Внедрили проектное управление ради пользы, а не хайпа: опыт основателя OkoCRM

Александр Завьялов — основатель OkoCRM, российской системы для автоматизации продаж, работы с клиентской базой и управления проектами в командах из любой сферы. Пять лет назад Александр начал внедрять проектное управление в собственную команду айтишников — это сделало команду гибкой и удвоило продуктивность.

Проектное управление — это по сути оцифровка задач на конкретные периоды. В рамках каждого периода команда двигается самостоятельно и выполняет задачи без общения с руководителем. При этом начальник в курсе проекта и понимает, у кого какие планы и нужна ли исполнителям помощь, дополнительные стимулы.

Причина 3. Это универсальный подход. Его можно применять почти в любом бизнесе, не только в IT-разработке. В качестве проекта вы можете выбрать любую задачу из стратегии развития. Например, нанять команду менеджеров в отдел продаж, разработать инструкции для сотрудников, подготовить договор, вести соцсети бренда — все это может быть проектом, у которого будут свои подзадачи, исполнители и сроки.

За основу проектного управления мы взяли методологию Agile, по которой любая работа строится вокруг трех элементов:

Мы создали отдельные карточки для каждого эпика, а формат историй превратили в чек-листы с конкретными задачами для исполнителей.

Митапы позволяют понять, что на самом деле в приоритете, а что может подождать. Важно постоянно общаться, чтобы ребята не уходили в сторону. Бывает, кто-то берет работу на месяц, подходит срок — а результата нет. Или смотришь — команда потеряла фокус, один делает не так, как надо, другие берут не те задачи.

Митап помогает вовремя вносить изменения в работу

Например, когда мы делали новый модуль, фронт-разработчик по плану должен был заниматься версткой, но оказалось что он не может, потому что бэк-разработчик еще не сдал свои задачи — у него был другой спринт. Пришлось срочно корректировать планы бэка, чтобы фронт мог выполнить свою работу.

Продали идею команде. Лебедь, рак и щука должны тащить телегу в одном направлении. Чтобы вдохновить на это команду, мы провели несколько встреч и обсудили, как классно работает проектное управление, как можно синхронизироваться, и почему это помогает нам развиваться быстрее.

Разложили свои процессы на этапы. У каждого проекта своя специфика, поэтому количество столбцов на доске у всех разное. Главное — задачи должны проходить по всем этапам. Например, наш канбан в команде состоит из шести столбцов.

Мы также настроили повторяющиеся задачи, распланировали календарь, митапы и встречи для рефлексии, на которых разбираем, что получилось хорошо и что можно поправить. По такому принципу двигаемся и с каждым днем становимся лучше.

Во-первых, команда была против ежедневных встреч. Примерно год ребята возмущались, мол «Зачем каждый день митапы», «время тратим, давайте не будем», «шефа нет — митапы не проводим». Коллегам было тяжело принять новые правила и ежедневно встречаться, обсуждать ход проекта.

Во-вторых, не все сразу поняли, как проводить митапы. Люди думали, что это больше для контроля команды — мол, отчитывайтесь. Хотя на самом деле на митапах мы обсуждаем пути решения проблем и планы, чтобы корректировать задачи и делать выводы, а не докладывать.

Ребята долго сопротивлялись, но через год привыкли — увидели эффективность ежедневных созвонов. Поняли, что проектное управление помогает быстрее и качественнее двигаться к своим целям.

По опыту нашей компании, проектное управление позволяет:

✅ Стать гибкими. Что и предполагает аджайл, как методология. В результате каждого спринта получаем результаты и на их основе переоцениваем приоритеты в разработке и развитии продуктов. Это было бы невозможно без оцифровки и проектного управления.

✅ Успевать больше. Уже два года команда разработки не увеличивается, но при этом продуктивность растет. Например, в 2021 году мы выпустили 14 обновлений, а в 2022 и 2023-м — уже по 23. Это также видно и по количеству решенных задач на канбане.

✅ Работать быстрее. Мы видим это и на примере наших клиентов. Например, оцифровали однотипные задачи химического производства KemiklKraft и перенесли их на канбан. За месяц нашли и устранили узкие места, теперь ребята тратят на эти задачи в два раза меньше времени, чем до переноса.

Не могу сказать, что мы полностью наладили проектное управление — некоторые моменты докручиваем до сих пор, постепенно улучшаем систему и задачи. Но это однозначно хорошая практика.