проблем, связанных с человеческим фактором, мы запустили собственную автоматизированную систему, которая работает на алгоритмах машинного обучения и искусственного интеллекта. Теперь система еженедельное собирает и анализирует данные со всех объектов, разрабатывает нормы потребления и рассчитывает потребность в продуктах с учетом таких факторов, как предыдущие объемы потребления, сезонные колебания, праздники и специфика меню для разных категорий питающихся. Сотрудник, ответственный за объект, только корректирует количество питающихся.

При этом производственные заявки автоматически распределяются до точного количества необходимого сырья. Это происходит путем декомпозирования конечного продукта до исходных ингредиентов.

К примеру, система рассчитала, что для одного объекта на неделю необходимо произвести 100 порций каши с маслом на молоке. Технология анализирует рецепт и определяет, какие ингредиенты потребуются. В случае с кашей это крупа, молоко, масло, сахар и соль. После этого система автоматически рассчитывает необходимое количество каждого из ингредиентов на основе заданных порций. Если на одну порцию каши требуется 100 г крупы, 10 г масла, 250 мл молока, 5 г сахара и 1 г соли, то для 100 порций — 10 кг крупы, 25 л молока, 1 кг масла, 500 г сахара и 100 г соли.

И точно также система определяет, какой объем сырья нужен остальным объектам с учетом количества питающихся на каждом объекте и их категорий. Далее она автоматически формирует корректные заказы на сырье, дает задание производственному отделу произвести определенное количество продукции, распределительному центру — скомплектовать указанную продукцию по объектам к назначенным дате и времени, а отделу логистики — нужным образом сформировать рейсы и обеспечить транспортировку продуктов на объекты к назначенному времени. На основании сформированного отчета сотрудники ПЛК выстраивают план производства.

Благодаря улучшению расчета потребности в сырье, мы достигли более точного прогнозирования потребления, что обеспечивает стабильные поставки. Теперь наши поставщики могут поддерживать оптимальные запасы сырья.

Предварительная закупка и хранение товаров минимизируют неожиданные колебания цен. Среди стратегий:

Страховой запас. Формирование резервов перекроет возможные перебои в поставках и стабилизирует цены на рынке. Однако после того, как страховой запас сформирован, нужно минимизировать издержки, связанные с хранением. Чтобы снизить риски избытка или нехватки сырья на складе, мы открыли на нашем производственном комбинате распределительный центр, который ответственен за доставку готовой продукции конечному потребителю. Его местоположение обеспечивает гибкую ежедневную логистику на все объекты.

Автоматизированная система управления производственными процессами, о которой мы уже рассказывали выше, также защищает нас от издержек хранения. Технология, опираясь на данные по обеспечению объектов за предыдущие годы, корректно прогнозирует потребности каждого из 500 государственных учреждений, и формирует бесперебойный график поставок питания на объекты. Точность в формировании производственной потребности позволяет нам корректно определить объем страхового запаса.

Кроме того, для управления нашим складом мы внедрили систему WMS с конфигурацией на основе искусственного интеллекта, которая минимизирует риск высоких издержек хранения. При поступлении сырья на склад технологии ИИ определяют остаточный срок хранения и помогают разместить товары так, чтобы избежать путаницы между продуктами с разными сроками годности. Затем система организует обработку сырья по принципу FEFO (от англ. «First Expire, First Out», «первый истекает — первый выходит»).

Сырье и продукты, которые поступили на ПЛК первыми, обрабатываются и отправляются на объекты в первую очередь. Так как соблюдение срока годности сырья и товара крайне важно для нашей отрасли, обновление страхового запаса происходит регулярно. Таким образом, технологии позволяют нам минимизировать остатки на ПЛК и объектах и на 14 дней сформировать запас нескоропортящихся продуктов.

Следуя этим рекомендациям, вы сможете минимизировать риски, связанные с нестабильностью рынка, и обеспечить бесперебойную работу вашего бизнеса. Это поможет не только удержать договорные цены на сырье на прежнем уровне, но и создать прочную основу для долгосрочного партнерства.