Как снизить риски хищений в компании через оптимизацию бизнес-процессов
По данным исследования «СёрчИнформ», в 2023 году 50% компаний малого и среднего бизнеса сталкивались с корпоративным мошенничеством. Вполне вероятно, что за последние несколько лет число пострадавших организаций увеличилось в связи с пандемией и переходом многих структур и отделов на удаленку — следить за процессами сложнее, когда не видишь их вживую. К тому же, чтобы передать случай хищения в суд и довести дело до возмещения ущерба и наказания виновного, нужно много времени и ресурса, которых руководителям бизнеса не хватает. Соответственно, лучший способ справиться с мошенничеством — его предотвращать.
У кого и почему воруют
Крупный бизнес имеет возможность формировать отделы экономистов и службы безопасности, а также заниматься учетом ТМЦ (товарно-материальных ценностей) через специальные программы — все это хорошие способы контроля. Но у небольших компаний на такое обычно нет финансового ресурса. Значительная часть малого бизнеса живет в позиции «все сам».
В связи с этим именно в период активного роста компании чаще всего сталкиваются с хищениями и другими преступлениями на производстве. На их наличие влияют два фактора. Во-первых, злоупотребления происходят из-за возможности сотрудников свободно распоряжаться имуществом. Во-вторых, мы как адвокаты, представляющие интересы бизнеса, часто замечаем, что люди воруют тогда, когда ответственность за конкретную ценность не персонифицирована в должностной единице или очерченной группе сотрудников. Так проще скрыть преступление, ведь никто не поймет, кто именно виновен. Однако и крупный растущий бизнес сталкивается с хищениями — например, с расчетного счета.
Есть несколько зон, в которых мы наблюдаем больше всего злоупотреблений. Начиная работу над предотвращением хищений, нужно обратить внимание в первую очередь на них. Подойти к профилактике предлагаем через анализ бизнес-процессов и выявление наиболее рисковых участков в вашей конкретной компании.
Расчетный счет
Несанкционированные перечисления средств варьируются от мелких махинаций до масштабных схем. Это могут быть и простые кражи на собственные счета, и крупные операции по переводу больших сумм фирмам-однодневкам. Опасность таких хищений в том, что они не только приносят финансовые проблемы компании, но и привлекают внимание налоговой инспекции — нужно будет и выявить виновных в преступлении, и быть готовым дать пояснения органам в случае проверок. А еще — такие злоупотребления могут стать системой и продолжаться годами, особенно если по счетам проходит большое количество операций и их особо не проверяют.
В крупнейшей логистической организации несанкционированно перечислили десятки миллионов рублей на «обнальные» компании — такие фирмы часто используют для того, чтобы платить зарплату «в конверте», избегать налогов или просто выводить деньги на взятки и для личного распоряжения. Преступление подобных масштабов стало возможно как раз потому, что по счетам ежедневно проходило огромное количество платежей — организация была оператором по переводу денежных средств клиентов.
Чтобы найти виноватого, нужно было установить, кто имеет доступ к расчетному счету и как формируется ежедневная платежная ведомость: кто ее утверждает, через какие каналы связи она передается операционистам, ведется ли в организации система бюджетирования, и главное — кто отслеживает по ней план-факт. Дальше стало возможно очертить круг «подозреваемых» и провести исследование, включающее как установление компьютера, с которого платежные поручения внесли в систему, так и выявление лиц, отдававших такие команды. Хищение в итоге принесло сразу два из возможных негативных последствия для бизнеса: большие финансовые потери и привлечение внимания налоговых органов к компании в результате перечислений сомнительным контрагентам.
Чтобы снизить риски хищений с расчетного счета, нужно в первую очередь предоставить доступ к банк-клиенту организации ограниченному кругу лиц, а вход туда защитить паролем. Также важно закрепить ответственное за формирование платежного реестра лицо и отразить это в должностной инструкции. Затем нужно удостовериться, что фактические данные по расходам и доходам идентичны вашему бюджету и сверять их регулярно — тогда выявить нарушение становится проще.
Касса
Помимо злоупотреблений в торговых точках, к кассовым мошенничествам также относятся кражи выручки бухгалтерами и кассирами. Особенность в том, что причиной такого рода хищений часто является уверенность виновных сотрудников в правомерности своих действий — они могут утверждать, что забирают свое: то, что им не доплачивает организация. Существуют и случаи «работы в связке»– когда кассир и контролирующий его бухгалтер делят похищенное пополам.
Клиент из сферы малого бизнеса обратился с задачей: нужно привлечь к уголовной ответственности бухгалтера, которая, по его подсчетам, украла за три года порядка пяти миллионов рублей. Хищение произошло потому, что в компании не было отдельного специалиста, который занимался бы управленческим учетом — вся ответственность за него лежала на виновной. К тому же, их отношения с собственником были выстроены на полном доверии: он почти не проверял документы. В параллель уголовному делу по этому кейсу был заявлен гражданский иск, призванный удовлетворить материальные претензии пострадавшего — меры были приняты, имущество виновной арестовали, а ущерб был погашен.
Чтобы снизить риски хищений здесь, нужно обратить внимание на несколько моментов.
Необходимый минимум — пробивать потенциального кандидата-кассира или бухгалтера на криминальное прошлое и проверять историю его работы. В открытых судебных данных вы, скорее всего, ничего не найдете — на самом деле, сор из избы выносят редко и привлекают к ответственности управляющих «серых касс» тоже только в крайних случаях. Лучше всего собрать побольше информации о кандидате у бывшего работодателя и обязательно заключить договор о материальной ответственности.
Периодически проводить внутренний аудит. Чтобы эти проверки были прозрачнее, при заключении трудового договора с новым сотрудником прописывайте четко его должностную инструкцию и при контроле сверяйте фактические процессы с ней. Для аудита можно организовать специальный отдел внутри компании или передать функцию на аутсорс.
Выделять премию за отсутствие нарушений по кассе. Она может стать хорошим дополнением к внутренним проверкам. Давать бонус можно, например, за отсутствие замечаний по кассовой дисциплине в случае проведения налоговой проверки.
Зоны хранения ТМЦ на производстве
Воровство здесь обычно происходит посредством заказа большего количества ТМЦ, чем требуется по производственному процессу, и последующей реализации его на сторону. Может показаться, что объем лишних товаров небольшой, но если хищения будут происходить регулярно, существенных убытков не избежать.
В логистической компании очень большие суммы денег уходили на закупку полиэтиленовой упаковки отправляемых грузов. Конечно, это происходило не просто так — в дальнейшем вскрылось внутреннее хищение этой ТМЦ и продажа ее «налево» за наличные средства. Контроля за расходом упаковки в компании не было вовсе. Так, за год потери составили несколько миллионов рублей.
Другой случай произошел в угледобывающей компании. Вскрылось неожиданное хищение — менеджмент объекта для перевозок покупал больше топлива, чем требуется, а затем реализовывал его по «серой схеме» тоже за наличные деньги. Перерасход этой ТМЦ не заметили сразу, потому что изначально вообще не следили за ее закупками.
Несколько рекомендаций для снижения риска краж ТМЦ.
Уделите внимание процессу учета товарно-материальных ценностей. Подробно пропишите технологический процесс — в нем должно быть указано, сколько потребуется ТМЦ для того или иного отрезка производства. Сделайте в должностных инструкциях сотрудников отдельным пунктом условие — когда случаются отклонения от плана расходов ТМЦ, топ-менеджмент и собственник должны быть поставлены в известность.
Заранее установленные плановые объемы ТМЦ нужно учесть при бюджетировании на год, квартал и месяц. Экономисты должны регулярно предоставлять сравнительную сводку плана и факта по закупкам ТМЦ. Если вы увидите отклонение больше, чем на 5%, имеет смысл начинать внутреннее расследование.
Как инструмент контроля можно ввести плановую проверку на полиграфе-детекторе лжи — при отклонениях от нормы по показателям бюджетирования он будет работать на уменьшение нарушений. Плановая проверка может быть проведена полиграфологом, а вот если вам нужно выявить хищения, лучше привлечь адвокатов, чтобы они сразу смогли составить доказательства для правоохранительных органов в суде. Необходимо помнить, что для контроля при помощи детектора лжи необходимо согласие сотрудников, которое лучше предусмотрительно получить при заключении трудового договора. В таком случае им будет сложнее отказаться от прохождения проверки. Проводить ее лучше не чаще раза в год.
Склад
Хищения из складских помещений — тоже частый вид злоупотреблений. Обычно туда имеют доступ очень многие сотрудники — даже те, кому в должностных инструкциях это не предписано — поэтому возможностей для краж немало. Масштаб воровства зависит от того, что хранится на ваших складах, но нужно понимать, что без четкого контроля хищения будут происходить регулярно, и от них не спасет даже видеонаблюдение. А если не проводить периодически инвентаризацию, скорее всего, вы даже не сможете определить, что и в каком количестве было украдено.
Компания занимается покупкой и реализацией топлива ГСМ, для чего использует внушительный автопарк бензовозов — он находится на арендованной территории. Соблюдение условий пожарной безопасности требует, чтобы кабины автомобилей всегда были открыты, а ключи зажигания находились в непосредственном доступе для возможности отгона техники от опасного участка возгорания в любой момент.
Сотрудники арендодателя имели свободный доступ на площадку и однажды не устояли перед искушением похитить ГСМ. Один из них выяснил, когда в бензовозе осталось топливо для дальнейшей перевозки, дождался, пока водитель отлучится из автомобиля, заклеил все камеры наружного наблюдения, заглушил GPS-трекер и уехал в неизвестном направлении. Через несколько часов он возвратил машину на место, проделав все действия в обратном порядке. Только количество топлива в резервуаре бензовоза уменьшилось на несколько сотен тысяч рублей.
Кражи со складов предотвращаются при помощи нескольких правил.
Необходимо определить круг сотрудников, имеющих доступ к складским помещениям, и установить системы контроля. Для персонификации ответственности пространство можно разделить на отдельные закрытые зоны, за каждой из которых закреплено конкретное должностное лицо.
Контроль за допуском сотрудников и обновлением их списка нужно поручить отдельному человеку. Это позволит установить четкие границы ответственности и уйти от коллективной вины к персональной.
В урегулировании приемки и отгрузки товаров действуют те же принципы. Используйте систему учета, но дополнительно к ней также персонифицируйте лица, работающие с товаром и контролируйте, чтобы он сразу попадал в зону хранения, закрытую для свободного доступа.
С чего начать снижение рисков
Не всегда в компаниях описаны внутренние бизнес-процессы и проводится регулярная внимательная сверка бюджета с фактом расходов. Однако по нашему опыту внутренний аудит через призму понимания потенциальных зон злоупотреблений решает 90% кейсов воровства, которые могли бы произойти. Кроме того, это также позволяет управлять качеством продукта или оказываемой услуги и скоростью оборачиваемости денежных средств — вы выявляете участки, где есть риск простоя.
Есть несколько пунктов-первых шагов, которые стоит сделать сразу же, как вы начали задумываться о контроле хищений в компании:
- Описываем процессы так, как есть сейчас. Просматриваем все технологические карты, должностные инструкции и системы учета.
- Анализируем «проблемные» секторы: зоны, где имеются хищения, перерасходы, бесконтрольная работа с ТМЦ либо иные риски потерь.
- Проектируем и описываем процессы по-новому с учетом выявленных сложностей на секторах — уделяем внимание вопросам доступа сотрудников к счетам, помещениям и товарам, которые потенциально могут быть украдены.
- Фиксируем ответственность каждого работника за конкретным участком.
Как вы снижаете риски хищений в своей компании?